Die Bedeutung der Datenqualität im Finanz- und Rechnungswesen

Big Data ist aus gutem Grund ein heißes Thema. Datenerfassung und -analyse werden eine der größten kollektiven Technologieinvestitionen dieser Ära sein, mit einem für 2023 prognostizierten Marktwert von 103 Milliarden Dollar. Informationen sind für Unternehmen sehr wertvoll, sei es im großen Maßstab, um Muster und Trends zu erkennen und Algorithmen zu erlernen, oder im Mikrobereich, um z. B. Abweichungen und Fehler zu identifizieren oder sich wiederholende Detailaufgaben zu automatisieren. Die Informationen helfen ihnen, ihre Dienstleistungen und Abläufe auf bessere Kundenerfahrungen und eine bessere Wettbewerbsfähigkeit auszurichten.

Ein Problem im Zusammenhang mit Daten ist jedoch das Vorhandensein von Daten schlechter Qualität. Natürlich sind nicht alle Informationen für Sie nützlich, aber wenn die Daten, auf die Sie sich verlassen, falsch sind - oder so strukturiert sind, dass sie von Maschinen nicht verarbeitet werden können -, können sie durchaus schädlich sein. Bei der Datenbereinigung handelt es sich um einen Prozess, mit dem Unternehmen alle veralteten, ungenauen, inkonsistenten oder unnötigen Daten aussortieren. Ihre Bedeutung für Finanzteams kann nicht unterschätzt werden. Falsche Handhabung und fehlerhafte Quelldaten in Finanz- und Buchhaltungsprozessen können erhebliche Folgen für Ihr Unternehmen haben.

Lesen Sie weiter, um mehr über Datenbereinigung, ihre Funktionsweise, bewährte Verfahren und vieles mehr zu erfahren.

Das Problem mit Daten von schlechter Qualität

Es hat sich herausgestellt, dass die unstrukturierten Daten die meisten Probleme verursachen. Diese Art von Informationen liegt in "roher" Form vor, z. B. in Form von Bilddateien wie PDFs, Audiodateien, E-Mails, Sensormesswerten von IoT-Geräten und verschiedenen anderen Quellen.

Unstrukturierte Daten sind ohne menschliches Zutun viel schwieriger zu verarbeiten, was bedeutet, dass Automatisierungslösungen bei der Arbeit mit diesen Daten oft Schwierigkeiten haben können. Und denken Sie daran: Fehler sind menschlich, was das Risiko noch erhöht, wenn Menschen unstrukturierte Informationen interpretieren und in verschiedene Systeme eingeben müssen. In der Buchhaltung können die Kosten erheblich sein. Wir haben zum Beispiel herausgefunden, dass 30 % der Kosten der Kreditorenbuchhaltung durch Fehler verloren gehen.

Und abgesehen von den direkten Kosten können auch die indirekten Kosten enorm sein - ungenaue Informationen sind als Entscheidungsgrundlage eher unbrauchbar. Laut Forbes geben satte 95 % der Unternehmen an, dass die Verwaltung unstrukturierter Daten ein Problem darstellt. Und wenn man bedenkt, dass die überwiegende Mehrheit der von Unternehmen genutzten Daten unstrukturiert ist, kann man sich leicht vorstellen, dass hier ein Problem entsteht.

Warum Sie Datenqualität berücksichtigen sollten

Bei der Datenbereinigung zur Verbesserung der Qualität werden Ihre Daten in eine Form umgewandelt, die maschinenlesbar und für Ihr Unternehmen nützlich ist. Auf diese Weise können Sie interne Abläufe rationalisieren, automatisieren und nützliche Analysen und Erkenntnisse daraus gewinnen. Gesunde Daten haben eine Vielzahl von Vorteilen:

Vertrauen aufbauen: Falsche Informationen in einer E-Mail mit einer angehängten Rechnung zu erhalten, ist für niemanden eine positive Erfahrung, weder für das Finanz- oder Supportteam noch für den Kunden. Wenn Sie alles richtig machen und genaue Informationen bereitstellen, schaffen Sie Vertrauen bei den Menschen, mit denen Sie zusammenarbeiten.
Kundenkommunikation: Haben Sie schon einmal E-Mails an Ihre Kunden verschickt, in denen Sie sich bei ihnen für die letzten Käufe oder für wiederholte Geschäfte bedanken? Die Daten in diesen E-Mails müssen korrekt sein, damit sich die Käufer sicher fühlen, mit Ihnen Geschäfte zu machen.
Bessere Konzentration: Anstatt Zeit damit zu verbringen, Dateneingabefehler zu korrigieren oder doppelte Daten auszusortieren, können sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aspekte der Unternehmensführung konzentrieren. Saubere Daten führen letztlich zu mehr Effizienz und höheren Einnahmen.

Das Ergebnis dieser Bemühungen ist letztlich ein Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Unternehmen, da es Ihnen helfen kann, Prozesse zu verbessern, sie durch eine bessere Automatisierung effizienter zu gestalten und durch ein geringeres Fehlerrisiko, das sowohl das Vertrauen in Ihre Marke als auch Ihren Gewinn beeinträchtigen kann, genauer zu sein.

Tipps und bewährte Verfahren für die Datenbereinigung im Finanz- und Rechnungswesen

Unabhängig davon, ob Sie in der Finanz-, IT- oder einer anderen Abteilung arbeiten, sollte die Verbesserung der Datenqualität für Sie eine Priorität sein. Wenn Sie unseren Artikel Automatisierung für CFOs gelesen haben, wissen Sie, dass CFOs ihre Unterlagen stets sauber und ordentlich halten sollten, um positive Geschäftsbeziehungen zu pflegen. Zu diesem Zweck gibt es einige Möglichkeiten, damit zu beginnen:

Optimieren Sie die Art und Weise, wie Sie mit Daten arbeiten: Vermeiden Sie Fehler von vornherein, indem Sie die Dateneingabeprozesse standardisieren und Tools einsetzen, die automatisch nach Unstimmigkeiten suchen, z. B. nach abweichenden Rechnungen.
Vordefinierte Strukturen: Legen Sie zum Beispiel eine einheitliche Struktur für alles fest, von Namenskonventionen bis hin zu Formaten wie den Nachrichtenstandards in Peppol, die im gesamten Unternehmen verwendet werden sollen. Je früher man diese Strukturen festlegt, desto einfacher wird es in Zukunft sein.
Entfernen von doppelten Daten: Doppelte Informationen können Ihre Analysen durcheinander bringen und dazu führen, dass Sie bei der Arbeit mit ihnen Zeit verlieren. Duplikate in Ihren Stammdaten können unerwartete, aber erhebliche Folgen haben. Durchsuchen Sie Ihre Daten regelmäßig nach doppelten Einträgen, um sich die Datenpflege zu ersparen, oder verwenden Sie Tools, die automatisch für Ordnung in Ihren Registern sorgen.
Wissen, was man behalten und was man loswerden will: Was geschieht, wenn Datenpunkte fehlen oder wenn es unerwünschte Ausreißer in den gesammelten Informationen gibt? Erstellen Sie einen Plan für den Umgang mit fehlenden Einträgen und entfernen Sie auch unerwünschte Einträge. Bei der Kreditorenbuchhaltung beispielsweise sollten Abweichungen so automatisch wie möglich verwaltet werden, damit Sie keine Zeit mit Datenfehlern verschwenden, für die Ihr Unternehmen nicht verantwortlich ist.
Einbindung aller Beteiligten: Wenn Sie Ihre Daten bereinigen und dies auch beibehalten wollen, sollten Sie frühzeitig mit Ihrem Team über Ihre Absichten kommunizieren und Wege zur Standardisierung des Arbeitsablaufs finden. Die Integration der Datenbereinigung in Ihre Unternehmenskultur und die Einführung von Tools, die sich auf die Datenqualität konzentrieren, sind ein hervorragender Ansatz, um die Vorteile aufrechtzuerhalten.

Automatisierung im Finanzwesen zu Ihrem Vorteil nutzen

Die Arbeit mit Daten ist zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler. Da Unternehmen immer mehr zu standardisierten Prozessen und Datenbereinigungsverfahren übergehen, ist eine der besten Möglichkeiten, die Konsistenz und Vollständigkeit Ihrer Daten zu gewährleisten, der Einsatz von Digital-First-Lösungen, standardisierten Transaktionsformaten wie elektronischen Rechnungen und Automatisierung.

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