Hoe bouw je een veerkrachtige financiële afdeling op?

Door deze drie stappen te doorlopen, bent u beter in staat om uw team aan te passen en uw veerkracht snel te vergroten:

Het waarborgen van de toegankelijkheid van financiële gegevens en het veiligstellen van de capaciteit om transacties te verwerken, zijn topprioriteiten.

Zorg voor een goed georganiseerd factuurbeheer. Inkomende inkoopfacturen op papier en in pdf-formaat vormen een groot probleem in tijden waarin veel op afstand wordt gewerkt. Als u geen toegang hebt tot de brievenbus op kantoor, wordt zelfs de afhandeling van de meest alledaagse taken een uitdaging:

Veel bedrijven en organisaties maken gebruik van externe dienstverleners voor diensten zoals het scannen van facturen en OCR. Door minder afhankelijk te worden van deze diensten, verkleint u het risico dat u de belangrijkste taken op het gebied van crediteurenadministratie niet meer intern kunt uitvoeren.

Uw processen lopen een groot risico als uw dienstverleners zich niet aan de afspraken kunnen houden (dit is echt gebeurd – zo ging het namelijk met een groot scancentrum in Roemenië dat in maart 2020 in quarantaine werd geplaatst).

E-facturering is een uiterst effectieve manier om het scannen en het beheer van analoge gegevens overbodig te maken.

De invoering van e-facturering is voor bedrijven van essentieel belang om hun transacties veilig te stellen. Volledig digitale formaten vergroten de veerkracht van de financiële afdeling. Ze dragen ertoe bij dat het bedrijf op koers blijft, zelfs in uitzonderlijke situaties, zoals de landelijke lockdowns die we tijdens de COVID-pandemie hebben meegemaakt.

U moet nagaan in hoeverre u het gebruik van e-facturen binnen uw crediteuren- en debiteurenadministratie kunt uitbreiden.

Uw financiële team moet zich bezighouden met alle handmatige taken. De meeste processtappen kunnen worden verbeterd en geautomatiseerd, maar voor duurzame automatisering zijn betrouwbare digitale gegevens nodig. U moet de knelpunten in de handmatige taken en de analoge informatie binnen uw specifieke proces in kaart brengen.

De meest voorkomende handmatige werkzaamheden:

Uw systemen en financiële gegevens moeten overal en altijd beschikbaar zijn. Evalueer de toegankelijkheid ervan en stem deze af op de behoeften van verspreid werkende teams. Succesvol werken op afstand draait niet alleen om technologie, maar ook om vaste routines.

U moet ervoor zorgen dat alle belangrijke financiële systemen, waaronder software voor boekhouding, crediteurenadministratie, facturering enz., op afstand toegankelijk zijn. Meestal is dit geen probleem als er al cloudgebaseerde tools worden gebruikt.

Als uw kernsystemen lokaal op een bedrijfsnetwerk worden gehost, zorg er dan voor dat uw team toegang heeft tot een virtueel privénetwerk (VPN). Is dat niet het geval, vraag dit dan aan bij de IT-afdeling.

Kwesties op het gebied van toegankelijkheid houden verband met goedkeuringsprocedures en hiërarchieën. Beschikt u over een noodoplossing voor toegang tot bankrekeningen, belastingdiensten en andere bedrijfsgerelateerde overheidsdiensten? Breng de zwakke punten in uw systeem in kaart voor het geval van bijvoorbeeld ziekteverzuim of overmacht.

Verwaarloos de gegevensbeveiliging niet. Voor VPN-toegang op afstand wordt een sterke methode voor gebruikersauthenticatie ten zeerste aanbevolen. Wachtwoorden moeten sterk en willekeurig zijn, en bij voorkeur gepaard gaan met tweefactorauthenticatie.

Teams moeten niet alleen op afstand toegang hebben tot alle systemen, maar ook naadloos met elkaar kunnen communiceren. Leer van de ontwikkelaarsgemeenschap, die al jarenlang werkt met routines voor werken op afstand en deze steeds verder heeft verfijnd.

Bekijk gebruiksvriendelijke communicatietools voor teams, zoals Slack of Teams, om een levendige dialoog te onderhouden, waar je teamleden zich ook bevinden.

Voer een dagelijkse stand-up in voor je verspreid werkende financiële team – een korte virtuele bijeenkomst waarin elk teamlid ’s ochtends een update geeft over de dagelijkse taken. Een veelgebruikt model is gebaseerd op het beantwoorden van drie vragen door de teamleden: Waar heb ik gisteren aan gewerkt? Waar werk ik vandaag aan? Welke problemen houden me tegen?

De hierboven genoemde gebieden en voorbeelden hebben één ding gemeen: het belang van verdere digitalisering. Thuiswerken en een goede infrastructuur, in combinatie met een toenemend gebruik van elektronische transacties, zullen uw veerkracht aanzienlijk vergroten.

Het gebruik van elektronische facturen is een van de snelste en meest effectieve manieren om uw processen te verbeteren, of het nu gaat om crediteurenadministratie, debiteurenadministratie, boekhouding of zelfs uitgavenanalyse.

1. Krijg toegang tot e-facturering. Peppol is het meest flexibele en snelst groeiende zakelijke netwerk. Het wordt door de meeste e-facturatieproviders ondersteund en zorgt voor een vlotte uitwisseling van e-facturen tussen bedrijven en organisaties. Meld je gratis aan bij Qvalia en ga binnen enkele minuten aan de slag. Voor toegang tot alle functies is een betaald abonnement vereist.

2. Registreer een Peppol ID, het unieke e-factuuradres van uw organisatie. Dit is nodig om e-facturen en andere zakelijke documenten te kunnen ontvangen. Qvalia fungeert als uw inbox, waardoor u inkomende en uitgaande facturen eenvoudig op één platform kunt beheren.

3. Geef uw leveranciers uw e-factuuradres door. Om uw digitale inkoop zo goed mogelijk te benutten en uw processen toekomstbestendig te maken, raden wij u ten zeerste aan om duidelijk te maken dat uitsluitend e-facturen worden verwerkt.

4. Koppel het aan uw ERP-systeem. Qvalia biedt integratiemogelijkheden via SFTP en API. Neem contact met ons op, dan helpen wij u en uw IT-afdeling bij een snelle installatie.

5. Schakel automatische factuurcontrole in. Invoice Shield, een ingebouwde functie voor het automatiseren van de crediteurenadministratie op het Qvalia-platform, zorgt voor een snelle vermindering van handmatig werk en verbetert de naleving van de wetgeving. De kosten worden volledig per transactie berekend. Lees meer over Invoice Shield.

6. Houd uw leveranciers in de gaten met Supplier Manager. Houd uw leveranciersbestand automatisch up-to-date en verminder het risico op verouderde informatie of het zakendoen met insolvente of op de zwarte lijst geplaatste bedrijven. Supplier Manager controleert en actualiseert uw leveranciersgegevens.