Big data is niet voor niets een hot topic. Het verzamelen en analyseren van data zal een van de grootste gezamenlijke technologische investeringen van deze tijd worden, met een verwachte marktwaarde van 103 miljard dollar in 2023. Informatie is van grote waarde voor bedrijven, of het nu op grote schaal is, bijvoorbeeld om patronen en trends te herkennen en algoritmen te trainen, of op microschaal om bijvoorbeeld afwijkingen en fouten op te sporen, of repetitieve, gedetailleerde taken te automatiseren. De informatie helpt hen hun diensten en bedrijfsvoering af te stemmen op een betere klantervaring en een sterker concurrentievermogen.
Een probleem met gegevens is echter de aanwezigheid van gegevens van slechte kwaliteit. Niet alle informatie zal natuurlijk nuttig voor u zijn, maar als de gegevens waarop u vertrouwt onjuist zijn – of zo gestructureerd dat machines ze niet kunnen verwerken – kan dit ronduit schadelijk zijn. Datacleaning is een proces dat door organisaties wordt gebruikt om alle verouderde, onnauwkeurige, inconsistente of overbodige gegevens te verwijderen. Het belang ervan voor financiële teams kan niet worden onderschat. Onjuiste verwerking en onjuiste brongegevens in financiële en boekhoudkundige processen kunnen aanzienlijke gevolgen hebben voor uw bedrijf.
Lees verder voor meer informatie over het opschonen van gegevens, hoe dit in zijn werk gaat, aanbevolen werkwijzen en nog veel meer.
Het probleem met gegevens van slechte kwaliteit
Het blijkt dat ongestructureerde gegevens de meeste problemen opleveren. Dit soort informatie komt in een ‘ruwe’ vorm voor, zoals afbeeldingsbestanden (bijvoorbeeld pdf’s), audiobestanden, e-mails, sensorwaarden van IoT-apparaten en diverse andere bronnen.
Het is veel moeilijker om met ongestructureerde gegevens te werken zonder menselijke tussenkomst, wat betekent dat automatiseringsoplossingen hier vaak moeite mee hebben. En vergeet niet: fouten maken is menselijk, wat het risico alleen maar vergroot wanneer mensen ongestructureerde informatie moeten interpreteren en in verschillende systemen moeten invoeren. In de boekhouding kunnen de kosten hiervan aanzienlijk zijn. Zo hebben we bijvoorbeeld vastgesteld dat 30% van de kosten voor crediteurenadministratie verloren ging als gevolg van fouten.
En afgezien van de directe kosten kunnen ook de indirecte kosten enorm oplopen — onjuiste informatie is immers vrijwel nutteloos als basis voor je beslissingen. Maar liefst 95% van de bedrijven geeft aan dat het beheer van ongestructureerde gegevens een probleem vormt, aldus Forbes. En aangezien het overgrote deel van de gegevens die bedrijven gebruiken ongestructureerd is, zien we al snel een probleem ontstaan.
Waarom u aandacht moet besteden aan datakwaliteit
Het opschonen van gegevens om de kwaliteit te verbeteren houdt in dat u uw gegevens omzet in een vorm die machinaal leesbaar is en bruikbaar voor uw bedrijf. Op deze manier kunt u uw interne processen efficiënt inrichten, automatiseren en er nuttige analyses en bruikbare inzichten uit genereren. Gezonde gegevens bieden tal van voordelen:
- Vertrouwen opbouwen: het ontvangen van verkeerde informatie in een e-mail met een bijgevoegde factuur is voor niemand een prettige ervaring, of het nu gaat om de financiële afdeling, de klantenservice of de klant. Door alles correct te regelen met nauwkeurige informatie bouw je vertrouwen op bij de mensen met wie je samenwerkt.
- Klantcommunicatie: Heb je wel eens e-mails naar je klanten gestuurd om hen te bedanken voor recente aankopen of terugkerende aankopen? De gegevens in die e-mails moeten correct zijn, zodat kopers zich veilig voelen bij het zakendoen met jou.
- Betere focus: in plaats van tijd te besteden aan het corrigeren van invoerfouten of het verwijderen van dubbele gegevens, kunnen medewerkers zich richten op belangrijkere aspecten van de bedrijfsvoering. Schone gegevens leiden uiteindelijk tot meer efficiëntie en hogere inkomsten.
Het resultaat van deze inspanningen is uiteindelijk een concurrentievoordeel ten opzichte van andere bedrijven, aangezien het u kan helpen processen te verbeteren, ze efficiënter te maken door middel van betere automatisering, en nauwkeuriger te werken met een kleiner risico op fouten die zowel het vertrouwen in uw merk als uw bedrijfsresultaten kunnen schaden.
Tips en aanbevolen werkwijzen voor het opschonen van gegevens in de financiële en boekhoudkundige sector
Of je nu op de financiële afdeling, bij IT of op een andere afdeling werkt, het verbeteren van de gegevenskwaliteit zou voor jou een prioriteit moeten zijn. Als je onze e-book 'Automatisering voor CFO's' heb gelezen, weet u dat CFO's hun administratie voortdurend netjes en overzichtelijk moeten houden om positieve zakelijke relaties te onderhouden. Om daarmee te beginnen, zijn hier enkele manieren:
- Uw manier van werken met gegevens optimaliseren: voorkom dat er al in een vroeg stadium fouten ontstaan door de processen voor gegevensinvoer te standaardiseren en tools te gebruiken die automatisch op afwijkingen controleren, zoals afwijkende facturen.
- Het hanteren van vooraf vastgestelde structuren: zorg bijvoorbeeld voor een consistente structuur voor alles, van naamgevingsconventies tot formaten zoals de berichtenstandaarden in Peppol, die in het hele bedrijf worden gebruikt. Hoe eerder u deze vastlegt, hoe gemakkelijker het in de toekomst zal zijn.
- Dubbele gegevens verwijderen: Dubbele gegevens kunnen uw analyses verstoren en ervoor zorgen dat u tijd verspilt bij het verwerken ervan. Dubbele gegevens in uw stamgegevens kunnen onverwachte, maar ingrijpende gevolgen hebben. Controleer uw gegevens regelmatig op dubbele vermeldingen om tijd te besparen bij het gegevensonderhoud, of maak gebruik van tools die uw bestanden automatisch op orde houden.
- Weten wat je moet behouden en wat je moet verwijderen: wat gebeurt er als er gegevens ontbreken of als er ongewenste uitschieters in de verzamelde informatie zitten? Zorg dat je een plan hebt voor het omgaan met ontbrekende gegevens en het verwijderen van ongewenste gegevens. Bij crediteurenadministratie wil je bijvoorbeeld dat afwijkingen zo automatisch mogelijk worden afgehandeld en dat je geen tijd verspilt aan gegevensfouten waarvoor je organisatie niet verantwoordelijk was.
- Iedereen erbij betrekken: als je je gegevens wilt opschonen en ervoor wilt zorgen dat ze net zo blijven, bespreek dan al in een vroeg stadium met je team wat je plannen zijn en zoek naar manieren om de werkwijze te standaardiseren. Door het opschonen van gegevens in je bedrijfscultuur te verankeren en tools te gebruiken die gericht zijn op gegevenskwaliteit, kun je de voordelen op de lange termijn behouden.
Automatisering in de financiële sector in uw voordeel gebruiken
Het werken met gegevens is tijdrovend en gevoelig voor menselijke fouten. Nu bedrijven steeds meer overstappen op gestandaardiseerde processen en methoden voor gegevensopschoning, is het gebruik van digitale oplossingen, gestandaardiseerde transactieformaten zoals e-facturen en automatisering een van de beste manieren om de consistentie en volledigheid van uw gegevens te waarborgen.
Lees meer over de rol van gegevensbeheer in de financiële sector en andere gerelateerde onderwerpen in ons nieuwe e-book „Automatisering voor CFO’s“.
Gerelateerde artikelen
Als u zich voorbereidt op een SAP S/4HANA-migratie of de invoering van e-facturering, bent u waarschijnlijk al in aanraking gekomen met UNSPSC — het classificatiesysteem dat SAP aanbeveelt voor producten …
Kunstmatige intelligentie zorgt voor een ingrijpende verandering in bedrijfsvoering, en de financiële sector vormt daarop geen uitzondering. In onze nieuwste whitepaper een overzicht van AI in de financiële sector en de boekhouding, bespreken we praktische toepassingen en leggen we uit hoe u aan de slag kunt gaan met de implementatie ervan.
De invoering van e-facturering en e-aanbestedingen komt in het hele openbaar bestuur in Europa in een stroomversnelling. Een recent Zweeds onderzoek biedt inzicht in de situatie bij gemeenten en centrale overheidsinstanties.