Miten rakentaa joustava rahoitustoiminto

Kun otat nämä kolme vaihetta huomioon, voit mukauttaa tiimiäsi paremmin ja lisätä joustavuuttasi nopeasti:

Rahoitustietojen saatavuuden säilyttäminen ja liiketoimien käsittelyvalmiuksien turvaaminen ovat ensisijaisia tavoitteita.

Suojaa laskujenhallintarutiineja. Paperilla ja PDF-muodossa olevat saapuvat ostolaskut ovat merkittävä ongelma laajamittaisen etätyön aikana. Jos et pääse käymään toimistosi postilaatikossa, tavallisimpienkin tehtävien hoitaminen on haasteellista:

Monet yritykset ja organisaatiot luottavat kolmannen osapuolen palveluntarjoajiin laskujen skannauksen ja OCR:n kaltaisissa palveluissa. Kun vähennät riippuvuutta näistä palveluista, pienennät riskiäsi siitä, että et pysty hallitsemaan keskeisiä ostoreskontran toimintoja sisäisesti.

Prosessisi ovat erittäin haavoittuvia, jos palveluntarjoajasi eivät pysty noudattamaan sopimusta (tositarina - näin kävi eräälle suurelle Romaniassa sijaitsevalle skannauskeskukselle, joka joutui karanteeniin maaliskuussa 2020).

Sähköinen laskutus on erittäin tehokas tapa poistaa skannaus ja analoginen tiedonhallinta.

Verkkolaskujen käyttöönotto on yrityksille välttämätöntä liiketoimiensa turvaamiseksi. Täysin digitaaliset muodot parantavat taloushallinnon tiimin joustavuutta. Ne auttavat varmistamaan liiketoiminnan vauhdin myös poikkeuksellisissa tilanteissa, kuten COVID-pandemian aikana vallinneissa koko maan kattavissa karanteeneissa.

Sinun on arvioitava kykysi lisätä sähköisten laskujen käyttöäsi ostovelka- ja myyntisaatavaprosesseissa.

Rahoitusryhmäsi on huolehdittava jokaisesta manuaalisesta työtehtävästä. Useimpia prosessivaiheita voidaan parantaa ja automatisoida, mutta kestävä automatisointi edellyttää vankkaa digitaalista dataa. Sinun on tunnistettava pullonkaulat manuaalisissa työtehtävissä ja analogiset tiedot erityisessä prosessissasi.

Yleisimmät manuaaliset työtehtävät:

Järjestelmiesi ja taloudellisten tietojesi on oltava käytettävissä mistä tahansa, 24/7. Arvioi saavutettavuutesi ja mukautu hajautettujen tiimien tarpeisiin. Onnistuneessa etätyössä ei ole kyse vain teknologiasta vaan myös rutiineista.

Sinun on varmistettava, että kaikki keskeiset rahoitusjärjestelmät, kuten kirjanpito-, maksu- ja laskutusohjelmistot, ovat käytettävissä etänä. Yleensä tämä ei ole ongelma, jos pilvipohjaiset työkalut ovat jo käytössä.

Jos ydinjärjestelmiäsi isännöidään paikallisesti yrityksen verkossa, varmista, että tiimisi voi käyttää virtuaalista yksityisverkkoa (VPN). Jos näin ei ole, pyydä sitä IT-osastolta.

Esteettömyyteen liittyvät ongelmat liittyvät hyväksyntäasetuksiin ja hierarkioihin. Onko teillä varajärjestelyjä pankkitilien, veroviranomaisten ja muiden yritystoimintaan liittyvien viranomaispalveluiden käyttöoikeuksia varten? Tunnista asetusten heikkoudet esimerkiksi sairausloman tai ylivoimaisen esteen varalta.

Älä laiminlyö tietoturvaa. VPN-etäkäyttöä varten on erittäin suositeltavaa käyttää vahvaa käyttäjän todennusmenetelmää. Salasanojen on oltava vahvoja ja satunnaistettuja, ja niissä on mieluiten oltava kaksitekijätodennus.

Tiimien on voitava kommunikoida saumattomasti sen lisäksi, että ne voivat käyttää kaikkia järjestelmiä etänä. Ota oppia kehittäjäyhteisöltä, joka on käyttänyt ja hienosäätänyt etätyötapoja jo vuosia.

Tarkastele käyttäjäystävällisiä tiimiviestintätyökaluja, kuten Slackia tai Teamsia, jotta voit ylläpitää dynaamista vuoropuhelua riippumatta siitä, missä tiimisi jäsenet ovat.

Toteuta hajautetulle taloushallintotiimillesi päivittäinen kokoontumisrutiini - lyhyt virtuaalinen tiedotuskokous, jossa jokainen tiimin jäsen antaa aamulla päivityksen päivittäisistä tehtävistä. Yleinen malli perustuu siihen, että tiimin jäsenille annetaan vastaukset kolmeen kysymykseen: Mitä tein eilen? Mitä teen tänään? Mitkä asiat estävät minua?

Edellä mainituilla aloilla ja esimerkeillä on yksi yhteinen piirre - digitalisoinnin lisäämisen merkitys. Etätyö- ja infrastruktuurivalmiudet sekä sähköisen kaupankäynnin lisääntynyt käyttöönotto parantavat joustavuuttasi radikaalisti.

Sähköisten laskujen käyttö on yksi nopeimmista ja tehokkaimmista tavoista parantaa prosessejasi, olipa kyse sitten maksettavista tileistä, myyntisaamisista, kirjanpidosta tai jopa kulutuksen analysoinnista.

1. Hanki verkkolaskutusoikeus. Peppol on joustavin ja nopeimmin kasvava yritysverkosto. Useimmat verkkolaskuoperaattorit tukevat sitä, ja se turvaa helpon verkkolaskujen vaihdon yritysten ja organisaatioiden välillä. Rekisteröidy Qvaliaan ilmaiseksi ja pääset alkuun muutamassa minuutissa. Kaikkien ominaisuuksien käyttäminen edellyttää maksullista tilausta.

2. Rekisteröi Peppol ID, organisaatiosi yksilöllinen verkkolaskuosoite. Tätä tarvitaan verkkolaskujen ja muiden liiketoiminta-asiakirjojen vastaanottamiseen. Qvalia toimii postilaatikkonasi, ja voit helposti hallita saapuvia ja lähteviä laskuja yhdellä alustalla.

3. Ilmoita toimittajillesi verkkolaskuosoitteesi. Maksimoidaksesi digitaalisen panoksesi ja varmistaaksesi prosessisi tulevaisuudennäkymät suosittelemme vahvasti, että ilmoitat, että vain verkkolaskuja hallinnoidaan.

4. Integroi ERP-järjestelmään. Qvalia tarjoaa integrointeja SFTP:n ja API:n kautta. Ota meihin yhteyttä, niin autamme sinua ja IT-osastoasi nopeassa käyttöönotossa.

5. Aktivoi laskun automaattinen validointi. Invoice Shield, Qvalia-alustan sisäänrakennettu kirjanpidon automatisointiominaisuus, vähentää nopeasti manuaalista työtä ja parantaa lainsäädännön noudattamista. Kustannus on täysin tapahtumapohjainen. Lue lisää Invoice Shieldistä.

6. Seuraa toimittajiasi Supplier Managerin avulla. Pidä toimittajakirjasi automaattisesti ajan tasalla ja vähennä vanhentuneiden tietojen tai maksukyvyttömien tai mustalle listalle joutuneiden yritysten kanssa asioimisen riskejä. Supplier Manager valvoo ja päivittää toimittajatietojasi.