Ako vybudovať odolnú finančnú funkciu

Ak sa zameriate na tieto tri kroky, budete v lepšej pozícii, aby ste prispôsobili svoj tím a rýchlo zvýšili jeho odolnosť:

Zachovanie prístupnosti finančných údajov a zabezpečenie schopnosti spracovávať transakcie sú najvyššou prioritou.

Zabezpečte svoje rutiny správy faktúr. Prichádzajúce nákupné faktúry v papierovej forme a vo formáte PDF budú v čase rozsiahlej práce na diaľku predstavovať významný problém. Ak nemôžete navštíviť svoju poštovú schránku v kancelárii, vybavovanie tých najbežnejších úloh bude výzvou:

Mnohé spoločnosti a organizácie využívajú služby tretích strán, ako je skenovanie faktúr a OCR. Znížením závislosti od týchto služieb znížite riziko, že nebudete schopní spravovať základné funkcie účtovných záväzkov interne.

Vaše procesy sú veľmi zraniteľné, ak vaši poskytovatelia služieb nedokážu dodržať dohodu (skutočný príbeh – presne to sa stalo jednému veľkému rumunskému skenovaciemu centru, ktoré bolo v marci 2020 umiestnené do karantény).

Elektronická fakturácia je veľmi efektívny spôsob, ako eliminovať potrebu skenovania a analógového spravovania údajov.

Pre podniky je zavedenie elektronických faktúr nevyhnutné na zabezpečenie ich transakcií. Plne digitálne formáty zvyšujú odolnosť finančného tímu. Pomáhajú zabezpečiť dynamiku podnikania aj v mimoriadnych situáciách, ako napríklad celoštátna karanténa, ktorú sme zažili počas pandémie COVID.

Musíte posúdiť svoju schopnosť zvýšiť využívanie elektronických faktúr v procesoch účtovania pohľadávok a záväzkov.

Váš finančný tím sa musí venovať každej manuálnej úlohe. Väčšinu krokov procesu je možné vylepšiť a automatizovať, ale udržateľná automatizácia vyžaduje spoľahlivé digitálne údaje. Musíte identifikovať úzke miesta v manuálnych úlohách a analógové informácie vo vašom konkrétnom procese.

Najbežnejšie manuálne pracovné úlohy:

Vaše systémy a finančné údaje musia byť dostupné odkiaľkoľvek, 24 hodín denne, 7 dní v týždni. Posúďte svoju dostupnosť a prispôsobte sa potrebám distribuovaných tímov. Úspešná práca na diaľku nie je len otázkou technológie, ale aj rutiny.

Musíte zabezpečiť, aby všetky základné finančné systémy, vrátane softvéru pre účtovníctvo, pohľadávky, fakturáciu atď., boli dostupné na diaľku. Zvyčajne to nie je problém, ak už používate cloudové nástroje.

Ak sú vaše hlavné systémy hostované lokálne v podnikovej sieti, zabezpečte, aby mal váš tím prístup k virtuálnej súkromnej sieti (VPN). Ak tomu tak nie je, požiadajte o to oddelenie IT.

Problémy súvisiace s dostupnosťou sa týkajú nastavení schvaľovania a hierarchií. Máte záložný plán pre prístup k bankovému účtu, daňovým úradom a iným vládnym službám súvisiacim s podnikaním? Identifikujte slabé miesta vo vašom nastavení v prípade napríklad pracovnej neschopnosti alebo vyššej moci.

Nezanedbávajte bezpečnosť údajov. Pre vzdialený prístup cez VPN sa dôrazne odporúča použiť silnú metódu overovania používateľov. Heslá musia byť silné a náhodné, najlepšie s dvojfaktorovým overovaním.

Tímy musia byť schopné plynule komunikovať a mať vzdialený prístup ku všetkým systémom. Inšpirujte sa komunitou vývojárov, ktorá už roky využíva a zdokonaľuje postupy vzdialenej práce.

Prezrite si užívateľsky prívetivé nástroje na komunikáciu v tíme, ako sú Slack alebo Teams, aby ste mohli udržiavať dynamický dialóg bez ohľadu na to, kde sa členovia vášho tímu nachádzajú.

Zavádzajte každodennú rutinu pre váš distribuovaný finančný tím – krátke virtuálne informačné stretnutie, na ktorom každý člen tímu ráno poskytuje aktualizáciu denných úloh. Bežný model je založený na poskytovaní odpovedí na tri otázky členom tímu: Na čom som včera pracoval? Na čom pracujem dnes? Aké problémy mi bránia v práci?

Vyššie uvedené oblasti a príklady majú jedno spoločné – dôležitosť zvýšenej digitalizácie. Vzdialená práca a infraštruktúrne kapacity spolu so zvýšeným využívaním elektronických transakcií radikálne zlepšia vašu odolnosť.

Používanie elektronických faktúr je jedným z najrýchlejších a najúčinnejších spôsobov, ako zlepšiť vaše procesy, či už ide o účtovné záväzky, pohľadávky, účtovníctvo alebo dokonca analýzu výdavkov.

1. Získajte prístup k elektronickému fakturovaniu. Peppol je najflexibilnejšia a najrýchlejšie rastúca obchodná sieť. Podporuje ju väčšina prevádzkovateľov elektronického fakturovania a zabezpečuje jednoduchú výmenu elektronických faktúr medzi spoločnosťami a organizáciami. Zaregistrujte sa do Qvalia zadarmo a začnite za pár minút. Na prístup ku všetkým funkciám je potrebné platené predplatné.

2. Zaregistrujte si Peppol ID, jedinečnú adresu vašej organizácie pre elektronické faktúry. Je to potrebné na prijímanie elektronických faktúr a iných obchodných dokumentov. Qvalia slúži ako vaša schránka a na jednej platforme môžete ľahko spravovať prichádzajúce a odchádzajúce faktúry.

3. Informujte svojich dodávateľov o adrese pre elektronické faktúry. Aby ste maximalizovali digitálny vstup a zabezpečili budúcnosť svojich procesov, dôrazne odporúčame, aby ste oznámili, že budete spravovať iba elektronické faktúry.

4. Integrácia s vaším ERP. Qvalia poskytuje integrácie prostredníctvom SFTP a API. Kontaktujte nás, aby sme vám a vašemu IT oddeleniu pomohli s rýchlym nastavením.

5. Aktivujte automatické overovanie faktúr. Invoice Shield, integrovaná funkcia automatizácie účtovných záväzkov na platforme Qvalia, rýchlo znižuje manuálnu prácu a zlepšuje súlad s právnymi predpismi. Náklady sú úplne založené na transakciách. Získajte viac informácií o Invoice Shield.

6. Sledujte svojich dodávateľov pomocou nástroja Supplier Manager. Udržujte svoj register dodávateľov automaticky aktualizovaný a znížte riziko zastaraných informácií alebo obchodovania s insolventnými alebo na čiernej listine uvedenými spoločnosťami. Nástroj Supplier Manager sleduje a aktualizuje údaje o vašich dodávateľoch.