كيفية بناء وظيفة مالية قادرة على التكيف

من خلال اتباع هذه الخطوات الثلاث، ستكون في وضع أفضل لتكييف فريقك وزيادة قدرتك على التكيف بسرعة:

يُعد الحفاظ على إمكانية الوصول إلى البيانات المالية وتأمين القدرات اللازمة لمعالجة المعاملات من الأولويات القصوى.

قم بتأمين إجراءات إدارة الفواتير الخاصة بك. ستشكل فواتير الشراء الواردة على الورق أو بصيغة PDF مشكلة كبيرة في أوقات العمل عن بُعد على نطاق واسع. فإذا لم تتمكن من الوصول إلى صندوق بريد مكتبك، فسيصبح إنجاز المهام الأكثر بساطة تحديًا:

تعتمد العديد من الشركات والمؤسسات على مزودي خدمات خارجيين لتقديم خدمات مثل مسح الفواتير ضوئيًا والتعرف الضوئي على الحروف (OCR). ومن خلال تقليل الاعتماد على هذه الخدمات، ستقلل من تعرضك لمخاطر عدم القدرة على إدارة المهام الأساسية المتعلقة بالحسابات الدائنة داخليًّا.

ستصبح عملياتك معرضة للخطر بشكل كبير إذا لم يتمكن مزودي الخدمة من الالتزام بشروط الاتفاقية (قصة حقيقية – وهذا ما حدث لأحد مراكز المسح الضوئي الكبيرة التي تتخذ من رومانيا مقراً لها، والتي تم عزلها في مارس 2020).

تعد الفواتير الإلكترونية وسيلة فعالة للغاية للتخلص من الحاجة إلى المسح الضوئي وإدارة البيانات التقليدية.

يعد اعتماد الفواتير الإلكترونية أمرًا ضروريًا للشركات من أجل تأمين معاملاتها. وتساهم التنسيقات الرقمية بالكامل في تعزيز قدرة فريق الشؤون المالية على التكيف. كما أنها تساعد في الحفاظ على زخم الأعمال، حتى في الظروف الاستثنائية، مثل إجراءات الحجر الصحي على مستوى البلاد التي شهدناها خلال جائحة كوفيد.

يجب عليك تقييم قدرتك على زيادة استخدام الفواتير الإلكترونية في عمليات الحسابات الدائنة والحسابات المدينة.

يجب على فريق الشؤون المالية لديك الاهتمام بكل مهمة من المهام اليدوية. يمكن تحسين معظم خطوات العملية وأتمتتها، لكن الأتمتة المستدامة تتطلب بيانات رقمية موثوقة. يجب عليك تحديد نقاط الاختناق في المهام اليدوية والمعلومات غير الرقمية في عمليتك المحددة.

أكثر المهام اليدوية شيوعًا:

يجب أن تكون أنظمتك وبياناتك المالية متاحة من أي مكان وعلى مدار الساعة. قم بتقييم مدى سهولة الوصول إلى هذه الأنظمة وتكييفها مع احتياجات الفرق المنتشرة في أماكن مختلفة. إن نجاح العمل عن بُعد لا يقتصر على التكنولوجيا فحسب، بل يتعلق أيضًا بالروتين اليومي.

يجب عليك التأكد من إمكانية الوصول عن بُعد إلى جميع الأنظمة المالية الأساسية، بما في ذلك برامج المحاسبة، وحسابات الدفع، وإصدار الفواتير، وما إلى ذلك. وعادةً ما لا يمثل ذلك مشكلة إذا كانت الأدوات المستندة إلى السحابة قيد الاستخدام بالفعل.

إذا كانت أنظمتك الأساسية مستضافة محليًا على شبكة الشركة، فتأكد من أن فريقك يمكنه الوصول إلى شبكة خاصة افتراضية (VPN). وإذا لم يكن الأمر كذلك، فاطلب ذلك من قسم تكنولوجيا المعلومات.

ترتبط المسائل المتعلقة بإمكانية الوصول بإجراءات الموافقة والهرميات الإدارية. هل لديك خطة بديلة للوصول إلى الحسابات المصرفية والسلطات الضريبية والخدمات الحكومية الأخرى ذات الصلة بالأعمال؟ حدد نقاط الضعف في نظامك تحسبًا لحدوث حالات مثل الإجازة المرضية أو القوة القاهرة.

لا تهمل أمن البيانات. بالنسبة للوصول عن بُعد عبر شبكة VPN، يُنصح بشدة باستخدام طريقة قوية لمصادقة المستخدم. يجب أن تكون كلمات المرور قوية وعشوائية، ويفضل أن تكون مصحوبة بمصادقة ثنائية.

يجب أن تتمكن الفرق من التواصل بسلاسة، بالإضافة إلى قدرتها على الوصول إلى جميع الأنظمة عن بُعد. استفد من خبرات مجتمع المطورين، الذي استخدم أنماط العمل عن بُعد وقام بتحسينها على مدار سنوات.

استكشف أدوات التواصل الجماعي سهلة الاستخدام مثل Slack أو Teams للحفاظ على حوار تفاعلي أينما كان أعضاء فريقك.

قم بتطبيق روتين اجتماعات "الوقوف اليومية" لفريقك الموزع في مجال التمويل – وهو اجتماع إحاطة افتراضي قصير يُقدم فيه كل عضو في الفريق تحديثًا عن مهامه اليومية في الصباح. ويستند النموذج الشائع إلى مطالبة أعضاء الفريق بالإجابة على ثلاثة أسئلة: ما الذي عملت عليه أمس؟ ما الذي أعمل عليه اليوم؟ ما هي المشكلات التي تعيقني؟

تشترك المجالات والأمثلة المذكورة أعلاه في نقطة واحدة، وهي أهمية تعزيز الرقمنة. فمن شأن العمل عن بُعد وقدرات البنية التحتية، إلى جانب التوسع في استخدام المعاملات الإلكترونية، أن تحسّن قدرتك على الصمود بشكل جذري.

يُعد استخدام الفواتير الإلكترونية إحدى أسرع الطرق وأكثرها فعالية لتحسين عملياتك، سواء كان ذلك في مجال الحسابات الدائنة أو الحسابات المدينة أو المحاسبة أو حتى تحليل الإنفاق.

1. احصل على إمكانية استخدام الفواتير الإلكترونية. تُعد Peppol شبكة الأعمال الأكثر مرونة والأسرع نموًا. وهي مدعومة من قبل معظم مشغلي خدمات الفواتير الإلكترونية، وتضمن التبادل السهل للفواتير الإلكترونية بين الشركات والمؤسسات. قم بالتسجيل في Qvalia مجانًا وابدأ في غضون دقائق. يلزم الاشتراك المدفوع للوصول إلى جميع الميزات.

2. قم بتسجيل Peppol ID، وهو العنوان الفريد الخاص بمؤسستك لتلقي الفواتير الإلكترونية. وهذا أمر ضروري لتلقي الفواتير الإلكترونية والمستندات التجارية الأخرى. تعمل Qvalia كصندوق بريد وارد خاص بك، وستتمكن من إدارة الفواتير الواردة والصادرة بسهولة من خلال منصة واحدة.

3. أبلغ مورديك بعنوان بريدك الإلكتروني الخاص بالفواتير. ولتحقيق أقصى استفادة من عملياتك الرقمية وضمان استمرارية عملياتك في المستقبل، نوصيك بشدة بإبلاغهم بأنك لن تتعامل إلا مع الفواتير الإلكترونية.

4. التكامل مع نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الخاص بك. توفر Qvalia إمكانية التكامل عبر SFTP وواجهة برمجة التطبيقات (API). اتصل بنا لمساعدتك أنت وقسم تكنولوجيا المعلومات لديك في إجراء الإعداد بسرعة.

5. قم بتفعيل ميزة التحقق التلقائي من الفواتير. تعمل ميزة "Invoice Shield"، وهي ميزة مدمجة في منصة Qvalia لأتمتة حسابات الدفع، على تقليل الأعمال اليدوية بسرعة وتحسين الامتثال القانوني. وتستند التكلفة بالكامل إلى عدد المعاملات. تعرف على المزيد عن ميزة "Invoice Shield".

6. راقب مورديك باستخدام "مدير الموردين". حافظ على تحديث سجل الموردين تلقائيًا وقلل من مخاطر استخدام معلومات قديمة أو التعامل مع شركات معسرة أو مدرجة على القائمة السوداء. يقوم "مدير الموردين" بمراقبة بيانات الموردين وتحديثها.