Sådan opbygger du en robust finansfunktion

Ved at tage disse tre trin op, vil du være bedre i stand til at tilpasse dit team og øge din modstandsdygtighed hurtigt:

At bevare adgangen til finansielle data og sikre mulighederne for at behandle transaktioner skal være en topprioritet.

Sikre dine fakturahåndteringsrutiner. Indgående indkøbsfakturaer på papir og i PDF-format vil være et stort problem i en tid med omfattende fjernarbejde. Hvis du ikke kan besøge din postkasse på kontoret, vil håndteringen af de mest almindelige opgaver være en udfordring:

Mange virksomheder og organisationer er afhængige af tredjepartsleverandører til tjenester som f.eks. fakturascanning og OCR. Ved at reducere afhængigheden af disse tjenester mindsker du risikoen for, at du ikke kan administrere de centrale kreditorfunktioner internt.

Dine processer er meget sårbare, hvis dine tjenesteudbydere ikke kan leve op til aftalen (det er en sand historie - det var det, der skete med et stort rumænsk scanningscenter, som blev sat i karantæne i marts 2020).

E-fakturering er en yderst effektiv måde at eliminere behovet for scanning og analog datahåndtering på.

Udfør en imaginær stresstest af din salgsproces - og implicit også af din kundes interne rutiner for kreditorbetaling. Den hurtigste løsning er at øge brugen af e-fakturering.

Det er vigtigt for virksomheder at indføre e-fakturaer for at sikre deres transaktioner. Fuldt digitale formater forbedrer økonomiteamets modstandsdygtighed og er med til at sikre virksomhedens fremdrift. Selv i ekstraordinære situationer, som f.eks. de landsdækkende karantæner, vi har set i den seneste tid.

Du skal vurdere din evne til at øge brugen af e-fakturaer, både i kreditor- og debitorprocesser.

Alle manuelle arbejdsopgaver kræver opmærksomhed fra dit økonomiteam. De fleste procestrin kan forbedres og automatiseres, men en bæredygtig automatisering kræver solide digitale data. Du er nødt til at identificere flaskehalse i manuelle arbejdsopgaver og analoge oplysninger i din specifikke proces.

De mest almindelige manuelle arbejdsopgaver:

Dine systemer og finansielle data skal være tilgængelige overalt, 24/7. Vurder din tilgængelighed, og tilpas dig til behovene hos distribuerede teams. Succesfuldt fjernarbejde er ikke kun et spørgsmål om teknologi, men også et spørgsmål om rutiner.

Du skal sikre, at alle centrale finanssystemer er tilgængelige på afstand: software til regnskab, kreditorbogholderi, fakturering osv. Normalt er det ikke noget problem, hvis der allerede er cloud-baserede værktøjer i brug.

Hvis dine kernesystemer er hostet lokalt på et virksomhedsnetværk, skal du sørge for, at dit team har adgang til et virtuelt privat netværk (VPN). Anmod om dette fra IT-afdelingen, hvis det ikke er tilfældet.

I forbindelse med tilgængelighed er der problemer med godkendelsesopsætninger og hierarkier. Har du en nødløsning for adgang til bankkonti, skattemyndigheder og andre virksomhedsrelaterede offentlige tjenester? Identificer svagheder i din opsætning i tilfælde af f.eks. sygefravær eller karantæner.

Forsømmelse af datasikkerheden må ikke forsømmes. For VPN-fjernadgang anbefales det stærkt at bruge en stærk brugergodkendelsesmetode. Adgangskoder skal være stærke og randomiserede og helst med to-faktor-godkendelse.

Teamene skal kunne kommunikere problemfrit og have adgang til alle systemer fra fjernadgang. Lær af udviklermiljøet, som har brugt og finjusteret rutiner for fjernarbejde i årevis.

Gennemgå brugervenlige teamkommunikationsværktøjer som Slack eller Teams for at opretholde en dynamisk dialog, uanset hvor dit team befinder sig.

Implementer en daglig standup-rutine for dit distribuerede finansteam - et kort virtuelt briefingmøde, hvor alle teammedlemmer giver en opdatering om de daglige opgaver om morgenen. En almindelig model er baseret på at give teammedlemmerne svar på tre spørgsmål: Hvad arbejdede jeg på i går? Hvad arbejder jeg på i dag? Hvilke problemer blokerer mig?

Ovenstående områder og eksempler har én ting til fælles - vigtigheden af øget digitalisering. Fjernarbejde og infrastrukturkapacitet sammen med øget anvendelse af elektroniske transaktioner vil forbedre din modstandsdygtighed radikalt.

Brugen af elektroniske fakturaer er en af de hurtigste og mest effektive måder at forbedre dine processer på, uanset om det er inden for kreditor- og debitorbogholderi, regnskab eller endda udgiftsanalyser.

1. Få adgang til e-fakturering. PEPPOL er det dominerende e-faktureringsnetværk i og uden for Europa. Det understøttes af de fleste e-fakturaoperatører og sikrer en nem udveksling af e-fakturaer mellem virksomheder og organisationer. Tilmeld dig gratis til Qvalia og kom i gang på få minutter.

2. Registrer en PEPPOL ID, din organisations unikke e-fakturaadresse. Qvalia fungerer som din indbakke, og du kan nemt håndtere indgående og udgående fakturaer på én platform. Her er flere oplysninger om, hvordan du opretter din PEPPOL ID.

3. Oplys dine leverandører om din e-fakturaadresse. For at maksimere jeres digitale input og fremtidssikre jeres processer anbefaler vi kraftigt, at I kommunikerer, at kun e-fakturaer vil blive håndteret.

4. Integrer med din ERP. Qvalia tilbyder integrationer via SFTP og API. Kontakt os, så vi kan hjælpe dig og din it-afdeling med en hurtig opsætning.

5. Aktivér automatisk fakturavalidering. Reducer det manuelle arbejde og overhold lovgivningen hurtigt med fakturahåndtering, en indbygget automatiseringsfunktion til kreditorbogholderi på Qvalia-platformen. Omkostningerne er fuldt transaktionsbaserede. Læs mere om fakturahåndtering.

6. Overvåg dine leverandører med leverandørstyring. Hold din leverandørbog automatisk opdateret, og reducer risikoen for forældede oplysninger eller for at gøre forretninger med insolvente eller sortlistede virksomheder. leverandørstyring overvåger og opdaterer dine leverandørdata.