Sådan opbygger du en robust finansfunktion

Ved at tage disse tre trin op, vil du være bedre i stand til at tilpasse dit team og øge din modstandsdygtighed hurtigt:

At bevare adgangen til finansdata og sikre muligheden for at behandle transaktioner er topprioriteter.

Sikre dine fakturahåndteringsrutiner. Indgående indkøbsfakturaer på papir og i PDF-format vil være et stort problem i en tid med omfattende fjernarbejde. Hvis du ikke kan besøge din postkasse på kontoret, vil håndteringen af de mest almindelige opgaver være en udfordring:

Mange virksomheder og organisationer er afhængige af tredjepartsleverandører til tjenester som f.eks. fakturascanning og OCR. Ved at reducere afhængigheden af disse tjenester mindsker du risikoen for, at du ikke kan administrere de centrale kreditorfunktioner internt.

Dine processer er meget sårbare, hvis dine tjenesteudbydere ikke kan leve op til aftalen (det er en sand historie - det var det, der skete med et stort rumænsk scanningscenter, som blev sat i karantæne i marts 2020).

E-fakturering er en yderst effektiv måde at eliminere behovet for scanning og analog datahåndtering på.

E-faktura er afgørende for, at virksomheder kan sikre deres transaktioner. Fuldt digitale formater forbedrer økonomiteamets modstandsdygtighed. De vil hjælpe med at sikre forretningens fremdrift, selv i ekstraordinære situationer, som f.eks. de landsdækkende karantæner, vi så under COVID-pandemien.

Du skal vurdere din evne til at øge din brug af e-fakturaer i kreditor- og debitorprocesser.

Dit økonomiteam skal tage sig af alle manuelle arbejdsopgaver. De fleste procestrin kan forbedres og automatiseres, men bæredygtig automatisering kræver solide digitale data. Du skal identificere flaskehalse i manuelle arbejdsopgaver og analoge oplysninger i din specifikke proces.

De mest almindelige manuelle arbejdsopgaver:

Dine systemer og økonomiske data skal være tilgængelige overalt, 24/7. Vurder din tilgængelighed, og tilpas den til behovene hos distribuerede teams. Succesfuldt fjernarbejde handler ikke kun om teknologi, men også om rutiner.

Du skal sikre dig, at alle centrale økonomisystemer, herunder software til regnskab, kreditorer, fakturering osv. er tilgængelige på afstand. Det er normalt ikke noget problem, hvis man allerede bruger cloud-baserede værktøjer.

Hvis dine kernesystemer er hostet lokalt på et firmanetværk, skal du sikre dig, at dit team har adgang til et virtuelt privat netværk (VPN). Hvis ikke, skal du bede om det fra IT.

Problemer med tilgængelighed er relateret til godkendelsesopsætninger og hierarkier. Har du en nødløsning for adgang til bankkonti, skattemyndigheder og andre forretningsrelaterede offentlige tjenester? Identificer svagheder i din opsætning i tilfælde af f.eks. sygefravær eller force majeure.

Forsøm ikke datasikkerheden. Til VPN-fjernadgang anbefales en stærk metode til brugergodkendelse. Adgangskoder skal være stærke og tilfældige, og helst med to-faktor-autentificering.

Teamene skal kunne kommunikere problemfrit og have adgang til alle systemer fra fjernadgang. Lær af udviklermiljøet, som har brugt og finjusteret rutiner for fjernarbejde i årevis.

Gennemgå brugervenlige teamkommunikationsværktøjer som Slack eller Teams for at opretholde en dynamisk dialog, uanset hvor dine teammedlemmer befinder sig.

Implementer en daglig standup-rutine for dit distribuerede finansteam - et kort virtuelt briefingmøde, hvor alle teammedlemmer giver en opdatering om de daglige opgaver om morgenen. En almindelig model er baseret på at give teammedlemmerne svar på tre spørgsmål: Hvad arbejdede jeg på i går? Hvad arbejder jeg på i dag? Hvilke problemer blokerer mig?

Ovenstående områder og eksempler har én ting til fælles - vigtigheden af øget digitalisering. Fjernarbejde og infrastrukturkapacitet sammen med øget anvendelse af elektroniske transaktioner vil forbedre din modstandsdygtighed radikalt.

Brugen af elektroniske fakturaer er en af de hurtigste og mest effektive måder at forbedre dine processer på, uanset om det er inden for kreditor- og debitorbogholderi, regnskab eller endda udgiftsanalyser.

1. Få adgang til e-fakturering. Peppol er det mest fleksible og hurtigst voksende forretningsnetværk. Det understøttes af de fleste e-fakturaoperatører og sikrer nem udveksling af e-fakturaer mellem virksomheder og organisationer. Tilmeld dig Qvalia gratis og kom i gang på få minutter. Et betalt abonnement er nødvendigt for at få adgang til alle funktioner.

2. Registrer en Peppol ID, din organisations unikke e-fakturaadresse. Det er nødvendigt for at modtage e-fakturaer og andre forretningsdokumenter. Qvalia fungerer som din indbakke, og du kan nemt administrere indgående og udgående fakturaer på én platform.

3. Oplys dine leverandører om din e-fakturaadresse. For at maksimere jeres digitale input og fremtidssikre jeres processer anbefaler vi kraftigt, at I kommunikerer, at kun e-fakturaer vil blive håndteret.

4. Integrer med din ERP. Qvalia leverer integrationer via SFTP og API. Kontakt os for at hjælpe dig og din IT-afdeling med en hurtig opsætning.

5. Aktivér automatisk fakturavalidering. fakturahåndtering Den automatiske validering af fakturaer, som er en indbygget automatiseringsfunktion i Qvalia-platformen, reducerer hurtigt det manuelle arbejde og forbedrer overholdelsen af lovgivningen. Omkostningerne er fuldt transaktionsbaserede. Få mere at vide om fakturahåndtering.

6. Overvåg dine leverandører med leverandørstyring. Hold din leverandørbog automatisk opdateret, og reducer risikoen for forældede oplysninger eller for at gøre forretninger med insolvente eller sortlistede virksomheder. leverandørstyring overvåger og opdaterer dine leverandørdata.