Jak vybudovat odolnou finanční funkci

Pokud se zaměříte na tyto tři kroky, budete v lepší pozici pro přizpůsobení svého týmu a rychlé zvýšení jeho odolnosti:

Zachování dostupnosti finančních údajů a zajištění schopnosti zpracovávat transakce jsou nejvyššími prioritami.

Zabezpečte své postupy při správě faktur. Příchozí nákupní faktury v papírové podobě a ve formátu PDF budou v době rozsáhlé práce na dálku představovat významný problém. Pokud nemůžete navštívit svou kancelářskou poštovní schránku, bude zvládání těch nejběžnějších úkolů představovat výzvu:

Mnoho společností a organizací využívá služeb třetích stran, jako je skenování faktur a OCR. Snížením závislosti na těchto službách snížíte riziko, že nebudete schopni spravovat základní funkce účtárny interně.

Vaše procesy jsou velmi zranitelné, pokud vaši poskytovatelé služeb nejsou schopni dodržet dohodu (skutečný příběh – přesně to se stalo jednomu velkému rumunskému skenovacímu centru, které bylo v březnu 2020 umístěno do karantény).

Elektronická fakturace je velmi účinný způsob, jak eliminovat nutnost skenování a analogové správy dat.

Přechod na elektronické faktury je pro firmy zásadní pro zabezpečení jejich transakcí. Plně digitální formáty zvyšují odolnost finančního týmu. Pomohou zajistit dynamiku podnikání i v mimořádných situacích, jako byla celostátní karanténa během pandemie COVID.

Musíte posoudit své možnosti zvýšit využívání elektronických faktur v procesech účtování závazků a pohledávek.

Váš finanční tým se musí věnovat každé manuální úloze. Většinu procesních kroků lze vylepšit a automatizovat, ale udržitelná automatizace vyžaduje spolehlivá digitální data. Musíte identifikovat úzká místa v manuálních úlohách a analogové informace ve vašem konkrétním procesu.

Nejběžnější manuální pracovní úkoly:

Vaše systémy a finanční údaje musí být dostupné odkudkoli, 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Zhodnoťte svou dostupnost a přizpůsobte se potřebám rozptýlených týmů. Úspěšná práce na dálku není jen otázkou technologie, ale také otázkou rutin.

Musíte zajistit, aby všechny základní finanční systémy, včetně softwaru pro účetnictví, závazky, fakturaci atd., byly přístupné na dálku. Obvykle to není problém, pokud již používáte cloudové nástroje.

Pokud jsou vaše hlavní systémy hostovány lokálně v podnikové síti, zajistěte, aby měl váš tým přístup k virtuální privátní síti (VPN). Pokud tomu tak není, požádejte o to oddělení IT.

Problémy související s přístupností se týkají nastavení schvalování a hierarchií. Máte záložní řešení pro přístup k bankovním účtům, daňovým úřadům a dalším vládním službám souvisejícím s podnikáním? Identifikujte slabá místa ve svém nastavení pro případ například pracovní neschopnosti nebo vyšší moci.

Nezanedbávejte bezpečnost dat. Pro vzdálený přístup přes VPN se důrazně doporučuje používat silnou metodu ověřování uživatelů. Hesla musí být silná a náhodná, nejlépe s dvoufaktorovým ověřováním.

Týmy musí být schopny plynule komunikovat a mít vzdálený přístup ke všem systémům. Poučte se od komunity vývojářů, která již řadu let využívá a zdokonaluje postupy pro práci na dálku.

Prozkoumejte uživatelsky přívětivé nástroje pro týmovou komunikaci, jako jsou Slack nebo Teams, abyste mohli udržovat dynamický dialog bez ohledu na to, kde se členové vašeho týmu nacházejí.

Zaveďte pro svůj distribuovaný finanční tým každodenní standup rutinu – krátkou virtuální informační schůzku, na které každý člen týmu ráno podá zprávu o denních úkolech. Běžný model je založen na poskytnutí odpovědí na tři otázky: Na čem jsem včera pracoval? Na čem pracuji dnes? Jaké problémy mi brání v práci?

Výše uvedené oblasti a příklady mají jednu společnou věc – význam zvýšené digitalizace. Práce na dálku a infrastruktura spolu s rostoucím využíváním elektronických transakcí radikálně zvýší vaši odolnost.

Používání elektronických faktur je jedním z nejrychlejších a nejúčinnějších způsobů, jak zlepšit vaše procesy, ať už se jedná o účtování závazků, pohledávek, účetnictví nebo dokonce analýzu výdajů.

1. Získejte přístup k elektronické fakturaci. Peppol je nejflexibilnější a nejrychleji rostoucí obchodní síť. Je podporována většinou provozovatelů elektronické fakturace a zajišťuje snadnou výměnu elektronických faktur mezi společnostmi a organizacemi. Zaregistrujte se zdarma na Qvalia a začněte během několika minut. Pro přístup ke všem funkcím je nutné placené předplatné.

2. Zaregistrujte si Peppol ID, jedinečnou adresu pro elektronické faktury vaší organizace. Je to nutné pro příjem elektronických faktur a dalších obchodních dokumentů. Qvalia slouží jako vaše schránka a na jedné platformě můžete snadno spravovat příchozí i odchozí faktury.

3. Informujte své dodavatele o adrese pro elektronické faktury. Abychom maximalizovali váš digitální vstup a zajistili budoucnost vašich procesů, důrazně doporučujeme, abyste sdělili, že budou spravovány pouze elektronické faktury.

4. Integrujte s vaším ERP. Qvalia poskytuje integraci prostřednictvím SFTP a API. Kontaktujte nás, abychom vám a vašemu IT oddělení pomohli s rychlým nastavením.

5. Aktivujte automatické ověřování faktur. Invoice Shield, integrovaná funkce automatizace účtů splatných na platformě Qvalia, rychle snižuje manuální práci a zlepšuje dodržování právních předpisů. Náklady jsou plně založeny na transakcích. Další informace o Invoice Shield.

6. Sledujte své dodavatele pomocí nástroje Supplier Manager. Udržujte svou dodavatelskou knihu automaticky aktuální a snižte riziko zastaralých informací nebo obchodování s insolventními nebo na černé listině uvedenými společnostmi. Nástroj Supplier Manager sleduje a aktualizuje údaje o vašich dodavatelích.