Fordeler og ulemper med Peppol for e-anskaffelser og digital handel

Det er flere tiår siden bedrifter først oppdaget de enorme fordelene ved å digitalisere forretningsprosesser. Den første e-fakturaen ble sendt så tidlig som i 1965, og det er unødvendig å si at mye har skjedd siden den gang.

Overgangen til det digitale har gjort det mulig for bedrifter å administrere informasjon - dokumenter, transaksjoner og alle slags skjemaer - bedre digitalt og spare kostnader, minimere frustrasjon og øke kvaliteten samtidig som risikoen for at menneskelige feil forkludrer resultatene reduseres.

Men det er ikke alt det har åpnet opp for. Det har også ført til fremveksten av bedre integrerte prosesser, noe som har resultert i e-anskaffelser og digital handel. Dette alene har gjort det enklere å dele informasjon og gjøre forretninger.

Vi har også sett en standardisering av dataformater. Electronic data interchange (EDI har flyttet dokumenter som innkjøpsordrer og fakturaer til tekniske standarder, mens verdiøkende nettverk (VAN) har gjort det mulig for bedrifter å koble seg sammen og dele data på en sikker og privat måte.

Denne fremgangen har banet vei for Peppol, verdens største åpne forretningsutvekslingsnettverk, for å løse de største problemene i B2B-transaksjoner.

I dette innlegget tar vi for oss fordelene med Peppol, hvorfor bedrifter over hele Europa, Asia og Amerika tar det i bruk, noen av de vanligste utfordringene de kan oppleve, og hvordan du kan koble deg til og dra nytte av en finansiell dataplattform som støtter Peppol-nettverket.

Forbindelser mellom bedrifter kan være kompliserte. Transaksjoner er ofte komplekse, det kan være dusinvis av avtaler, fakturaer, skattelovgivning og kommunikasjon som er nødvendig for å gjennomføre en transaksjon, og vanskelighetene blir bare større i internasjonale forsyningskjeder.

Men etter hvert som bedriftene blir mer globaliserte, øker behovet for mer strømlinjeformede internasjonale innkjøpsprosedyrer og standardiseringer. Bruken av formatet electronic data interchange (EDI) bidro generelt til å digitalisere dokumentdeling, og verdiøkende nettverk (VAN) knyttet tjenesteleverandører og kunder sammen.

Dette oppsettet blir imidlertid ganske kostbart å etablere og vedlikeholde, særlig når bedrifter arbeider med store, sammenkoblede nettverk av leverandører, distributører, partnere og andre relasjoner. Barrierene kan dessuten være for store for mindre bedrifter, ettersom investeringene for å komme i gang kan være betydelige. Behovet for et enkelt rammeverk for sending og mottak av fakturaer oppsto - en utfordring Peppol tar opp.

Peppol kan virke komplisert ved første øyekast, men det er det egentlig ikke.

Det hele starter med at en avsender bruker et Peppol-aksesspunkt til å distribuere sine dokumenter, for eksempel e-fakturaer, e-ordrer eller avtaler, i et standardisert BIS-format. Disse dataene sendes til mottakerens aksesspunkt ved hjelp av Peppol ID, som deretter sender dem videre til den tiltenkte mottakeren. Mottakeren kan deretter hente og håndtere dokumentet i det systemet han eller hun ønsker:

Denne modellen med fire hjørner sikrer en enhetlig opplevelse over hele linjen og krever ikke at begge selskapene samarbeider med samme tjenesteleverandør. Tjenesteleverandørene trenger ikke nødvendigvis å samarbeide, teste eller ha andre avtaler, så lenge de er sertifiserte tilgangspunkter. I fremtiden ønsker Peppol-nettverket å inkludere skattemyndighetene i bildet for å forenkle skatterelaterte aktiviteter i forbindelse med anskaffelser.

Ja. 78 land bruker Peppol per mai 2022, hvorav de fleste ligger i Europa og Asia. Norge, Sverige og Belgia leder an når det gjelder antall Peppol-registrerte organisasjoner.

Alle disse landene begynner å se fordelene med nettverket og har brukt det i utstrakt grad til B2B- og business-to-government-transaksjoner de siste årene.

Peppol er et åpent digitalt utvekslingsnettverk for næringslivet og inneholder alle disse kostnadsbesparende og effektivitetsfremmende fordelene, men legger til nye fordeler i form av global interoperabilitet, mer standardiserte meldingsformater og økt pålitelighet.

Ved å jobbe gjennom Peppol-nettverket, forventer:

Både leverandører og deres forretningskunder drar nytte av å samarbeide med Peppol-nettverket, ettersom begge kan minimere manuelle prosesser og optimalisere innkjøps- og faktureringsprosedyrer.

Selv myndigheter og samsvarsteam har glede av Peppol på grunn av fordelene med åpenhet og ansvarlighet. Digitale dokumenter som sendes over nettverket, kan spores tilbake til kilden når som helst. På denne måten kan skattemyndigheter og selskaper bruke Peppol til internasjonal handel uten å bekymre seg for svindel eller korrupsjon.

Selv om Peppol-nettverket nå er etablert som den viktigste infrastrukturen i Europa, er det ikke fritt for utfordringer. For eksempel

Til tross for disse utfordringene har Peppol raskt funnet veien inn i den daglige driften av selskaper på tvers av bransjer. Og det vil bare bli mer populært etter hvert som bedriftene finner ut hvordan de kan få mest mulig ut av nettverket. Les mer om nettverket i vår gratis guide til Peppol.

Peppol-nettverket er en komponent som bidrar til en mer optimalisert anskaffelses- og digital handelsfunksjon. Det er ingen tvil om at transaksjonshåndtering og forretningsutveksling er datatunge forretningsprosesser, så behovet for automatisering og digitalisering er tydelig.

For mange selskaper er den største utfordringen å komme i gang. Den gode nyheten er at det allerede finnes Peppol-støttede plattformer for finansiell automatisering. Oppdag hvordan Qvalia kan fremskynde overgangen til Peppol gjennom kraftige løsninger for finansautomatisering.