Výhody a nevýhody Peppol pre elektronické obstarávanie a digitálny obchod

Je to už niekoľko desaťročí, čo podniky prvýkrát objavili obrovské výhody digitalizácie obchodných procesov. Prvá elektronická faktúra bola odoslaná už v roku 1965; netreba dodávať, že odvtedy sa udialo veľa zmien.

Prechod na digitálnu technológiu umožnil spoločnostiam lepšie spravovať informácie – dokumenty, transakcie a všetky druhy formulárov – digitálne, čím sa ušetrili náklady, minimalizovala frustrácia a zvýšila kvalita, pričom sa znížilo riziko ľudských chýb, ktoré mohli skresliť výsledky.

Ale to nie je všetko, čo sa tým odomklo. Viedlo to tiež k zlepšeniu integrovaných procesov, čo malo za následok vznik elektronického obstarávania a digitálneho obchodu. Už len to samo o sebe zjednodušilo zdieľanie informácií a podnikanie.

Sme tiež svedkami štandardizácie formátov údajov. Electronic data interchange EDI) prispôsobila dokumenty, ako sú objednávky a faktúry, technickým štandardom, zatiaľ čo siete s pridanou hodnotou (VAN) umožnili spoločnostiam pripájať sa a zdieľať údaje prostredníctvom bezpečných a súkromných prostriedkov.

Tento pokrok pripravil pôdu pre Peppol, najväčšiu otvorenú obchodnú sieť na svete, ktorá rieši najväčšie problémy v transakciách B2B.

V tomto príspevku sa budeme venovať výhodám Peppolu, dôvodom, prečo ho využívajú podniky v Európe, Ázii a Amerike, niektorým bežným výzvam, s ktorými sa môžu stretnúť, a tomu, ako sa môžete pripojiť a využívať platformu finančných údajov, ktorá podporuje sieť Peppol.

Vzťahy medzi podnikmi môžu byť komplikované. Transakcie sú často zložité, na ich realizáciu môže byť potrebných desiatky zmlúv, faktúr, daňových predpisov a komunikácie, a táto zložitosť sa v medzinárodných dodávateľských reťazcoch ešte zväčšuje.

Vzhľadom na postupnú globalizáciu spoločností však rastie dopyt po zefektívnení medzinárodných postupov obstarávania a štandardizácii. Všeobecne možno konštatovať, že používanie formátov electronic data interchange EDI) pomohlo digitalizovať zdieľanie dokumentov a siete s pridanou hodnotou (VAN) spojili poskytovateľov služieb s ich klientmi.

Toto nastavenie je však pomerne nákladné na zavedenie a údržbu, najmä ak spoločnosti pracujú s veľkými prepojenými sieťami dodávateľov, distribútorov, partnerov a iných subjektov. Okrem toho môžu byť prekážky pre menšie podniky príliš veľké, pretože investície potrebné na zavedenie a prevádzku môžu byť značné. Vznikla potreba jednotného rámca pre odosielanie a prijímanie faktúr – výzva, ktorú rieši Peppol.

Peppol sa na prvý pohľad môže zdať zložitý, ale v skutočnosti to tak nie je.

Všetko začína odosielateľom, ktorý používa prístupový bod Peppol na distribúciu svojich dokumentov, ako sú elektronické faktúry, elektronické objednávky alebo zmluvy, v štandardizovanom formáte BIS. Tieto údaje sa odosielajú do prístupového bodu príjemcu pomocou Peppol ID, ktorý ich následne odovzdá určenému príjemcovi. Príjemca si potom môže dokument stiahnuť a spravovať vo svojom systéme podľa vlastného výberu, napríklad:

Tento štvoruholníkový model zaručuje konzistentný zážitok vo všetkých oblastiach a nevyžaduje, aby obe spoločnosti spolupracovali s rovnakým poskytovateľom služieb. Poskytovatelia služieb nemusia nevyhnutne spolupracovať, testovať alebo mať iné dohody, pokiaľ sú certifikovanými prístupovými bodmi. V budúcnosti sa sieť Peppol snaží zapojiť daňové orgány, aby zjednodušila daňové činnosti v oblasti verejného obstarávania.

Áno. V máji 2022 používa Peppol 78 krajín, z ktorých väčšina sa nachádza v Európe a Ázii. Nórsko, Švédsko a Belgicko sú v súčasnosti lídrami, pokiaľ ide o počet organizácií registrovaných v Peppol.

Všetky tieto krajiny začínajú vnímať výhody tejto siete a v posledných rokoch ju vo veľkej miere využívajú na transakcie medzi podnikmi (B2B) a medzi podnikmi a vládou (B2G).

Ako otvorená digitálna obchodná sieť, Peppol ponúka všetky tieto výhody v podobe úspory nákladov a zvýšenia efektívnosti, ale pridáva aj nové výhody v podobe globálnej interoperability, štandardizovanejších formátov správ a zvýšenej spoľahlivosti.

Pri práci prostredníctvom siete Peppol môžete očakávať:

Spolupráca so sieťou Peppol prináša výhody ako dodávateľom, tak aj ich obchodným klientom, pretože obaja môžu minimalizovať manuálne procesy a optimalizovať postupy obstarávania a fakturácie.

Dokonca aj vlády a tímy zodpovedné za dodržiavanie predpisov oceňujú Peppol pre jeho transparentnosť a výhody v oblasti zodpovednosti. Digitálne dokumenty zaslané cez sieť je možné kedykoľvek vysledovať späť k zdroju. Daňové úrady a spoločnosti tak môžu Peppol využívať v medzinárodnom obchode bez obáv z podvodov alebo korupcie.

Hoci sieť Peppol je v súčasnosti etablovaná ako hlavná infraštruktúra v Európe, nie je bez problémov. Napríklad:

Napriek týmto výzvam sa Peppol rýchlo dostal do každodenných činností spoločností v rôznych odvetviach. A jeho popularita bude len rásť, keďže podniky prichádzajú na to, ako z tejto siete získať čo najväčší úžitok. Viac informácií o tejto sieti nájdete v našej bezplatnej príručke o Peppol.

Sieť Peppol prispieva k optimalizácii funkcií verejného obstarávania a digitálneho obchodu. Niet pochýb o tom, že spracovanie transakcií a obchodná výmena sú obchodné procesy s veľkým objemom údajov, takže potreba automatizácie a digitalizácie je zrejmá.

Pre mnohé spoločnosti je najväčšou výzvou samotný začiatok. Dobrou správou je, že platformy finančnej automatizácie podporované Peppolom už existujú. Zistite, ako vám Qvalia môže pomôcť urýchliť prechod na Peppol prostredníctvom výkonných riešení finančnej automatizácie.