Es ist Jahrzehnte her, dass Unternehmen die immensen Vorteile der Digitalisierung von Geschäftsprozessen für sich entdeckt haben. Die erste elektronische Rechnung wurde bereits 1965 verschickt; seitdem hat sich natürlich viel getan.
Die Umstellung auf die Digitalisierung hat es den Unternehmen ermöglicht, Informationen - Dokumente, Transaktionen und alle Arten von Formularen - besser digital zu verwalten und dadurch Kosten zu sparen, Frustrationen zu minimieren und die Qualität zu steigern, während gleichzeitig das Risiko menschlicher Fehler, die die Ergebnisse beeinträchtigen, verringert wird.
Aber das ist noch nicht alles, was sie bewirkt hat. Sie hat auch zu verbesserten integrierten Prozessen geführt, die zur Entwicklung des elektronischen Beschaffungswesens und des digitalen Geschäftsverkehrs geführt haben. Dies allein hat den Informationsaustausch und die Geschäftsabwicklung vereinfacht.
Wir haben auch die Standardisierung von Datenformaten erlebt. Electronic data interchange (EDI) hat Dokumente wie Bestellungen und Rechnungen an technische Standards angepasst, während Mehrwertnetzwerke (VANs) es Unternehmen ermöglicht haben, Daten auf sichere und private Weise zu verbinden und auszutauschen.
Dieser Fortschritt hat Peppol, dem weltweit größten offenen Netzwerk für den Geschäftsaustausch, den Weg geebnet, um die größten Probleme bei B2B-Transaktionen zu lösen.
In diesem Beitrag gehen wir auf die Vorteile von Peppol ein und erläutern, warum Unternehmen in Europa, Asien und Amerika Peppol nutzen, welche Herausforderungen dabei auftreten können und wie Sie eine Finanzdatenplattform nutzen können, die das Peppol-Netzwerk unterstützt.
Was ist Peppol?
Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen können kompliziert sein. Transaktionen sind oft komplex, es kann Dutzende von Vereinbarungen, Rechnungen, Steuergesetzen und Mitteilungen geben, die für die Durchführung einer Transaktion erforderlich sind, und diese Schwierigkeit wird in internationalen Lieferketten noch verstärkt.
Doch mit der zunehmenden Globalisierung der Unternehmen steigt auch die Nachfrage nach rationalisierten internationalen Beschaffungsverfahren und Standardisierungen. Die Verwendung von electronic data interchange (EDI)-Formaten trug im Allgemeinen zur Digitalisierung des Dokumentenaustauschs bei, und Mehrwertnetzwerke (VANs) verbanden Dienstleistungsanbieter mit ihren Kunden.
Die Einrichtung und Aufrechterhaltung eines solchen Systems ist jedoch recht kostspielig, insbesondere wenn Unternehmen mit großen, miteinander verbundenen Netzen von Lieferanten, Händlern, Partnern und anderen Beziehungen arbeiten. Darüber hinaus können die Hürden für kleinere Unternehmen zu groß sein, da die Investitionen für die Einrichtung und den Betrieb erheblich sein können. Es entstand der Bedarf an einem einheitlichen Rahmen für das Senden und Empfangen von Rechnungen - eine Herausforderung, der sich Peppol stellt.
Wie funktioniert das?
Peppol mag auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, ist es aber in Wirklichkeit nicht.
Alles beginnt damit, dass ein Absender einen Peppol-Zugangspunkt nutzt, um seine Dokumente wie elektronische Rechnungen, elektronische Bestellungen oder Verträge in einem standardisierten BIS-Format zu verteilen. Diese Daten werden über eine Peppol ID an den Zugangspunkt des Empfängers gesendet, der sie dann an den vorgesehenen Empfänger weiterleitet. Der Empfänger kann das Dokument dann z.B. in seinem System abrufen und verwalten:
- ERP
- Finanzsystem
- System zur Auftragsverwaltung
- Software für die Kreditorenbuchhaltung
Dieses Vier-Ecken-Modell gewährleistet eine einheitliche Erfahrung in allen Bereichen und erfordert nicht, dass beide Unternehmen mit demselben Dienstanbieter zusammenarbeiten. Die Dienstanbieter müssen nicht unbedingt zusammenarbeiten, Tests durchführen oder andere Vereinbarungen treffen, solange es sich um zertifizierte Zugangspunkte handelt. In Zukunft will das Peppol-Netz auch die Steuerbehörden einbeziehen, um die steuerlichen Aktivitäten bei der Beschaffung zu vereinfachen.
Ist es ein Trend?
Ja. 78 Länder nutzen derzeit Peppol (Stand: Mai 2022), die meisten davon in Europa und Asien. Norwegen, Schweden und Belgien stehen derzeit an der Spitze, was die Anzahl der bei Peppol registrierten Organisationen angeht.
Alle diese Länder beginnen die Vorteile des Netzes zu erkennen und haben es in den letzten Jahren intensiv für B2B- und Business-to-Government-Transaktionen genutzt.
Die Vorteile von Peppol: Warum sich Unternehmen für Peppol entscheiden
Als offenes digitales Netzwerk für den Geschäftsverkehr enthält Peppol alle diese kostensparenden und effizienzsteigernden Vorteile, fügt aber noch neue Vorteile in Form von globaler Interoperabilität, stärker standardisierten Nachrichtenformaten und erhöhter Zuverlässigkeit hinzu.
Durch die Zusammenarbeit mit dem Peppol-Netzwerk können Sie erwarten:
- Schnellere Dokumentenverarbeitung: Ein wesentlicher Vorteil von Peppol ist die beschleunigte Verarbeitung und Zustellung von Rechnungsdokumenten. Unternehmen, die in diesem Netzwerk arbeiten, senden, empfangen und verarbeiten Transaktionen viel schneller, was die Tür für eine bessere Rentabilität und Effizienz öffnet, die die Wettbewerbsfähigkeit für viele Jahre sicherstellen wird.
- Geringere Gebühren und Kosten: Im Gegensatz zu den Netzwerken vor Peppol, die spezielle Dienstleister für die Kommunikation zwischen Unternehmen einsetzen, erhebt Peppol keine eigenen Servicegebühren. Wenn Sie dies mit der höheren Geschwindigkeit der Dokumentenverarbeitung kombinieren, können Unternehmen einen schnelleren und höheren Return on Investment für den Anschluss an Peppol erwarten.
- Globale Interoperabilität: Der Zweck des Peppol-Netzes besteht darin, die Beschaffungsprozesse zwischen Organisationen in ganz Europa und zunehmend auch in der APAC-Region zu rationalisieren. Peppol ermöglicht diesen Vorteil, indem es seine Anforderungen an die Dokumentenspezifikationen und -formate klar formuliert und das Netzwerk als Ganzes zu einem offenen Standard macht. Selbst wenn die andere Partei, mit der Sie zusammenarbeiten, eine völlig andere Beschaffungsplattform verwendet, können Sie über Peppol mit ihr zusammenarbeiten.
- Digitale Sicherheit: Wie bei allen internetfähigen Kommunikationssystemen ist die digitale Sicherheit ein wichtiges Thema, zumal in den letzten Jahren zahlreiche Datenschutzverletzungen gemeldet wurden. Peppol und alle seine Zugangspunkte verfügen jedoch über Sicherheitsfunktionen, so dass sensible Dokumente und Rechnungen nur berechtigten Personen angezeigt werden.
- Rechtliche Anforderungen. Die Richtlinie 2014/55/EU, eine der wichtigsten Richtlinien der Europäischen Kommission im Bereich der elektronischen Beschaffung, legt fest, dass der öffentliche Sektor in Europa in der Lage sein muss, elektronische Rechnungen in Peppol zu empfangen, und dass alle Rechnungen in einem elektronischen Format versandt werden müssen, was bedeutet, dass die Lieferanten Peppol-Fähigkeiten sicherstellen müssen. Die Richtlinie ist im April 2019 in Kraft getreten und wird schrittweise in allen Mitgliedsstaaten umgesetzt.
Sowohl Lieferanten als auch deren Geschäftskunden profitieren von der Zusammenarbeit mit dem Peppol-Netzwerk, da beide die manuellen Prozesse minimieren und die Beschaffungs- und Abrechnungsprozesse optimieren können.
Auch Behörden und Compliance-Teams schätzen die Vorteile von Peppol in Bezug auf Transparenz und Rechenschaftspflicht. Über das Netz versandte digitale Dokumente können jederzeit bis zur Quelle zurückverfolgt werden. Auf diese Weise können Steuerbehörden und Unternehmen Peppol für den internationalen Handel nutzen, ohne sich Gedanken über Betrug oder Korruption machen zu müssen.
Hat Peppol irgendwelche Nachteile?
Das Peppol-Netz hat sich zwar inzwischen als wichtigste Infrastruktur in Europa etabliert, ist aber nicht frei von Herausforderungen. Zum Beispiel:
- Die Wahl Ihrer Lieferanten ist nach wie vor wichtig: Die Zusammenarbeit mit internationalen Drittanbietern, Verkäufern und Händlern erfordert nach wie vor sorgfältige Geschäftsentscheidungen. Peppol hilft Ihnen nur dabei, nahtlos mit diesen Parteien in Verbindung zu treten, aber das Geschäft liegt immer noch in Ihrer Verantwortung.
- Es kann dennoch sinnvoll sein, die Konnektivität zu testen: Nach der Einrichtung einer neuen Verbindung lohnt es sich, die Verbindung zu Ihrem Peppol-Zugangspunkt zu testen, um die Konnektivität in geschäftskritischen Partnerschaften sicherzustellen. Und vergessen Sie nicht zu prüfen, ob das Peppol-BIS-Format in den Systemen Ihres Unternehmens gut funktioniert.
- Sparen Sie nicht an der Qualität der Rechnung: Das Format einer Peppol-Rechnung ist zwar einheitlich, aber nicht alle Unternehmen wissen, wie man eine Rechnung gut schreibt. Manche Rechnungen enthalten fehlende Informationen, fremde Daten oder andere Probleme bei der Qualitätskontrolle von Rechnungen. Neuere Unternehmen machen oft den Fehler, eine PDF-Rohdatei in ein E-Rechnungsformat zu zwingen, was viele dieser Probleme verursacht. Hier sind die zehn häufigsten Fehler in Peppol.
- Anpassung Ihrer Organisation an diese neuen Veränderungen: Wie jeder Paradigmenwechsel erfordert auch Peppol (als bahnbrechende Lösung für das grenzüberschreitende Beschaffungswesen) ein wenig Arbeit, um sich darauf einzustellen. Möglicherweise müssen Sie Arbeitsabläufe und Transaktionsprozesse überdenken, von Rechnungen bis zu Bestellungen und verschiedenen Antwortroutinen. Einige Dienstleister verwenden möglicherweise noch veraltete Geschäftsmodelle, die für VAN optimiert wurden. Und die Preismodelle im Allgemeinen müssen geändert werden, um den günstigeren Beschaffungskosten Rechnung zu tragen.
Trotz dieser Herausforderungen hat Peppol schnell seinen Weg in die täglichen Abläufe von Unternehmen aller Branchen gefunden. Und es wird nur noch beliebter werden, wenn Unternehmen herausfinden, wie sie den größten Nutzen aus dem Netzwerk ziehen können. Erfahren Sie mehr über das Netzwerk in unserem kostenlosen Leitfaden zu Peppol.
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Das Peppol-Netzwerk trägt zu einer optimierten Beschaffung und zum digitalen Handel bei. Es ist unbestreitbar, dass es sich bei der Transaktionsabwicklung und dem Geschäftsaustausch um datenintensive Geschäftsprozesse handelt, so dass der Bedarf an Automatisierung und Digitalisierung klar ist.
Für viele Unternehmen besteht die größte Herausforderung darin, den Einstieg zu finden. Die gute Nachricht ist, dass es bereits Peppol-unterstützte Plattformen für die Finanzautomatisierung gibt. Entdecken Sie, wie Qvalia Ihren Übergang zu Peppol durch leistungsstarke Lösungen zur Finanzautomatisierung beschleunigen kann.
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