De voor- en nadelen van Peppol voor e-procurement en digitale handel

Het is al tientallen jaren geleden dat bedrijven voor het eerst de enorme voordelen van het digitaliseren van bedrijfsprocessen ontdekten. De eerste e-factuur werd al in 1965 verstuurd; het behoeft geen betoog dat er sindsdien veel is veranderd.

Dankzij de overstap naar digitaal kunnen bedrijven informatie – documenten, transacties en allerlei soorten formulieren – beter digitaal beheren. Dit leidt tot kostenbesparingen, minder frustratie en een hogere kwaliteit, terwijl het risico op menselijke fouten die de resultaten verstoren, wordt verminderd.

Maar dat is niet het enige wat hierdoor mogelijk is geworden. Het heeft ook geleid tot de opkomst van verbeterde geïntegreerde processen, wat heeft geresulteerd in de opkomst van e-procurement en digitale handel. Dit alleen al heeft het delen van informatie en het zakendoen vereenvoudigd.

Daarnaast hebben we een standaardisering van gegevensformaten gezien. Dankzij Electronic data interchange EDI) zijn documenten zoals inkooporders en facturen aangepast aan technische normen, terwijl Value-Added Networks (VAN’s) bedrijven in staat hebben gesteld om via beveiligde en vertrouwelijke kanalen verbinding te maken en gegevens uit te wisselen.

Deze vooruitgang heeft de weg vrijgemaakt voor Peppol, ’s werelds grootste open netwerk voor zakelijke uitwisseling, om de grootste problemen bij B2B-transacties op te lossen.

In dit artikel bespreken we de voordelen van Peppol, waarom bedrijven in Europa, Azië en Amerika er gebruik van maken, welke uitdagingen zij daarbij vaak tegenkomen, en hoe u aansluiting kunt vinden en kunt profiteren van een platform voor financiële gegevens dat het Peppol-netwerk ondersteunt.

Zakelijke relaties kunnen ingewikkeld zijn. Transacties zijn vaak complex: er zijn vaak tientallen overeenkomsten, facturen, belastingregels en communicatie nodig om er één af te ronden, en die moeilijkheid wordt in internationale toeleveringsketens alleen maar groter.

Maar naarmate bedrijven in de loop der tijd steeds internationaler worden, neemt de vraag naar gestroomlijndere internationale inkoopprocedures en standaardisatie toe. Over het algemeen heeft het gebruik van EDI-formaten electronic data interchange bijgedragen aan de digitalisering van het uitwisselen van documenten, en hebben Value-Added Networks (VAN’s) dienstverleners en hun klanten met elkaar verbonden.

Deze opzet blijkt echter vrij kostbaar te zijn om op te zetten en te onderhouden, vooral wanneer bedrijven werken met grote, onderling verbonden netwerken van leveranciers, distributeurs, partners en andere relaties. Bovendien kunnen de drempels voor kleinere bedrijven te hoog zijn, aangezien de investeringen die nodig zijn om het systeem operationeel te krijgen aanzienlijk kunnen zijn. Hierdoor ontstond de behoefte aan één enkel raamwerk voor het verzenden en ontvangen van facturen — een uitdaging waar Peppol een oplossing voor biedt.

Peppol lijkt op het eerste gezicht misschien ingewikkeld, maar dat is het echt niet.

Het begint allemaal met een afzender die via een Peppol-toegangspunt zijn documenten, zoals e-facturen, e-bestellingen of overeenkomsten, in een gestandaardiseerd BIS-formaat verstuurt. Deze gegevens worden met behulp van een Peppol ID naar het toegangspunt van de ontvanger gestuurd, dat ze vervolgens doorstuurt naar de beoogde ontvanger. De ontvanger kan het document vervolgens ophalen en beheren in het systeem van zijn keuze, bijvoorbeeld:

Dit vierhoekmodel zorgt voor een uniforme ervaring over de hele linie en vereist niet dat beide bedrijven met dezelfde dienstverlener werken. De dienstverleners hoeven niet per se samen te werken, te testen of andere afspraken te maken, zolang ze maar gecertificeerde toegangspunten zijn. In de toekomst wil het Peppol-netwerk ook belastingdiensten bij het proces betrekken om belastinggerelateerde activiteiten bij aanbestedingen te vereenvoudigen.

Ja. In mei 2022 maken momenteel 78 landen gebruik van Peppol, waarvan de meeste in Europa en Azië liggen. Noorwegen, Zweden en België lopen op dit moment voorop wat betreft het aantal bij Peppol geregistreerde organisaties.

Al deze landen beginnen de voordelen van het netwerk in te zien en hebben het de afgelopen jaren op grote schaal gebruikt voor B2B-transacties en transacties tussen bedrijven en overheden.

Als open digitaal netwerk voor zakelijke uitwisseling biedt Peppol al deze kostenbesparende en efficiëntieverhogende voordelen, maar voegt daar nog nieuwe voordelen aan toe in de vorm van wereldwijde interoperabiliteit, meer gestandaardiseerde berichtformaten en een grotere betrouwbaarheid.

Als u via het Peppol-netwerk werkt, kunt u het volgende verwachten:

Zowel leveranciers als hun zakelijke klanten hebben baat bij het gebruik van het Peppol-netwerk, aangezien zij hierdoor handmatige processen tot een minimum kunnen beperken en hun inkoop- en factureringsprocedures kunnen optimaliseren.

Zelfs overheden en compliance-teams maken graag gebruik van Peppol vanwege de voordelen op het gebied van transparantie en verantwoordingsplicht. Digitale documenten die via het netwerk worden verzonden, kunnen op elk moment tot aan de bron worden getraceerd. Zo kunnen belastingdiensten en bedrijven Peppol inzetten voor internationale handel zonder zich zorgen te hoeven maken over fraude of corruptie.

Hoewel het Peppol-netwerk inmiddels is uitgegroeid tot de belangrijkste infrastructuur in Europa, kent het ook zijn uitdagingen. Bijvoorbeeld:

Ondanks deze uitdagingen heeft Peppol al snel zijn weg gevonden naar de dagelijkse bedrijfsvoering van bedrijven in allerlei sectoren. En het zal alleen maar populairder worden naarmate bedrijven ontdekken hoe ze het meeste uit het netwerk kunnen halen. Lees meer over het netwerk in onze gratis gids over Peppol.

Het Peppol-netwerk draagt bij aan een beter geoptimaliseerde inkoop- en e-commercefunctie. Het valt niet te ontkennen dat transactieverwerking en zakelijke uitwisseling dataintensieve bedrijfsprocessen zijn; de noodzaak van automatisering en digitalisering is dan ook duidelijk.

Voor veel bedrijven is de eerste stap de grootste uitdaging. Het goede nieuws is dat er al door Peppol ondersteunde platforms voor financiële automatisering bestaan. Ontdek hoe Qvalia uw overstap naar Peppol kan versnellen met krachtige oplossingen voor financiële automatisering.