Fordele og ulemper ved Peppol i forbindelse med e-indkøb og digital handel

Det er årtier siden, at virksomhederne først opdagede de enorme fordele ved at digitalisere forretningsprocesser. Den første e-faktura blev sendt så tidligt som i 1965, og der er naturligvis sket meget siden da.

Skiftet til det digitale system har gjort det muligt for virksomheder at håndtere oplysninger - dokumenter, transaktioner og alle former for formularer - bedre digitalt, hvilket sparer omkostninger, minimerer frustrationer og øger kvaliteten, samtidig med at risikoen for menneskelige fejl, der forplumrer resultaterne, mindskes.

Men det er ikke alt, hvad den har åbnet op for. Det har også ført til forbedrede integrerede processer, hvilket har resulteret i e-indkøb og digital handel. Alene dette har forenklet informationsudveksling og forretningsførelse.

Vi har også set en standardisering af dataformater. Electronic data interchange (EDI) har flyttet dokumenter som indkøbsordrer og fakturaer, så de passer til tekniske standarder, mens værdiskabende netværk (VANs) har gjort det muligt for virksomheder at forbinde og dele data på en sikker og privat måde.

Disse fremskridt har banet vejen for Peppol, verdens største åbne netværk for forretningsudveksling, til at løse de største problemer i B2B-transaktioner.

I dette indlæg beskriver vi fordelene ved Peppol, hvorfor virksomheder i Europa, Asien og USA tager Peppol til sig, nogle af de fælles udfordringer, de kan opleve, og hvordan du kan blive tilsluttet og drage fordel af en finansiel dataplatform, der understøtter Peppol-netværket.

Forbindelser mellem virksomheder kan være komplicerede. Transaktioner er ofte komplekse, der kan være dusinvis af aftaler, fakturaer, skattelovgivning og kommunikation, der er nødvendige for at gennemføre en transaktion, og denne vanskelighed bliver kun forværret i internationale forsyningskæder.

Men efterhånden som virksomhederne bliver mere globaliserede, stiger efterspørgslen efter mere strømlinede internationale indkøbsprocedurer og standardiseringer. Generelt hjalp brugen af electronic data interchange (EDI) formater med at digitalisere dokumentdeling, og værdiskabende netværk (VANs) kombinerede serviceudbydere med deres kunder.

Denne opsætning bliver imidlertid ret dyr at etablere og vedligeholde, især når virksomheder arbejder med store, indbyrdes forbundne netværk af leverandører, distributører, partnere og andre relationer. Desuden kan barriererne være for store for mindre virksomheder, da investeringerne for at komme i gang kan være betydelige. Der opstod et behov for en enkelt ramme til at sende og modtage fakturaer - en udfordring, som Peppol tager fat på.

Peppol kan ved første øjekast virke kompliceret, men det er det ikke.

Det hele starter med, at en afsender bruger et Peppol access point til at distribuere sine dokumenter, såsom e-fakturaer, e-ordrer eller aftaler, i et standardiseret BIS-format. Disse data sendes til modtagerens access point ved hjælp af en Peppol ID, som derefter sender dem videre til den tiltænkte modtager. Modtageren kan så hente og håndtere dokumentet i det system, han eller hun ønsker:

Denne model med fire hjørner sikrer en ensartet oplevelse over hele linjen og kræver ikke, at begge virksomheder skal arbejde med den samme tjenesteudbyder. Tjenesteudbyderne behøver ikke nødvendigvis at samarbejde, teste eller have andre aftaler, så længe de er certificerede adgangspunkter. I fremtiden vil Peppol-netværket forsøge at inddrage skattemyndighederne i billedet for at forenkle skatterelaterede aktiviteter i forbindelse med indkøb.

Ja. 78 lande bruger Peppol i øjeblikket i maj 2022, hvoraf de fleste er beliggende i Europa og Asien. Norge, Sverige og Belgien er lige nu førende med hensyn til antallet af Peppol-registrerede organisationer.

Alle disse lande er begyndt at se fordelene ved netværket og har brugt det i stor udstrækning til B2B- og business-to-government-transaktioner i de seneste år.

Som et åbent digitalt forretningsudvekslingsnetværk indeholder Peppol alle disse omkostningsbesparende og effektivitetsfremmende fordele, men tilføjer nye fordele i form af global interoperabilitet, mere standardiserede meddelelsesformater og øget pålidelighed.

Ved at arbejde gennem Peppol-netværket kan du forvente:

Både leverandører og deres erhvervskunder har fordel af at arbejde med Peppol-netværket, da begge kan minimere manuelle processer og optimere indkøb og faktureringsprocedurer.

Selv myndigheder og compliance-teams nyder Peppol på grund af dets fordele med hensyn til gennemsigtighed og ansvarlighed. Digitale dokumenter, der sendes via netværket, kan til enhver tid spores tilbage til kilden. På den måde kan skattemyndigheder og virksomheder bruge Peppol til international handel uden at skulle bekymre sig om svindel eller korruption.

Selv om Peppol-netværket nu er etableret som den vigtigste infrastruktur i Europa, er det ikke uden udfordringer. For eksempel:

På trods af disse udfordringer har Peppol hurtigt fundet vej ind i den daglige drift i virksomheder på tværs af brancher. Og det vil kun blive mere populært, efterhånden som virksomhederne finder ud af, hvordan de kan få mest mulig værdi ud af netværket. Få mere at vide om netværket i vores gratis guide til Peppol.

Peppol-netværket er en del af en mere optimeret indkøbs- og digital handelsfunktion. Der er ingen tvivl om, at transaktionshåndtering og forretningsudveksling er datatunge forretningsprocesser, så behovet for automatisering og digitalisering er klart.

For mange virksomheder er den største udfordring at komme i gang. Den gode nyhed er, at der allerede findes Peppol-understøttede finansielle automatiseringsplatforme. Oplev, hvordan Qvalia kan fremskynde din overgang til Peppol gennem effektive finansielle automatiseringsløsninger.