Peppolin hyvät ja huonot puolet sähköisessä hankinnassa ja digitaalisessa kaupankäynnissä

On kulunut vuosikymmeniä siitä, kun yritykset havaitsivat ensimmäisen kerran liiketoimintaprosessien digitalisoinnin valtavat hyödyt. Ensimmäinen verkkolasku lähetettiin jo vuonna 1965, ja sen jälkeen on tapahtunut paljon.

Siirtyminen digitaaliseen järjestelmään on antanut yrityksille mahdollisuuden hallita tietoja - asiakirjoja, tapahtumia ja kaikenlaisia lomakkeita - paremmin digitaalisesti, mikä on säästänyt kustannuksia, vähentänyt turhautumista ja parantanut laatua samalla kun inhimillisten virheiden riski on vähentynyt.

Mutta se ei ole kaikki, mitä se on avannut. Se on myös johtanut parempien integroitujen prosessien kehittymiseen, mikä on johtanut sähköisten hankintojen ja digitaalisen kaupankäynnin syntyyn. Pelkästään tämä on yksinkertaistanut tietojen jakamista ja liiketoiminnan harjoittamista.

Olemme myös nähneet tietomuotojen standardoinnin. Electronic data interchange (EDI) on siirtänyt ostotilausten ja laskujen kaltaiset asiakirjat teknisten standardien mukaisiksi, ja lisäarvoverkot (VAN) ovat antaneet yrityksille mahdollisuuden muodostaa yhteyksiä ja jakaa tietoja turvallisesti ja yksityisesti.

Tämä edistys on viitoittanut tietä Peppolille, maailman suurimmalle avoimelle liiketoiminnan vaihtoverkostolle, joka ratkaisee suurimmat ongelmat B2B-kaupassa.

Tässä postauksessa käsittelemme Peppolin etuja, sitä, miksi yritykset Euroopassa, Aasiassa ja Amerikassa ovat ottaneet sen omakseen, joitain yhteisiä haasteita, joita ne voivat kohdata, ja miten voit liittyä Peppol-verkostoa tukevaan taloustietoalustaan ja hyödyntää sitä.

Yritysten väliset suhteet voivat olla monimutkaisia. Liiketoimet ovat usein monimutkaisia, ja niiden toteuttamiseen voi liittyä kymmeniä sopimuksia, laskuja, verolainsäädäntöä ja viestintää, ja tämä vaikeus vain lisääntyy kansainvälisissä toimitusketjuissa.

Kun yritykset kuitenkin globalisoituvat ajan mittaan, tarve virtaviivaisempiin kansainvälisiin hankintamenettelyihin ja standardointeihin kasvaa. Yleisesti ottaen electronic data interchange (EDI) -formaattien käyttö auttoi digitalisoimaan asiakirjojen jakamista, ja lisäarvoverkot (VAN) yhdistivät palveluntarjoajat ja niiden asiakkaat.

Tällainen järjestelmä on kuitenkin melko kallis perustaa ja ylläpitää, varsinkin kun yritykset työskentelevät laajojen, toisiinsa kytkeytyneiden toimittajien, jakelijoiden, kumppaneiden ja muiden suhteiden verkostojen kanssa. Lisäksi esteet voivat olla liian suuret pienille yrityksille, sillä toiminnan aloittamiseen tarvittavat investoinnit voivat olla merkittäviä. Syntyi tarve yhdelle kehykselle laskujen lähettämistä ja vastaanottamista varten - haaste, johon Peppol vastaa.

Peppol saattaa vaikuttaa ensisilmäyksellä monimutkaiselta, mutta sitä se ei todellakaan ole.

Kaikki alkaa siitä, että lähettäjä käyttää Peppol-yhteyspistettä asiakirjojensa, kuten verkkolaskujen, sähköisten tilausten tai sopimusten, jakeluun standardoidussa BIS-muodossa. Nämä tiedot lähetetään vastaanottajan yhteyspisteeseen Peppol ID, joka välittää ne edelleen vastaanottajalle. Vastaanottaja voi sitten hakea ja hallita asiakirjaa esimerkiksi valitsemassaan järjestelmässä:

Tämä nelikulmamalli takaa yhdenmukaisen kokemuksen kautta linjan, eikä se edellytä, että molempien yritysten on työskenneltävä saman palveluntarjoajan kanssa. Palveluntarjoajien ei välttämättä tarvitse tehdä yhteistyötä, testata tai tehdä muita sopimuksia, kunhan ne ovat sertifioituja yhteyspisteitä. Tulevaisuudessa Peppol-verkosto aikoo ottaa veroviranomaiset mukaan kuvaan, jotta verotukseen liittyvät toiminnot hankinnoissa olisivat yksinkertaisempia.

Kyllä. Toukokuussa 2022 Peppolia käytti tällä hetkellä 78 maata, joista suurin osa sijaitsee Euroopassa ja Aasiassa. Norja, Ruotsi ja Belgia johtavat tällä hetkellä Peppol-rekisteröityjen organisaatioiden määrää.

Kaikki nämä maat ovat alkaneet nähdä verkon hyödyt ja ovat käyttäneet sitä laajasti B2B- ja yritysten ja viranomaisten välisiin liiketoimiin viime vuosina.

Peppol on avoin digitaalinen liiketoiminnan vaihtoverkko, joka sisältää kaikki nämä kustannussäästöjä ja tehokkuutta lisäävät edut, mutta tarjoaa lisäksi uusia etuja maailmanlaajuisen yhteentoimivuuden, standardisoidumpien sanomamuotojen ja suuremman luotettavuuden muodossa.

Peppol-verkoston kautta toimimalla voit odottaa:

Sekä tavarantoimittajat että niiden yritysasiakkaat hyötyvät Peppol-verkoston kanssa työskentelystä, sillä molemmat voivat minimoida manuaaliset prosessit ja optimoida hankinta- ja laskutusmenettelyt.

Jopa hallitukset ja compliance-tiimit nauttivat Peppolin avoimuus- ja vastuullisuushyödyistä. Verkon kautta lähetetyt digitaaliset asiakirjat voidaan jäljittää milloin tahansa niiden lähteeseen. Näin veroviranomaiset ja yritykset käyttävät Peppolia kansainväliseen kaupankäyntiin ilman huolta petoksista tai korruptiosta.

Vaikka Peppol-verkko on nyt vakiinnuttanut asemansa Euroopan tärkeimpänä infrastruktuurina, se ei ole vapaa haasteista. Esim:

Näistä haasteista huolimatta Peppol on nopeasti löytänyt tiensä eri toimialojen yritysten päivittäiseen toimintaan. Ja se tulee vain kasvattamaan suosiotaan, kun yritykset keksivät, miten verkosta saadaan suurin mahdollinen hyöty irti. Lue lisää verkosta ilmaisesta Peppol-oppaastamme.

Peppol-verkosto on yksi osa optimoidumpaa hankintaa ja digitaalista kaupankäyntiä. On kiistatonta, että transaktioiden käsittely ja liiketoiminnan vaihto ovat datapainotteisia liiketoimintaprosesseja, joten tarve automatisoinnille ja digitalisoinnille on selvä.

Monien yritysten suurin haaste on päästä alkuun. Hyvä uutinen on, että Peppol-tuettuja rahoitusautomaatioalustoja on jo olemassa. Tutustu siihen, miten Qvalia voi nopeuttaa Peppoliin siirtymistä tehokkaiden rahoitusautomaatioratkaisujen avulla.