Big data on kuuma aihe hyvästä syystä. Tiedonkeruusta ja analytiikasta on tulossa yksi tämän aikakauden suurimmista kollektiivisista teknologiainvestoinneista, ja niiden markkina-arvoksi on ennustettu 103 miljardia dollaria vuonna 2023. Tieto on yrityksille paljon arvokasta, olipa kyse sitten suuressa mittakaavassa esimerkiksi kuvioiden ja trendien tunnistamisesta ja algoritmien oppimisesta tai mikromittakaavassa esimerkiksi poikkeamien ja virheiden tunnistamisesta tai toistuvien yksityiskohtaisten tehtävien automatisoinnista. Tieto auttaa niitä räätälöimään palvelujaan ja toimintojaan kohti parempia asiakaskokemuksia ja parempaa kilpailukykyä.
Yksi ongelma on kuitenkin se, että tiedot ovat huonolaatuisia. Kaikki tieto ei luonnollisesti ole hyödyllistä, mutta jos luotettava tieto on virheellistä tai rakenteeltaan sellaista, että koneet eivät pysty sitä käsittelemään, se voi olla suorastaan haitallista. Tiedonpuhdistus on prosessi, jolla organisaatiot karsivat pois kaiken vanhentuneen, epätarkan, epäjohdonmukaisen tai tarpeettoman tiedon. Sen merkitystä taloushallinnon tiimeille ei voi aliarvioida. Rahoitus- ja kirjanpitoprosesseissa tapahtuvalla virheellisellä käsittelyllä ja virheellisillä lähtötiedoilla voi olla merkittäviä seurauksia yrityksellesi.
Lue lisää tietojen puhdistamisesta, sen toiminnasta, parhaista käytännöistä ja muusta.
Huonolaatuisten tietojen ongelma
On käynyt ilmi, että eniten ongelmia aiheuttavat strukturoimattomat tiedot. Tällaista tietoa on "raakamuodossa", kuten kuvatiedostoja, kuten PDF-tiedostoja, ääntä, sähköposteja, IoT-laitteiden anturilukemia ja monia muita lähteitä.
Strukturoimatonta dataa on paljon vaikeampi käsitellä ilman inhimillistä käsittelyä, mikä tarkoittaa, että automaatioratkaisut joutuvat usein vaikeuksiin sen kanssa työskennellessään. Ja muista - virheet ovat inhimillisiä, mikä vain lisää riskiä, kun ihmisten on tulkittava ja syötettävä jäsentymätöntä tietoa eri järjestelmiin. Kirjanpidossa kustannukset voivat olla merkittäviä. Havaitsimme esimerkiksi, että 30 prosenttia kirjanpidon kustannuksista menetettiin virheiden vuoksi.
Suorista kustannuksista huolimatta myös epäsuorat kustannukset voivat olla valtavat - epätarkat tiedot ovat melko hyödyttömiä päätösten perustana. Forbesin mukaan peräti 95 prosenttia yrityksistä ilmoittaa, että jäsentymättömän tiedon hallinta on ongelma. Ja kun otetaan huomioon, että valtaosa yritysten käyttämästä datasta on jäsentymätöntä, voimme helposti nähdä ongelman syntyvän.
Miksi sinun pitäisi ottaa huomioon tietojen laatu
Laadukkaiden tietojen puhdistusprosessi tarkoittaa tietojen muuntamista koneellisesti luettavaan ja yrityksesi kannalta hyödylliseen muotoon. Näin voit virtaviivaistaa sisäisiä toimintoja, automatisoida ja tuottaa niistä hyödyllistä analytiikkaa ja käyttökelpoisia oivalluksia. Terveellä datalla on monenlaisia etuja:
- Luottamuksen rakentaminen: Väärän tiedon saaminen sähköpostissa, jonka liitteenä on lasku, on tuskin myönteinen kokemus kenellekään, olipa kyseessä sitten rahoitus- tai tukitiimi tai asiakas. Jos saat kaiken oikein ja oikeat tiedot, se merkitsee luottamusta niiden ihmisten keskuudessa, joiden kanssa työskentelet.
- Asiakasviestintä: Oletko koskaan lähettänyt asiakkaillesi sähköpostiviestejä, joissa kiität heitä viimeaikaisista ostoksista tai toistuvista kaupoista? Sähköpostiviestien tietojen on oltava oikeita, jotta ostajat tuntevat olonsa turvalliseksi asioidessaan kanssasi.
- Parempi keskittyminen: Sen sijaan, että työntekijät käyttäisivät aikaa tietojen syöttövirheiden korjaamiseen tai päällekkäisten tietojen karsimiseen, he voivat keskittyä liiketoiminnan tärkeämpiin osa-alueisiin. Puhtaat tiedot johtavat viime kädessä suurempaan tehokkuuteen ja suurempiin tuloihin.
Näiden ponnistelujen tuloksena on lopulta kilpailuetu muihin yrityksiin nähden, sillä se voi auttaa parantamaan prosesseja, tehostamaan niitä paremman automaation avulla ja olemaan tarkempia vähentämällä virheiden riskiä, joka voi vahingoittaa sekä luottamusta brändiisi että tulosta.
Vinkkejä ja parhaita käytäntöjä tietojen puhdistamiseen rahoitus- ja kirjanpitopalveluissa
Tietojen laadun parantamisen pitäisi olla sinulle ensisijainen tavoite, työskentelitpä sitten taloushallinnossa, tietotekniikassa tai muussa osastossa. Jos olet lukenut Automaatio talousjohtajille e-kirjan, tiedät, että talousjohtajien pitäisi jatkuvasti pitää tietonsa puhtaina ja siisteinä, jotta he voivat ylläpitää myönteisiä liikesuhteita. Tässä tarkoituksessa joitakin tapoja päästä alkuun ovat muun muassa seuraavat:
- Tietojen kanssa työskentelyn optimointi: Estä virheiden syntyminen aluksi standardoimalla tietojen syöttöprosessit ja käyttämällä työkaluja, joilla etsitään automaattisesti poikkeavuuksia, kuten poikkeavia laskuja.
- Ennalta määritellyt rakenteet: Esimerkiksi, jos sinulla on johdonmukainen rakenne kaikelle, nimityskäytännöistä formaatteihin, kuten Peppolin viestistandardeihin, joita käytetään koko yrityksessä. Mitä aikaisemmin nämä asetetaan kiveen, sitä helpompaa se on tulevaisuudessa.
- Päällekkäisten tietojen poistaminen: Kaksinkertaiset tiedot voivat sotkea analytiikkaasi ja aiheuttaa ajanhukkaa, kun työskentelet niiden kanssa. Päätietojesi päällekkäisyyksillä voi olla odottamattomia, mutta merkittäviä seurauksia. Etsi säännöllisesti päällekkäisiä merkintöjä, jotta säästät tietojen ylläpidossa, tai ota käyttöön työkaluja, jotka pitävät rekisterisi automaattisesti siistinä.
- Tietää, mitä pitää säilyttää ja mistä hankkiutua eroon: Mitä tapahtuu, jos datapisteitä puuttuu tai jos kerätyissä tiedoissa on ei-toivottuja poikkeamia? Laadi suunnitelma puuttuvien tietojen käsittelyä ja ei-toivottujen tietojen poistamista varten. Esimerkiksi kirjanpitoprosesseissa haluat, että poikkeamat hallitaan mahdollisimman automaattisesti, etkä tuhlaa aikaa tietovirheisiin, joista organisaatiosi ei ollut vastuussa.
- Kaikkien saaminen mukaan: Jos haluat siivota tietosi ja pitää ne sellaisina, kerro aikomuksistasi tiimillesi jo varhaisessa vaiheessa ja etsi keinoja työnkulun standardoimiseksi. Puhdistuksen sisällyttäminen yrityskulttuuriin ja tietojen laatuun keskittyvien työkalujen käyttöönotto on erinomainen lähestymistapa hyötyjen säilyttämiseksi.
Automaation käyttäminen rahoituksessa eduksesi
Tietojen käsittely on aikaa vievää ja altista inhimillisille virheille. Yritysten siirtyessä standardoituihin prosesseihin ja tietojen puhdistuskäytäntöihin yksi parhaista tavoista varmistaa tietojen johdonmukaisuus ja täydellisyys on käyttää digital-first-ratkaisuja, standardoituja tapahtumamuotoja, kuten verkkolaskuja, ja automaatiota.
Lue lisää tiedonhallinnan roolista taloushallinnossa sekä muista aiheisiin liittyvistä aiheista uudesta e-kirjastamme "Automation for CFOs".
Aiheeseen liittyvät artikkelit
Billentisin uusin markkinatutkimusraportti "The global e-Invoicing and tax compliance report: ...
Sähköisten viestien integroiminen liiketoimintatapahtumiin - sähköisistä laskuista sähköisiin tilauksiin ja muuhun vastaavaan - päivittäisiin toimintoihin on perinteisesti ollut haastavaa, monimutkaista ja kallista. Tilanne on kuitenkin ...
Hankinnoissa kehitys kohti standardoitujen liiketoimintaviestien laajempaa kirjoa merkitsee merkittävää siirtymistä kohti tehokkuutta ja digitaalista integraatiota.