Wie man eine widerstandsfähige Finanzfunktion aufbaut

Wenn Sie sich mit diesen drei Schritten befassen, sind Sie besser in der Lage, Ihr Team anzupassen und Ihre Widerstandsfähigkeit schnell zu erhöhen:

Die Aufrechterhaltung des Zugriffs auf Finanzdaten und die Sicherung der Fähigkeiten zur Verarbeitung von Transaktionen müssen oberste Priorität haben.

Sichern Sie Ihre Rechnungsverwaltungsroutinen. Eingehende Eingangsrechnungen in Papierform und im PDF-Format werden in Zeiten umfangreicher Fernarbeit ein großes Problem darstellen. Wenn Sie Ihr Büropostfach nicht aufsuchen können, wird die Erledigung der alltäglichsten Aufgaben zu einer Herausforderung:

Viele Unternehmen und Organisationen verlassen sich bei Dienstleistungen wie dem Scannen von Rechnungen und OCR auf Drittanbieter. Indem Sie die Abhängigkeit von diesen Diensten reduzieren, verringern Sie das Risiko, dass Sie nicht in der Lage sind, die Kernfunktionen der Kreditorenbuchhaltung intern zu verwalten.

Ihre Prozesse sind sehr anfällig, wenn Ihre Dienstleister die Vereinbarung nicht einhalten können (wahre Geschichte - genau das ist einem großen rumänischen Scanzentrum passiert, das im März 2020 unter Quarantäne gestellt wurde).

Die elektronische Rechnungsstellung ist ein äußerst effektiver Weg, um die Notwendigkeit des Scannens und der analogen Datenverwaltung zu beseitigen.

Führen Sie einen imaginären Stresstest Ihres Verkaufsprozesses durch - und damit auch der internen Kreditorenbuchhaltungsroutinen Ihres Kunden. Die schnellste Lösung ist die verstärkte Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung.

Die Einführung elektronischer Rechnungen ist für Unternehmen unerlässlich, um ihre Transaktionen zu sichern. Vollständig digitale Formate verbessern die Widerstandsfähigkeit des Finanzteams und tragen dazu bei, die Geschäftsdynamik zu gewährleisten. Selbst in außergewöhnlichen Situationen wie den landesweiten Quarantänen, die wir in letzter Zeit erlebt haben.

Sie müssen prüfen, inwieweit Sie die Nutzung elektronischer Rechnungen sowohl in der Kreditoren- als auch in der Debitorenbuchhaltung steigern können.

Jede manuelle Arbeitsaufgabe erfordert die Aufmerksamkeit Ihres Finanzteams. Die meisten Prozessschritte lassen sich verbessern und automatisieren, aber eine nachhaltige Automatisierung erfordert solide digitale Daten. Sie müssen Engpässe bei manuellen Arbeitsaufgaben und analoge Informationen in Ihrem spezifischen Prozess identifizieren.

Die häufigsten manuellen Tätigkeiten:

Ihre Systeme und Finanzdaten müssen rund um die Uhr und von jedem Ort aus verfügbar sein. Prüfen Sie Ihre Erreichbarkeit und passen Sie sich an die Bedürfnisse verteilter Teams an. Erfolgreiche Fernarbeit ist nicht nur eine Frage der Technologie, sondern auch der Routine.

Sie müssen sicherstellen, dass alle wichtigen Finanzsysteme aus der Ferne zugänglich sind: Software für Buchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Rechnungsstellung usw. In der Regel ist dies kein Problem, wenn bereits Cloud-basierte Tools im Einsatz sind.

Wenn Ihre Kernsysteme lokal in einem Firmennetzwerk gehostet werden, stellen Sie sicher, dass Ihr Team Zugang zu einem virtuellen privaten Netzwerk (VPN) hat. Sollte dies nicht der Fall sein, fordern Sie dies bei der IT-Abteilung an.

Mit der Zugänglichkeit verbunden sind Probleme bei der Genehmigung von Einrichtungen und Hierarchien. Haben Sie eine Ausweichmöglichkeit für den Zugriff auf Bankkonten, Steuerbehörden und andere unternehmensbezogene Behördendienste? Ermitteln Sie Schwachstellen in Ihrer Einrichtung, z. B. für den Fall von Krankheitsausfällen oder Quarantänen.

Vernachlässigen Sie nicht die Datensicherheit. Für den Remote-VPN-Zugang wird eine starke Benutzerauthentifizierungsmethode dringend empfohlen. Die Passwörter müssen stark und zufällig sein und vorzugsweise eine Zwei-Faktor-Authentifizierung enthalten.

Die Teams müssen nahtlos miteinander kommunizieren können, abgesehen davon, dass sie in der Lage sein müssen, auf alle Systeme aus der Ferne zuzugreifen. Lernen Sie von der Entwickler-Community, die seit Jahren Remote-Arbeitsroutinen nutzt und verfeinert hat.

Prüfen Sie benutzerfreundliche Teamkommunikationstools wie Slack oder Teams, um einen dynamischen Dialog aufrechtzuerhalten, egal wo sich Ihr Team befindet.

Implementieren Sie eine tägliche Standup-Routine für Ihr verteiltes Finanzteam - ein kurzes virtuelles Briefing-Meeting, bei dem jedes Teammitglied am Morgen ein Update zu den täglichen Aufgaben gibt. Ein gängiges Modell besteht darin, den Teammitgliedern Antworten auf drei Fragen zu geben: Woran habe ich gestern gearbeitet? Woran werde ich heute arbeiten? Welche Probleme blockieren mich?

Die oben genannten Bereiche und Beispiele haben eines gemeinsam - die Bedeutung der zunehmenden Digitalisierung. Fernarbeit und Infrastrukturkapazitäten werden zusammen mit der zunehmenden Einführung elektronischer Transaktionen Ihre Widerstandsfähigkeit radikal verbessern.

Die Verwendung elektronischer Rechnungen ist eine der schnellsten und effektivsten Möglichkeiten, Ihre Prozesse zu verbessern, sei es in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, im Rechnungswesen oder sogar bei der Ausgabenanalyse.

1. Erhalten Sie Zugang zur elektronischen Rechnungsstellung. PEPPOL ist das führende E-Invoicing-Netzwerk in Europa und darüber hinaus. Es wird von den meisten E-Invoice-Betreibern unterstützt und gewährleistet einen einfachen Austausch von E-Invoices zwischen Unternehmen und Organisationen. Melden Sie sich kostenlos bei Qvalia an und legen Sie in wenigen Minuten los.

2. Registrieren Sie eine PEPPOL ID, die eindeutige e-Rechnungsadresse Ihres Unternehmens. Qvalia dient als Ihr Posteingang, und Sie können ein- und ausgehende Rechnungen ganz einfach auf einer Plattform verwalten. Hier finden Sie weitere Informationen zum Einrichten Ihrer PEPPOL ID.

3. Informieren Sie Ihre Lieferanten über Ihre E-Invoice-Adresse. Um Ihren digitalen Input zu maximieren und Ihre Prozesse zukunftssicher zu machen, empfehlen wir Ihnen dringend, zu kommunizieren, dass Sie nur elektronische Rechnungen verwalten werden.

4. Integrieren Sie mit Ihrem ERP. Qvalia bietet Integrationen über SFTP und API. Kontaktieren Sie uns, damit wir Ihnen und Ihrer IT-Abteilung bei einer schnellen Einrichtung helfen können.

5. Aktivieren Sie die automatische Rechnungsvalidierung. Verringern Sie die manuelle Arbeit und verbessern Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mit Invoice Shield, einer integrierten Funktion zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung auf der Qvalia-Plattform. Die Kosten sind vollständig transaktionsbasiert. Erfahren Sie mehr über Invoice Shield.

6. Überwachen Sie Ihre Lieferanten mit Supplier Manager. Halten Sie Ihr Lieferantenbuch automatisch auf dem neuesten Stand und reduzieren Sie das Risiko veralteter Informationen oder von Geschäften mit insolventen oder auf der schwarzen Liste stehenden Unternehmen. Supplier Manager überwacht und aktualisiert Ihre Lieferantendaten.