Miten rakentaa joustava rahoitustoiminto

Kun otat nämä kolme vaihetta huomioon, voit mukauttaa tiimiäsi paremmin ja lisätä joustavuuttasi nopeasti:

Rahoitustietojen saatavuuden säilyttämisen ja tapahtumien käsittelyvalmiuksien turvaamisen on oltava ensisijainen tavoite.

Suojaa laskujenhallintarutiineja. Paperilla ja PDF-muodossa olevat saapuvat ostolaskut ovat merkittävä ongelma laajamittaisen etätyön aikana. Jos et pääse käymään toimistosi postilaatikossa, tavallisimpienkin tehtävien hoitaminen on haasteellista:

Monet yritykset ja organisaatiot luottavat kolmannen osapuolen palveluntarjoajiin laskujen skannauksen ja OCR:n kaltaisissa palveluissa. Kun vähennät riippuvuutta näistä palveluista, pienennät riskiäsi siitä, että et pysty hallitsemaan keskeisiä ostoreskontran toimintoja sisäisesti.

Prosessisi ovat erittäin haavoittuvia, jos palveluntarjoajasi eivät pysty noudattamaan sopimusta (tositarina - näin kävi eräälle suurelle Romaniassa sijaitsevalle skannauskeskukselle, joka joutui karanteeniin maaliskuussa 2020).

Sähköinen laskutus on erittäin tehokas tapa poistaa skannaus ja analoginen tiedonhallinta.

Suorita kuvitteellinen stressitesti myyntiprosessillesi - ja epäsuorasti myös asiakkaasi sisäisille kirjanpitorutiineille. Nopein ratkaisu on lisätä verkkolaskutuksen käyttöä.

Verkkolaskujen käyttöönotto on yrityksille välttämätöntä liiketoimiensa turvaamiseksi. Täysin digitaaliset muodot parantavat taloushallinnon tiimin joustavuutta ja auttavat varmistamaan liiketoiminnan vauhdin. Jopa poikkeuksellisissa tilanteissa, kuten viime aikoina nähtyjen maanlaajuisten karanteenien kaltaisissa tilanteissa.

Sinun on arvioitava kykysi lisätä verkkolaskujen käyttöä sekä osto- että myyntireskontran prosesseissa.

Jokainen manuaalinen työtehtävä vaatii taloushallintotiimin huomiota. Useimpia prosessivaiheita on mahdollista parantaa ja automatisoida, mutta kestävä automatisointi edellyttää vankkaa digitaalista dataa. Sinun on tunnistettava manuaalisten työtehtävien pullonkaulat ja analogiset tiedot erityisessä prosessissasi.

Yleisimmät manuaaliset työtehtävät:

Järjestelmiesi ja taloudellisten tietojesi on oltava käytettävissä mistä tahansa, 24/7. Arvioi saavutettavuutesi ja mukautu hajautettujen tiimien tarpeisiin. Onnistuneessa etätyössä ei ole kyse vain teknologiasta, vaan myös rutiineista.

Sinun on varmistettava, että kaikki keskeiset taloushallinnon järjestelmät ovat käytettävissä etänä: kirjanpito-, maksu- ja laskutusohjelmistot jne. Yleensä se ei ole ongelma, jos pilvipohjaiset työkalut ovat jo käytössä.

Jos ydinjärjestelmiäsi isännöidään paikallisesti yrityksen verkossa, varmista, että tiimilläsi on pääsy virtuaaliseen yksityisverkkoon (VPN). Pyydä sitä IT-osastolta, jos näin ei ole.

Saavutettavuuteen liittyvät kysymykset hyväksyntäasetukset ja hierarkiat. Onko teillä varajärjestelyjä pankkitilien, veroviranomaisten ja muiden yritystoimintaan liittyvien viranomaispalveluiden käyttöoikeuksia varten? Tunnista asetusten heikkoudet esimerkiksi sairauslomien tai karanteenien varalta.

Älä laiminlyö tietoturvaa. VPN-etäkäyttöä varten on erittäin suositeltavaa käyttää vahvaa käyttäjän todennusmenetelmää. Salasanojen on oltava vahvoja ja satunnaistettuja, ja niissä on mieluiten oltava kaksitekijätodennus.

Tiimien on voitava kommunikoida saumattomasti sen lisäksi, että ne voivat käyttää kaikkia järjestelmiä etänä. Ota oppia kehittäjäyhteisöltä, joka on käyttänyt ja hienosäätänyt etätyötapoja jo vuosia.

Tutustu käyttäjäystävällisiin tiimiviestintätyökaluihin, kuten Slackiin tai Teamsiin, jotta voit ylläpitää dynaamista vuoropuhelua riippumatta siitä, missä tiimisi sijaitsee.

Toteuta hajautetulle taloushallintotiimillesi päivittäinen kokoontumisrutiini - lyhyt virtuaalinen tiedotuskokous, jossa jokainen tiimin jäsen antaa aamulla päivityksen päivittäisistä tehtävistä. Yleinen malli perustuu siihen, että tiimin jäsenille annetaan vastaukset kolmeen kysymykseen: Mitä tein eilen? Mitä teen tänään? Mitkä asiat estävät minua?

Edellä mainituilla aloilla ja esimerkeillä on yksi yhteinen piirre - digitalisoinnin lisäämisen merkitys. Etätyö- ja infrastruktuurivalmiudet sekä sähköisen kaupankäynnin lisääntynyt käyttöönotto parantavat joustavuuttasi radikaalisti.

Sähköisten laskujen käyttö on yksi nopeimmista ja tehokkaimmista tavoista parantaa prosessejasi, olipa kyse sitten maksettavista tileistä, myyntisaamisista, kirjanpidosta tai jopa kulutuksen analysoinnista.

1. Hanki verkkolaskutusoikeus. PEPPOL on hallitseva verkkolaskutusverkosto Euroopassa ja sen ulkopuolella. Useimmat verkkolaskuoperaattorit tukevat sitä, ja se varmistaa helpon verkkolaskujen vaihdon yritysten ja organisaatioiden välillä. Rekisteröidy Qvaliaan ilmaiseksi ja pääset alkuun muutamassa minuutissa.

2. Rekisteröi PEPPOL ID, organisaatiosi yksilöllinen verkkolaskuosoite. Qvalia toimii postilaatikkonasi, ja voit helposti hallita saapuvia ja lähteviä laskuja yhdellä alustalla. Tässä on lisätietoja PEPPOL ID -osoitteen perustamisesta.

3. Ilmoita toimittajillesi verkkolaskuosoitteesi. Maksimoidaksesi digitaalisen panoksesi ja varmistaaksesi prosessisi tulevaisuudennäkymät suosittelemme vahvasti, että ilmoitat, että vain verkkolaskuja hallinnoidaan.

4. Integroi ERP-järjestelmään. Qvalia tarjoaa integrointeja SFTP:n ja API:n kautta. Ota yhteyttä, niin voimme auttaa sinua ja IT-osastoasi nopeassa käyttöönotossa.

5. Aktivoi laskun automaattinen validointi. Vähennä manuaalista työtä ja paranna lakien noudattamista nopeasti Invoice Shieldillä, joka on Qvalia-alustan sisäänrakennettu kirjanpidon automatisointiominaisuus. Kustannus on täysin tapahtumapohjainen. Lue lisää Invoice Shieldistä.

6. Seuraa toimittajiasi Supplier Managerin avulla. Pidä toimittajakirjasi automaattisesti ajan tasalla ja vähennä vanhentuneiden tietojen tai maksukyvyttömien tai mustalle listalle joutuneiden yritysten kanssa asioimisen riskejä. Supplier Manager valvoo ja päivittää toimittajatietojasi.