Výhody a nevýhody Peppolu pro elektronické zadávání veřejných zakázek a digitální obchod

Je to již několik desetiletí, co podniky poprvé objevily obrovské výhody digitalizace obchodních procesů. První elektronická faktura byla odeslána již v roce 1965; není třeba dodávat, že od té doby se toho hodně změnilo.

Přechod na digitální technologie umožnil společnostem lépe spravovat informace – dokumenty, transakce a všechny druhy formulářů – v digitální podobě, což vedlo k úspoře nákladů, minimalizaci frustrace a zvýšení kvality při současném snížení rizika lidské chyby, která by mohla zkreslit výsledky.

Ale to není vše, co se tím odemklo. Vedlo to také k rozvoji vylepšených integrovaných procesů, což mělo za následek vznik elektronického zadávání veřejných zakázek a digitálního obchodu. To samo o sobě zjednodušilo sdílení informací a podnikání.

Došlo také ke standardizaci datových formátů. Electronic data interchange EDI) přizpůsobila dokumenty, jako jsou objednávky a faktury, technickým standardům, zatímco sítě s přidanou hodnotou (VAN) umožnily společnostem propojit se a sdílet data prostřednictvím bezpečných a soukromých prostředků.

Tento pokrok připravil půdu pro Peppol, největší otevřenou obchodní síť na světě, která řeší největší problémy v transakcích B2B.

V tomto příspěvku se budeme zabývat výhodami Peppolu, důvody, proč jej přijímají podniky v Evropě, Asii a Americe, některými běžnými výzvami, kterým mohou čelit, a tím, jak se můžete připojit a využít výhody finanční datové platformy, která podporuje síť Peppol.

Co je Peppol?

Vztahy mezi podniky mohou být komplikované. Transakce jsou často složité, k jejich provedení může být zapotřebí desítek smluv, faktur, daňových předpisů a komunikace, a tato obtížnost se v mezinárodních dodavatelských řetězcích ještě znásobuje.

S postupující globalizací firem však roste poptávka po efektivnějších mezinárodních postupech při zadávání veřejných zakázek a standardizaci. Obecně lze říci, že použití formátů electronic data interchange EDI) pomohlo digitalizovat sdílení dokumentů a sítě s přidanou hodnotou (VAN) propojily poskytovatele služeb s jejich klienty.

Toto řešení je však poměrně nákladné na zavedení a údržbu, zejména pokud společnosti pracují s rozsáhlými propojenými sítěmi dodavatelů, distributorů, partnerů a dalších subjektů. Navíc mohou být překážky pro menší podniky příliš velké, protože investice do zavedení a provozu mohou být značné. Vznikla potřeba jednotného rámce pro odesílání a přijímání faktur – výzva, kterou řeší Peppol.

Jak to funguje?

Peppol se na první pohled může zdát složitý, ale ve skutečnosti tomu tak není.

Vše začíná tím, že odesílatel použije přístupový bod Peppol k distribuci svých dokumentů, jako jsou elektronické faktury, elektronické objednávky nebo smlouvy, ve standardizovaném formátu BIS. Tato data jsou odeslána do přístupového bodu příjemce pomocí Peppol ID, který je poté předá určenému příjemci. Příjemce si pak může dokument stáhnout a spravovat ve svém systému podle vlastního výběru, například:

ERP
Finanční systém
Systém správy objednávek
Software pro správu závazků

Tento čtyřstranný model zajišťuje jednotný přístup pro všechny strany a nevyžaduje, aby obě společnosti spolupracovaly se stejným poskytovatelem služeb. Poskytovatelé služeb nemusí nutně spolupracovat, provádět testy ani uzavírat jiné dohody, pokud jsou certifikovanými přístupovými body. V budoucnu se síť Peppol chystá zapojit do systému také daňové úřady, aby zjednodušila daňové činnosti v oblasti veřejných zakázek.

Ano. V květnu 2022 používá Peppol 78 zemí, z nichž většina se nachází v Evropě a Asii. Norsko, Švédsko a Belgie jsou v současné době na čele žebříčku, co se týče počtu organizací registrovaných v Peppolu.

Všechny tyto země začínají vnímat výhody této sítě a v posledních letech ji hojně využívají pro transakce mezi podniky (B2B) a mezi podniky a vládními orgány.

Výhody Peppolu: proč si ho podniky volí

Jako otevřená digitální obchodní výměnná síť nabízí Peppol všechny tyto výhody v podobě úspory nákladů a zvýšení efektivity, ale navíc přidává nové výhody v podobě globální interoperability, standardizovanějších formátů zpráv a vyšší spolehlivosti.

Při práci prostřednictvím sítě Peppol můžete očekávat:

Rychlejší zpracování dokumentů: Klíčovou výhodou Peppolu je zrychlené zpracování a doručování faktur. Podniky působící v této síti odesílají, přijímají a zpracovávají transakce mnohem rychleji, což otevírá dveře k lepší ziskovosti a efektivitě, které zajistí konkurenceschopnost na mnoho let dopředu.
Méně poplatků a nákladů: Na rozdíl od sítí, které existovaly před Peppol a které pro komunikaci mezi podniky využívaly specializované poskytovatele služeb, Peppol neúčtuje žádné vlastní poplatky za služby. V kombinaci s vyšší rychlostí zpracování dokumentů mohou podniky očekávat rychlejší a vyšší návratnost investic do připojení k Peppol.
Globální interoperabilita: Účelem existence sítě Peppol je zefektivnění procesů zadávání veřejných zakázek mezi organizacemi v celé Evropě a stále více i v regionu APAC. Peppol umožňuje tento přínos tím, že jasně stanoví požadavky na specifikace a formáty dokumentů a činí síť jako celek otevřeným standardem. I když druhá strana, se kterou spolupracujete, používá zcela odlišnou platformu pro zadávání veřejných zakázek, můžete s ní stále spolupracovat prostřednictvím Peppol.
Digitální bezpečnost: Stejně jako u každého komunikačního systému připojeného k internetu je digitální bezpečnost důležitým tématem, zejména vzhledem k tomu, že v posledních letech byly hlášeny případy závažného narušení bezpečnosti dat. Peppol a všechny jeho přístupové body jsou však vybaveny bezpečnostními funkcemi, takže citlivé dokumenty a faktury jsou zobrazovány pouze oprávněným stranám.
Právní požadavky. Směrnice 2014/55/EU, klíčová politika v rámci směrnic Evropské komise o elektronických veřejných zakázkách, stanoví, že evropský veřejný sektor musí být schopen přijímat elektronické faktury v systému Peppol a všechny faktury musí být zasílány v elektronické podobě, což znamená, že dodavatelé musí zajistit kompatibilitu se systémem Peppol. Směrnice vstoupila v platnost v dubnu 2019 a je postupně zaváděna ve všech členských státech.

Spolupráce se sítí Peppol je výhodná jak pro dodavatele, tak pro jejich obchodní partnery, protože obě strany mohou minimalizovat manuální procesy a optimalizovat postupy při nákupu a fakturaci.

Dokonce i vlády a týmy zajišťující dodržování předpisů oceňují Peppol pro jeho transparentnost a výhody v oblasti odpovědnosti. Digitální dokumenty zasílané přes síť lze kdykoli vysledovat zpět k jejich zdroji. Díky tomu mohou daňové úřady a společnosti využívat Peppol pro mezinárodní obchod bez obav z podvodů nebo korupce.

Má Peppol nějaké nevýhody?

Ačkoli je síť Peppol nyní zavedena jako hlavní infrastruktura v Evropě, není bez problémů. Například:

Výběr dodavatelů je stále důležitý: Spolupráce s mezinárodními externími dodavateli, prodejci a distributory stále vyžaduje pečlivá obchodní rozhodnutí. Peppol vám pouze pomáhá s hladkým propojením s těmito stranami, ale za obchodní dohodu jste stále zodpovědní vy.
I tak může být dobré provést testování připojení: při zavádění nového připojení se vyplatí otestovat připojení k přístupovému bodu Peppol, abyste zajistili připojení v obchodně kritických partnerstvích. A nezapomeňte zkontrolovat, zda formát Peppol BIS funguje dobře v systémech vaší společnosti.
Nešetřete na kvalitě faktur: Formát faktur Peppol je sice jednotný, ale ne všechny společnosti vědí, jak je správně vystavit. Některé faktury mohou obsahovat chybějící informace, nadbytečná data nebo jiné problémy související s kontrolou kvality. Novější společnosti často dělají chybu, když se snaží převést nezpracovaný soubor PDF do formátu elektronické faktury, což způsobuje mnoho z těchto problémů. Zde je deset nejčastějších chyb v Peppol.
Přizpůsobení vaší organizace těmto novým změnám: Stejně jako každá změna paradigmatu, i Peppol (jako průlomové řešení pro přeshraniční zadávání veřejných zakázek) vyžaduje trochu práce, aby se dalo doladit. Možná budete muset promyslet pracovní postupy a transakční procesy, od faktur po objednávky a různé rutinní reakce. Někteří poskytovatelé služeb možná stále používají zastaralé obchodní modely, které byly optimalizovány pro VAN. A cenové modely obecně se musí změnit, aby se přizpůsobily nižším nákladům na zadávání veřejných zakázek.

Navzdory těmto výzvám si Peppol rychle našel cestu do každodenního provozu společností napříč odvětvími. A jeho popularita bude dále růst, jakmile podniky zjistí, jak z této sítě vytěžit maximum. Více informací o této síti najdete v našem bezplatném průvodci Peppol.

Využijte Peppol na maximum

Síť Peppol je součástí optimalizace funkcí nákupu a digitálního obchodu. Nelze popřít, že zpracování transakcí a obchodní výměna jsou procesy náročné na data, takže potřeba automatizace a digitalizace je zřejmá.

Pro mnoho společností je největší výzvou samotný začátek. Dobrou zprávou je, že platformy pro automatizaci financí podporující Peppol již existují. Zjistěte, jak vám Qvalia může urychlit přechod na Peppol díky výkonným řešením pro automatizaci financí.

Rezervujte si ukázku