Veľké dáta sú horúcou témou z dobrého dôvodu. Zber a analýza dát sa stanú jednou z najväčších kolektívnych investícií do technológií tejto éry, s predpokladanou trhovou hodnotou 103 miliárd dolárov v roku 2023. Informácie majú pre podniky veľkú hodnotu, či už ide o veľký rozsah, napríklad na rozpoznávanie vzorov a trendov a učenie algoritmov, alebo o mikroúroveň, napríklad na identifikáciu odchýlok a chýb alebo automatizáciu opakovaných detailných úloh. Informácie im pomáhajú prispôsobiť svoje služby a prevádzku tak, aby dosiahli lepšie zákaznícke skúsenosti a vyššiu konkurencieschopnosť.
Jedným z problémov s údajmi je však prítomnosť nekvalitných údajov. Nie všetky informácie vám budú samozrejme užitočné, ale ak sú údaje, ktorým dôverujete, nesprávne – alebo štruktúrované spôsobom, ktorý stroje nedokážu spracovať – môžu byť priamo škodlivé. Čistenie údajov je proces, ktorý organizácie používajú na odstránenie všetkých zastaraných, nepresných, nekonzistentných alebo nepotrebných údajov. Jeho význam pre finančné tímy nemožno podceňovať. Nesprávne zaobchádzanie a nesprávne zdrojové údaje vo finančných a účtovných procesoch môžu mať významné dôsledky pre vaše podnikanie.
Čítajte ďalej a dozviete sa viac o čistení údajov, ako funguje, osvedčených postupoch a ďalších informáciách.
Problém s nekvalitnými údajmi
Ukázalo sa, že najviac problémov spôsobujú nestruktúrované údaje. Tento typ informácií má „surovú“ formu, napríklad obrazové súbory ako PDF, zvukové súbory, e-maily, údaje zo senzorov zariadení IoT a rôzne iné zdroje.
S nestruktúrovanými údajmi je oveľa ťažšie pracovať bez ľudského zásahu, čo znamená, že automatizačné riešenia môžu mať pri práci s nimi často problémy. A nezabúdajte – ľudia robia chyby, čo len zvyšuje riziko, keď ľudia musia interpretovať a zadávať nestruktúrované informácie do rôznych systémov. V účtovníctve môžu byť náklady značné. Zistili sme napríklad, že 30 % nákladov na záväzky bolo stratených v dôsledku chýb.
A napriek priamym nákladom môžu byť nepriame náklady tiež obrovské – nepresné informácie sú na základe ktorých je rozhodnutie skôr zbytočné. Až 95 % podnikov uvádza, že správa nestruktúrovaných údajov je podľa Forbesu problémom. A vzhľadom na to, že drvivá väčšina údajov používaných spoločnosťami je nestruktúrovaná, môžeme ľahko vidieť vznikajúci problém.
Prečo by ste mali zvážiť kvalitu údajov
Proces čistenia údajov za účelom zlepšenia kvality je postup, pri ktorom sa vaše údaje prevádzajú do formy, ktorá je strojovo čitateľná a užitočná pre vaše podnikanie. Týmto spôsobom môžete správne zefektívniť interné operácie, automatizovať a generovať užitočné analýzy a praktické poznatky. Zdravé údaje majú celý rad výhod:
- Budovanie dôvery: Prijímanie nesprávnych informácií v e-maile s priloženou faktúrou nie je pre nikoho príjemnou skúsenosťou, či už ide o finančný alebo podporný tím alebo zákazníka. Správne a presné informácie znamenajú dôveru medzi ľuďmi, s ktorými pracujete.
- Komunikácia so zákazníkmi: Posielali ste niekedy svojim zákazníkom e-maily, v ktorých ste im ďakovali za nedávne nákupy alebo opakované objednávky? Údaje v týchto e-mailoch musia byť správne, aby sa kupujúci cítili pri obchodovaní s vami bezpečne.
- Lepšie zameranie: Namiesto toho, aby zamestnanci trávili čas opravovaním chýb pri vkladaní údajov alebo odstraňovaním duplicitných údajov, sa môžu sústrediť na dôležitejšie aspekty riadenia podniku. Čisté údaje v konečnom dôsledku vedú k väčšej efektivite a vyšším príjmom.
Výsledkom týchto snáh je v konečnom dôsledku konkurenčná výhoda oproti iným podnikom, pretože vám to môže pomôcť zlepšiť procesy, zefektívniť ich prostredníctvom lepšej automatizácie a zvýšiť ich presnosť pri zníženom riziku chýb, ktoré môžu poškodiť dôveru vo vašu značku aj vaše hospodárske výsledky.
Tipy a osvedčené postupy pre čistenie údajov vo financiách a účtovníctve
Nech už pracujete vo finančnom, IT alebo akomkoľvek inom oddelení, zlepšenie kvality údajov by malo byť pre vás prioritou. Ak ste si prečítali náš článok Automatizácia pre finančných riaditeľov , viete, že finanční riaditelia by mali neustále udržiavať svoje záznamy čisté a usporiadané, aby si zachovali pozitívne obchodné vzťahy. Na tento účel môžete začať napríklad takto:
- Optimalizácia spôsobu práce s údajmi: Predchádzajte vzniku chýb už v počiatočnej fáze štandardizáciou procesov zadávania údajov a používaním nástrojov na automatické vyhľadávanie nezrovnalostí, napríklad odchýlok vo faktúrach.
- Mať vopred definované štruktúry: Napríklad mať konzistentnú štruktúru pre všetko, od konvencií názvov až po formáty, ako sú štandardy zasielania správ v Peppol, ktoré sa používajú v celej spoločnosti. Čím skôr ich stanovíte, tým ľahšie to bude v budúcnosti.
- Odstránenie duplicitných údajov: Duplicitné informácie môžu narušiť vaše analýzy a spôsobiť, že pri práci s nimi budete strácať čas. Duplikáty vo vašich hlavných údajoch môžu mať neočakávané, ale významné dôsledky. Pravidelne prechádzajte svoje údaje a hľadajte duplicitné záznamy, aby ste ušetrili čas na údržbu údajov, alebo použite nástroje, ktoré automaticky udržiavajú vaše registre v poriadku.
- Vedieť, čo si ponechať a čo odstrániť: Čo sa stane, keď chýbajú dátové body alebo ak sa v zhromaždených informáciách nachádzajú nežiaduce výnimky? Majte pripravený plán na riešenie chýbajúcich záznamov a odstránenie nežiaducich záznamov. Napríklad v procesoch účtovných záväzkov chcete, aby sa odchýlky spravovali čo najautomatizovanejšie a aby sa nestrácal čas na chyby v údajoch, za ktoré vaša organizácia nezodpovedá.
- Zapojenie všetkých: Ak chcete vyčistiť svoje dáta a udržať ich v takom stave, včas informujte svoj tím o svojich zámeroch a nájdite spôsoby, ako štandardizovať pracovný postup. Začlenenie čistenia do firemnej kultúry a zavedenie nástrojov zameraných na kvalitu dát je vynikajúcim prístupom k udržaniu týchto výhod.
Využitie automatizácie vo financiách vo váš prospech
Práca s údajmi je časovo náročná a náchylná na ľudské chyby. Keďže spoločnosti prechádzajú na štandardizovanejšie procesy a postupy čistenia údajov, jedným z najlepších spôsobov, ako zabezpečiť konzistentnosť a úplnosť vašich údajov, je využitie digitálnych riešení, štandardizovaných formátov transakcií, ako sú elektronické faktúry, a automatizácie.
Viac informácií o úlohe správy údajov vo financiách, ako aj o ďalších súvisiacich témach nájdete v našej novej elektronickej knihe „Automatizácia pre finančných riaditeľov“.
Súvisiace články
Umelá inteligencia mení fungovanie podnikov a financie nie sú výnimkou. Naša najnovšia whitepaper prehľad o umelej inteligencii vo financiách a účtovníctve, skúma praktické príklady použitia a opisuje, ako začať s implementáciou.
Verejná správa v Európe čoraz rýchlejšie prechádza na elektronickú fakturáciu a elektronické obstarávanie. Nedávna švédska štúdia ponúka pohľad na situáciu v obciach a ústredných vládnych inštitúciách.
Predstavujeme PDF invoice capture – výkonný nástroj na digitalizáciu, transformáciu, analýzu a obohatenie PDF faktúr. Tento nástroj je odľahčenou bezplatnou verziou nášho riešenia na spracovanie dokumentov pomocou umelej inteligencie.