Comment construire une fonction financière résiliente

En respectant ces trois étapes, vous serez mieux à même d'adapter votre équipe et d'accroître rapidement votre résilience :

Le maintien de l'accessibilité aux données financières et la sécurisation des capacités de traitement des transactions sont des priorités absolues.

Sécurisez vos routines de gestion des factures. Les factures d'achat entrantes sur papier et au format PDF constitueront un problème important en période de travail à distance intensif. Si vous ne pouvez pas vous rendre dans la boîte aux lettres de votre bureau, la gestion des tâches les plus ordinaires sera un défi :

De nombreuses entreprises et organisations font appel à des fournisseurs tiers pour des services tels que la numérisation des factures et l'OCR. En réduisant la dépendance à l'égard de ces services, vous diminuerez votre exposition au risque de ne pas être en mesure de gérer les fonctions essentielles de la comptabilité fournisseurs en interne.

Vos processus sont très vulnérables si vos fournisseurs de services ne peuvent pas respecter l'accord (histoire vraie - c'est ce qui est arrivé à un grand centre de numérisation basé en Roumanie qui a été mis en quarantaine en mars 2020).

e-facturation est un moyen très efficace d'éliminer le besoin de numérisation et de gestion des données analogiques.

E-facture Il est essentiel pour les entreprises de sécuriser leurs transactions. Les formats entièrement digitale améliorent la résilience de l'équipe financière. Ils contribueront à assurer la dynamique de l'entreprise, même dans des situations extraordinaires, telles que les quarantaines nationales observées lors de la pandémie de grippe aviaire.

Vous devez évaluer votre capacité à accroître l'utilisation des factures électroniques dans les processus de comptabilité fournisseurs et clients.

Votre équipe financière doit s'occuper de chaque tâche manuelle. La plupart des étapes du processus peuvent être améliorées et automatisées, mais une automatisation durable nécessite de solides données digitale . Vous devez identifier les goulets d'étranglement dans les tâches manuelles et les informations analogiques dans votre processus spécifique.

Les tâches manuelles les plus courantes :

Vos systèmes et vos données financières doivent être accessibles de partout, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Évaluez votre accessibilité et adaptez-vous aux besoins des équipes distribuées. La réussite du travail à distance n'est pas qu'une question de technologie, c'est aussi une question de routine.

Vous devez vous assurer que tous les systèmes financiers de base, y compris les logiciels de comptabilité, les comptes fournisseurs, la facturation, etc. sont accessibles à distance. En général, cela ne pose pas de problème si des outils basés sur l'informatique en nuage sont déjà utilisés.

Si vos systèmes principaux sont hébergés localement sur un réseau d'entreprise, assurez-vous que votre équipe peut accéder à un réseau privé virtuel (VPN). Si ce n'est pas le cas, demandez-le au service informatique.

Les problèmes d'accessibilité sont liés aux configurations et aux hiérarchies d'approbation. Disposez-vous d'une solution de repli pour l'accès aux comptes bancaires, aux autorités fiscales et à d'autres services gouvernementaux liés à l'entreprise ? Identifiez les faiblesses de votre organisation en cas, par exemple, de congé de maladie ou de force majeure.

Ne négligez pas la sécurité des données. Pour l'accès VPN à distance, une méthode d'authentification forte de l'utilisateur est fortement recommandée. Les mots de passe doivent être forts et aléatoires, et de préférence avec une authentification à deux facteurs.

Les équipes doivent être en mesure de communiquer de manière transparente, en plus de pouvoir accéder à tous les systèmes à distance. Apprenez de la communauté des développeurs, qui utilise et peaufine les routines de travail à distance depuis des années.

Passez en revue les outils de communication d'équipe conviviaux tels que Slack ou Teams pour maintenir un dialogue dynamique où que se trouvent les membres de votre équipe.

Mettez en place une routine quotidienne pour votre équipe financière distribuée - une courte réunion d'information virtuelle où chaque membre de l'équipe fait le point sur les tâches quotidiennes le matin. Un modèle courant consiste à fournir aux membres de l'équipe des réponses à trois questions : Sur quoi ai-je travaillé hier ? Sur quoi est-ce que je travaille aujourd'hui ? Quels sont les problèmes qui me bloquent ?

Les domaines et les exemples ci-dessus ont un point commun : l'importance d'une numérisation accrue. Le travail à distance et les capacités d'infrastructure, ainsi que l'adoption croissante des transactions électroniques, amélioreront radicalement votre résilience.

L'utilisation de factures électroniques est l'un des moyens les plus rapides et les plus efficaces d'améliorer vos processus, qu'il s'agisse des comptes fournisseurs, des comptes clients, de la comptabilité ou même de l'analyse des dépenses.

1. Obtenez l'accès à e-facturation . Peppol est le réseau commercial le plus flexible et celui qui connaît la croissance la plus rapide. Il est pris en charge par la plupart des opérateurs E-facture et facilite l'échange de factures électroniques entre les entreprises et les organisations. Inscrivez-vous gratuitement à Qvalia et commencez à travailler en quelques minutes. Un abonnement payant est nécessaire pour accéder à toutes les fonctionnalités.

2. Enregistrez une adresse Peppol ID, l'adresse unique de votre organisation E-facture . Cette adresse est nécessaire pour recevoir des factures électroniques et d'autres documents commerciaux. Qvalia vous sert de boîte de réception et vous permet de gérer facilement les factures entrantes et sortantes sur un seul site plateforme.

3. Informez vos fournisseurs de votre adresse E-facture . Pour maximiser votre contribution à digitale et assurer la pérennité de vos processus, nous vous recommandons vivement de faire savoir que seules les factures électroniques seront gérées.

4. Intégrez votre ERP. Qvalia propose des intégrations via SFTP et API. Contactez-nous pour vous aider, vous et votre département informatique, à mettre en place une installation rapide.

5. Activer la validation automatique des factures. Invoice Shield, une fonction intégrée d'automatisation de la comptabilité fournisseurs sur Qvalia plateforme, réduit rapidement le travail manuel et améliore la conformité légale. Le coût est entièrement basé sur les transactions. En savoir plus sur Invoice Shield.

6. Surveillez vos fournisseurs avec Supplier Manager. Maintenez votre registre des fournisseurs automatiquement à jour et réduisez les risques d'informations obsolètes ou de relations commerciales avec des entreprises insolvables ou figurant sur une liste noire. Supplier Manager surveille et met à jour les données relatives à vos fournisseurs.