Økonomiteam må vurdere å revurdere prosessene sine for å opprettholde kjernefunksjoner og kontantstrøm i force majeure-tilstander. Her er noen råd til finansdirektører og økonomiteam om hvordan de kan styrke driften, beholde roen og fortsette.
Vi har erfart at overgangen fra normal drift til unntakstilstand kan komme som lyn fra klar himmel.
Den globale viruspandemien covid-19 endret rutinene og hverdagen til millioner av mennesker. Den påvirket også verdensøkonomien og de fleste aspekter av samfunnet. Bedrifter og organisasjoner måtte jobbe hardt for å tilpasse seg de nye forholdene.
Hovedprioriteten er å holde de ansatte trygge samtidig som driften opprettholdes.
Bransjer som reiseliv og hotell- og restaurantbransjen har blitt direkte berørt. Usikkerheten rundt covid-19 og konsekvensene av den krever imidlertid at alle virksomheter planlegger og handler gjennomtenkt - noen ganger til og med drastisk - fra sikring av leverandørkjeden til implementering av nye rutiner for avfallshåndtering, fra hånddesinfeksjonsmidler til retningslinjer for fjernarbeid.
Det handler om å opprettholde virksomheten som vanlig i en unntakstilstand.
Få forretningsområder er mer kritiske for en organisasjon enn de sentrale økonomifunksjonene; transaksjonsstyring og kontroll av kontantstrøm og kostnader.
Solide rutiner og riktig teknologi er avgjørende, spesielt under ekstraordinære hendelser.
Ved å ta tak i disse tre trinnene vil du være bedre i stand til å tilpasse teamet ditt og øke motstandskraften din raskt:
- Sikre sentrale finansfunksjoner
- Automatisere manuelle oppgaver
- Forbedre tilgjengelighet og rutiner for fjernarbeid
1. Sikre sentrale økonomifunksjoner
Å opprettholde tilgjengeligheten til finansdata og sikre muligheten til å behandle transaksjoner er topp prioritet.
Vurdere rutiner for fakturahåndtering
Sikre fakturahåndteringsrutinene dine. Innkommende innkjøpsfakturaer på papir og i PDF-format vil være et betydelig problem i tider med utstrakt fjernarbeid. Hvis du ikke kan besøke postkassen på kontoret, vil håndteringen av de mest vanlige oppgavene være en utfordring:
- Hvordan kan du få tilgang til bedriftens post i karantenetider?
- Hvor avhengige er dere av et fysisk sted for å håndtere salgs- og innkjøpsfakturaer?
- Kan eller bør du gi leverandørfakturateamet ditt utstyr for fakturaskanning?
Gjennomgå avhengigheter til tredjeparter
Mange bedrifter og organisasjoner er avhengige av tredjepartsleverandører for tjenester som fakturaskanning og OCR. Ved å redusere avhengigheten av disse tjenestene vil du redusere risikoen for ikke å kunne administrere viktige leverandørgjeldsfunksjoner internt.
Prosessene dine er svært sårbare hvis tjenesteleverandørene dine ikke kan leve opp til avtalen (sann historie - det var det som skjedde med et stort skanningssenter i Romania som ble satt i karantene i mars 2020).
E-fakturering er en svært effektiv måte å eliminere behovet for skanning og analog datahåndtering på.
Stresstest salgsprosessen din
- Hvordan er salgsfakturaprosessen din lagt opp?
- Hvor avhengige er kundene dine av fysisk fakturahåndtering eller tredjeparts tjenesteleverandører?
- Hvis kunden din sliter med å opprettholde driften (for eksempel på grunn av driftsstans hos en tredjepart), hvordan vil du da få betalt?
Øke bruken av e-faktura
E-faktura er avgjørende for at bedrifter skal kunne sikre transaksjonene sine. Fullstendig digitale formater gjør økonomiteamet mer robust. De vil bidra til å sikre fremdriften i virksomheten, selv i ekstraordinære situasjoner, som de landsomfattende karantenene vi så under covid-19-pandemien.
Dere må vurdere muligheten for å øke bruken av e-fakturaer i leverandørgjelds- og kundefordringsprosessene.
2. Automatisere økonomioppgaver
Økonomiteamet ditt må ta seg av alle manuelle arbeidsoppgaver. De fleste prosesstrinn kan forbedres og automatiseres, men bærekraftig automatisering krever solide digitale data. Du må identifisere flaskehalser i manuelle arbeidsoppgaver og analog informasjon i din spesifikke prosess.
De vanligste manuelle arbeidsoppgavene:
- Håndtering av papirfakturaer
- Skanning/OCR av papir-/PDF-fakturaer
- Bokføring: Manuell bokføring, manuell tilføyelse av dimensjoner, kostnadssteder, prosjektnumre
- Godkjenning: Manuell validering av pris og rabatter
- Avvikshåndtering: Kontakt med leverandører som følge av avvik, identifisering av duplikater, manglende referanser eller PO-nummer, manuell oppfølging av kredittfakturaer, manglende rutiner for håndtering av tvister
- Administrasjon av leverandørreskontro: Validering av nye leverandører, legge til leverandørinformasjon, legge til bankkontoer, mva-kontroll, kontroll av skatteattester, manuell kontroll av attester, kontrakter, prislister, manuell oppføring av svaradresser og kontaktpersoner
- Betaling: Manuell betalingshåndtering
- Rapportering av merverdiavgift: Registrering og overholdelse av merverdiavgift
3. Forbedre tilgjengelighet og rutiner for fjernarbeid
Systemene og økonomidataene dine må være tilgjengelige hvor som helst, 24/7. Vurder tilgjengeligheten og tilpass den til behovene til distribuerte team. Vellykket fjernarbeid handler ikke bare om teknologi, men også om rutiner.
Sikre tilgang til systemet
Du må sørge for at alle sentrale økonomisystemer, inkludert programvare for regnskap, leverandørgjeld, fakturering osv. er tilgjengelige eksternt. Vanligvis er ikke dette noe problem hvis skybaserte verktøy allerede er i bruk.
Hvis kjernesystemene dine ligger lokalt på et bedriftsnettverk, må du sørge for at teamet ditt har tilgang til et virtuelt privat nettverk (VPN). Hvis ikke, må du be om dette fra IT-avdelingen.
Problemer knyttet til tilgjengelighet er relatert til godkjenningsoppsett og hierarkier. Har du en reserveløsning for tilgang til bankkontoer, skattemyndigheter og andre forretningsrelaterte offentlige tjenester? Identifiser svakheter i oppsettet ditt i tilfelle for eksempel sykefravær eller force majeure.
Gjennomgå datasikkerhet
Ikke neglisjer datasikkerheten. For ekstern VPN-tilgang anbefales en sterk brukerautentiseringsmetode på det sterkeste. Passordene må være sterke og randomiserte, og helst med tofaktorautentisering.
Etablere rutiner for fjernarbeid
Teamene må kunne kommunisere sømløst, i tillegg til å ha tilgang til alle systemer eksternt. Lær av utviklermiljøet, som har brukt og finjustert rutiner for fjernarbeid i årevis.
Gå gjennom brukervennlige teamkommunikasjonsverktøy som Slack eller Teams for å opprettholde en dynamisk dialog uansett hvor teammedlemmene befinner seg.
Innfør en daglig standup-rutine for ditt distribuerte økonomiteam - et kort virtuelt orienteringsmøte der hvert teammedlem gir en oppdatering om de daglige oppgavene om morgenen. En vanlig modell er basert på å gi teammedlemmene svar på tre spørsmål: Hva jobbet jeg med i går? Hva jobber jeg med i dag? Hvilke problemer blokkerer meg?
Det er digitalisering som sikrer prosessene dine
Områdene og eksemplene ovenfor har én ting til felles - betydningen av økt digitalisering. Fjernarbeid og infrastrukturkapasiteter, sammen med økt bruk av elektroniske transaksjoner, vil forbedre motstandsdyktigheten din radikalt.
Bruk av elektroniske fakturaer er en av de raskeste og mest effektive måtene å forbedre prosessene dine på, enten det gjelder leverandørgjeld, kundefordringer, regnskap eller til og med utgiftsanalyser.
Hvordan komme i gang
1. Få tilgang til e-fakturering. Peppol er det mest fleksible og raskest voksende forretningsnettverket. Det støttes av de fleste e-fakturaoperatører og sikrer enkel utveksling av e-fakturaer mellom bedrifter og organisasjoner. Registrer deg gratis for Qvalia og kom i gang på få minutter. Et betalt abonnement er nødvendig for å få tilgang til alle funksjoner.
2. Registrer en Peppol ID, organisasjonens unike e-fakturaadresse. Dette er nødvendig for å motta e-fakturaer og andre forretningsdokumenter. Qvalia fungerer som innboksen din, og du kan enkelt håndtere innkommende og utgående fakturaer på én og samme plattform.
3. Informer leverandørene dine om e-fakturaadressen din. For å maksimere din digitale input og fremtidssikre prosessene dine, anbefaler vi på det sterkeste at du kommuniserer at kun e-fakturaer vil bli håndtert.
4. Integrer med ERP-systemet ditt. Qvalia tilbyr integrasjoner via SFTP og API. Kontakt oss for å hjelpe deg og IT-avdelingen din med et raskt oppsett.
5. Aktiver automatisk fakturavalidering. fakturahåndtering Qvalia har en innebygd automatiseringsfunksjon for leverandørgjeld, som raskt reduserer manuelt arbeid og forbedrer etterlevelsen av lover og regler. Kostnaden er fullstendig transaksjonsbasert. Finn ut mer om fakturahåndtering.
6. Overvåk leverandørene dine med leverandørstyring. Hold leverandørreskontroen automatisk oppdatert og reduser risikoen for utdatert informasjon eller for å gjøre forretninger med insolvente eller svartelistede selskaper. leverandørstyring overvåker og oppdaterer leverandørdataene dine.
Relaterte artikler
Selv om e-fakturering via nettverk som Peppol vokser, er bedrifter over hele verden fortsatt avhengige av PDF-fakturaer. Her er grunnen til at strukturerte data er viktige.
Ledelsesteam leter alltid etter måter å forbedre kontantstrømmen og leveringstidene og optimalisere produksjonslinjene. Når du oppnår raskere og mer ...
Virksomheters motstandsdyktighet handler om å sikre at virksomheten fortsetter som vanlig når det uventede skjer - eller i en unntakstilstand. På mange måter ...