De 10 meest voorkomende fouten bij e-facturering via Peppol

Wat zijn de meest voorkomende fouten bij e-facturering binnen het Peppol-netwerk?

Peppol is een uitstekende infrastructuur voor de uitwisseling van e-facturen en andere zakelijke documenten. Het zorgt ervoor dat de invoergegevens voor de financiële processen van bedrijven gestructureerd en digitaal zijn en direct worden verspreid. Het Peppol-netwerk biedt kopers en verkopers tal van voordelen ten opzichte van traditionele VAN en het zogenaamde operatornetwerk. Het is kostenefficiënter, eenvoudiger te implementeren en te gebruiken, en het maakt de internationale uitwisseling van e-documenten vrijwel moeiteloos als alle partijen zijn geregistreerd in een land waar Peppol beschikbaar is.

Het netwerk is echter zo sterk als zijn zwakste schakels. Er zijn uitdagingen, fouten, misvattingen, verkeerd gebruik en zelfs handmatige fouten die ervoor zorgen dat de uitwisseling van e-facturen via het Peppol-netwerk niet zo soepel verloopt als het zou kunnen. In het ergste geval worden berichten niet bij de ontvanger afgeleverd. Hieronder volgen de meest voorkomende valkuilen bij het gebruik van het Peppol-netwerk.

Traditioneel vereisen VAN bij elke nieuwe installatie zowel interne als aanvullende end-to-end-tests.

Hoewel deze werkwijze al lang ingeburgerd is en lucratief voor de exploitanten, is ze binnen het Peppol-netwerk overbodig. Het testen van de verbinding tussen uw systeem en uw Peppol-toegangspunt kan in sommige gevallen nog steeds relevant zijn, maar het testen binnen het Peppol-netwerk zelf is niet nodig.

Elk bedrijf met Peppol-toegang kan direct Peppol BIS Billing e-facturen ontvangen. Het enige wat u nodig hebt, is een Peppol ID.

Het komt vaak voor dat factuurregels in Peppol worden gebruikt om aanvullende informatie op te nemen die geen betrekking heeft op de afzonderlijke posten, zoals mededelingen over betalingen, bankgegevens of rentetarieven. Factuurregels mogen alleen worden gebruikt om verkochte producten en diensten te specificeren — andere informatie veroorzaakt problemen in het systeem van uw klant.

De factuurregel kan het volgende bevatten:

Soms werken tijdelijke oplossingen, soms niet. We komen regelmatig leveranciers tegen die bij het versturen van elektronische facturen proberen de structuur van PDF-bestanden na te bootsen.

Soms maken bedrijven gebruik van facturatiesystemen en ERP-systemen die zijn gebaseerd op het beheer van PDF-bestanden, waarbij de PDF-afbeelding wordt omgezet naar een elektronisch formaat om deze te kunnen versturen naar klanten die om e-facturen vragen.

Het gevolg is dat gegevens van lage kwaliteit in een hoogwaardig formaat worden aangeleverd, wat leidt tot een verhoogd risico op fouten en een zwaardere verwerking voor de ontvanger.

Staat er niets? Een andere veelgemaakte fout, vaak als gevolg van het nabootsen van een PDF, is het achterlaten van lege factuurregels in de e-factuur. Blijkbaar worden deze als een regeleinde ingevoerd.

Gezien het digitale karakter van e-facturen is dit een onlogische werkwijze, aangezien de ontvanger de informatie in zijn systeem op elke gewenste manier kan weergeven. Bovendien belemmert het de verwerking van transacties in het systeem van de ontvanger.

Factuurregels mogen nooit andere informatie bevatten dan de aangeschafte producten of diensten. Toch voeren sommige leveranciers standaard andere informatie in op e-facturen, hetzij vanwege verouderde systemen, hetzij omdat ze niet goed weten hoe ze elektronische bedrijfsdocumenten moeten beheren.

We weten allemaal dat PDF-bestanden soms belachelijk groot kunnen zijn, met als gevolg dat e-mails worden geweigerd en het openen van bestanden minuten duurt.

Bij e-facturering is het net zo. Ook al heeft OpenPeppol, de non-profitorganisatie die toezicht houdt op het Peppol-handboek – waarin staat hoe de communicatie binnen het netwerk verloopt – onlangs de maximale bestandsgrootte verhoogd van 10 MB naar 100 MB, kan dit nog steeds een probleem vormen.

Peppol-toegangspunten kunnen ook individuele beperkingen hebben die afwijken van de officiële richtlijnen. Wanneer bijvoorbeeld grote afbeeldingsbestanden met bouwtekeningen, foto’s en andere grafische inhoud als bijlage bij de e-factuur worden verzonden, kan de bestandsgrootte al snel de limiet overschrijden, hetzij op het netwerk, hetzij op het toegangspunt van de ontvanger.

De bestandsgrootte neemt ook toe bij bijgevoegde PDF-facturen met een hoge resolutie (>600 dpi) — die bovendien niet eens zijn toegestaan in Peppol. Daarover meer in het volgende deel.

Het doel van e-facturen en andere elektronische bedrijfsdocumenten is om de uitwisseling van gestructureerde transactiegegevens te vereenvoudigen. Afbeeldingsbestanden zoals pdf’s zouden geen centrale rol moeten spelen bij de overdracht van uw belangrijke gegevens als u uw proces volledig digitaal wilt maken.

Sommige leveranciers maken echter gebruik van e-facturatieplatforms om pdf-facturen als bijlage te versturen en nemen in deze bestanden essentiële informatie op die niet in het gestructureerde e-factuurbericht is opgenomen.

Dit maakt de verwerking voor de ontvanger niet alleen veel arbeidsintensiever, met alle gevolgen van dien voor de efficiëntie en de risico’s, maar is ook in strijd met de gebruiksvoorwaarden van de meeste netwerken, met name bij Peppol:

Gegevens over de indeling van producten en diensten vormen een verborgen schat binnen het beheer van e-facturen. Voor de meest vooruitstrevende bedrijven is het vaak de ambitie om deze transactiegegevens optimaal te benutten — en tegelijkertijd zelfs de meest geavanceerde klanten een uitstekende klantervaring te bieden.

Ook al is dit op zich geen fout, voor veel bedrijven is dit ongetwijfeld een toepassingsgebied van e-facturering waar nog veel ruimte voor verbetering is. De mogelijkheid om categorisatiegegevens van verkochte producten en diensten te verstrekken, maakt analyse en boekhouding voor leveranciers en klanten eenvoudiger. Ook al is dit geenwettelijke vereiste voor factuurgegevens, toch is het een soort metadata waar steeds vaker om wordt gevraagd.

Wij raden aan om gebruik te maken van de geautomatiseerde UNSPSC-classificatie die in de software voor de verwerking van e-facturen is geïntegreerd, om fouten te voorkomen en de aanschaf van extra software te vermijden.

Meer informatie over verschillende soorten categorisering en toepassingsvoorbeelden vind je in onze gids over uitgavenanalyse.

De Peppol ID de enige eindpuntinformatie die u nodig hebt om ervoor te zorgen dat uw e-factuur bij de juiste ontvanger terechtkomt. Het is, met andere woorden, het e-mailadres van de ontvanger.

Om er echter zeker van te zijn dat het netwerk de factuur kan doorsturen, zelfs als de Peppol ID correct Peppol ID , moet er aanvullende informatie worden vermeld. Dit is waar veel leveranciers de fout in gaan: je moet ofwel een orderreferentie ofwel een afnemersreferentie in de daarvoor bestemde regel van de e-factuur vermelden, anders loopt je e-factuur halverwege vast.

N/A is niet van toepassing (excuseer de woordspeling) op verplichte velden in e-facturen. Leveranciers vullen echter soms „N/A“ in als vervangende tekst in berichtvelden, zoals de eerder genoemde order- of afnemersreferentie, wanneer ze over onvoldoende informatie beschikken. Dit kan ook het gevolg zijn van een onjuist ingestelde factuurgeneratie vanuit het ERP-systeem.

Onjuiste informatie, zoals „n.v.t.“, vormt geen belemmering voor de verzending van e-facturen via Peppol. Toch kan dit problemen en extra werk voor de ontvanger veroorzaken, omdat er onjuiste gegevens in de verwerking terechtkomen.

Een weloverwogen schatting is dat maar liefst 1 op de 20 e-facturen in het Peppol-netwerk in de verplichte velden „N/A“ vermeldt in plaats van geldige gegevens.

Gelukkig komen deze problemen vrijwel nooit voor. Zorg ervoor dat uw systemen goed op orde zijn, leg niet te veel nadruk op PDF-bestanden en houd de Peppol-richtlijnen goed in de gaten, dan hoeft u zich nergens zorgen over te maken. Download onze gids over Peppol-e-facturering en krijg een korte inleiding in de elektronische uitwisseling van zakelijke documenten, Peppol, berichttypes en meer.