Hvordan bygge en robust økonomifunksjon

Ved å ta tak i disse tre trinnene vil du være bedre i stand til å tilpasse teamet ditt og øke motstandskraften din raskt:

Å opprettholde tilgjengeligheten til finansdata og sikre evnen til å behandle transaksjoner må være en topprioritet.

Sikre fakturahåndteringsrutinene dine. Innkommende innkjøpsfakturaer på papir og i PDF-format vil være et betydelig problem i tider med utstrakt fjernarbeid. Hvis du ikke kan besøke postkassen på kontoret, vil håndteringen av de mest vanlige oppgavene være en utfordring:

Mange bedrifter og organisasjoner er avhengige av tredjepartsleverandører for tjenester som fakturaskanning og OCR. Ved å redusere avhengigheten av disse tjenestene vil du redusere risikoen for ikke å kunne administrere viktige leverandørgjeldsfunksjoner internt.

Prosessene dine er svært sårbare hvis tjenesteleverandørene dine ikke kan leve opp til avtalen (sann historie - det var det som skjedde med et stort skanningssenter i Romania som ble satt i karantene i mars 2020).

E-fakturering er en svært effektiv måte å eliminere behovet for skanning og analog datahåndtering på.

Utfør en tenkt stresstest av salgsprosessen din - og implisitt kundens interne rutiner for leverandørgjeld. Den raskeste løsningen er å øke bruken av e-fakturering.

Innføring av e-faktura er avgjørende for at bedrifter skal kunne sikre sine transaksjoner. Hel-digitale formater forbedrer økonomiteamets motstandskraft og vil bidra til å sikre fremdriften i virksomheten. Selv i ekstraordinære situasjoner, som de landsomfattende karantene vi har sett den siste tiden.

Du må vurdere din evne til å øke bruken av e-faktura, både i leverandør- og kundefordringer.

Alle manuelle arbeidsoppgaver krever økonomiteamets oppmerksomhet. De fleste prosesstrinn kan forbedres og automatiseres, men bærekraftig automatisering krever solide digitale data. Du må identifisere flaskehalser av manuelle arbeidsoppgaver og analog informasjon i din spesifikke prosess.

De vanligste manuelle arbeidsoppgavene:

Dine systemer og finansielle data må være tilgjengelige fra hvor som helst, 24/7. Vurder tilgjengeligheten din og tilpass deg behovene til distribuerte team. Vellykket fjernarbeid handler ikke bare om teknologi, men også om rutiner.

Du må sikre at alle sentrale økonomisystemer er tilgjengelige eksternt: programvare for regnskap, leverandørgjeld, fakturering osv. Vanligvis er det ikke noe problem hvis skybaserte verktøy allerede er i bruk.

Hvis kjernesystemene dine ligger lokalt på et bedriftsnettverk, må du sørge for at teamet ditt har tilgang til et virtuelt privat nettverk (VPN). Be om dette fra IT-avdelingen hvis dette ikke er tilfelle.

Relatert til tilgjengelighet er spørsmål om godkjenningsoppsett og hierarkier. Har du en reserveløsning for tilgang til bankkontoer, skattemyndigheter og andre virksomhetsrelaterte offentlige tjenester? Identifiser svakheter i oppsettet ditt i tilfelle for eksempel sykefravær eller karantene.

Ikke forsøm datasikkerheten. For ekstern VPN-tilgang anbefales en sterk brukerautentiseringsmetode på det sterkeste. Passordene må være sterke og randomiserte og helst med tofaktorautentisering.

Teamene må kunne kommunisere sømløst, i tillegg til å ha tilgang til alle systemer eksternt. Lær av utviklermiljøet, som har brukt og finjustert rutiner for fjernarbeid i årevis.

Gjennomgå brukervennlige teamkommunikasjonsverktøy som Slack eller Teams for å opprettholde en dynamisk dialog uansett hvor teamet ditt befinner seg.

Innfør en daglig standup-rutine for ditt distribuerte økonomiteam - et kort virtuelt orienteringsmøte der hvert teammedlem gir en oppdatering om de daglige oppgavene om morgenen. En vanlig modell er basert på å gi teammedlemmene svar på tre spørsmål: Hva jobbet jeg med i går? Hva jobber jeg med i dag? Hvilke problemer blokkerer meg?

Områdene og eksemplene ovenfor har én ting til felles - betydningen av økt digitalisering. Fjernarbeid og infrastrukturkapasiteter, sammen med økt bruk av elektroniske transaksjoner, vil forbedre motstandsdyktigheten din radikalt.

Bruk av elektroniske fakturaer er en av de raskeste og mest effektive måtene å forbedre prosessene dine på, enten det gjelder leverandørgjeld, kundefordringer, regnskap eller til og med utgiftsanalyser.

1. Få tilgang til e-fakturering. PEPPOL er det dominerende e-faktureringsnettverket i og utenfor Europa. Det støttes av de fleste e-fakturaoperatører og sikrer enkel utveksling av e-fakturaer mellom bedrifter og organisasjoner. Registrer deg gratis hos Qvalia og kom i gang på få minutter.

2. Registrer en PEPPOL ID, organisasjonens unike e-fakturaadresse. Qvalia fungerer som innboksen din, og du kan enkelt administrere innkommende og utgående fakturaer på én og samme plattform. Her finner du mer informasjon om hvordan du konfigurerer PEPPOL ID.

3. Informer leverandørene dine om e-fakturaadressen din. For å maksimere din digitale input og fremtidssikre prosessene dine, anbefaler vi på det sterkeste at du kommuniserer at kun e-fakturaer vil bli håndtert.

4. Integrer med ERP-systemet ditt. Qvalia tilbyr integrasjoner via SFTP og API. Kontakt oss slik at vi kan hjelpe deg og din IT-avdeling med et raskt oppsett.

5. Aktiver automatisk fakturavalidering. Reduser det manuelle arbeidet og forbedre samsvaret med lover og regler raskt med fakturahåndtering, en innebygd funksjon for automatisering av leverandørreskontro i Qvalia-plattformen. Kostnaden er fullstendig transaksjonsbasert. Les mer om fakturahåndtering.

6. Overvåk leverandørene dine med leverandørstyring. Hold leverandørreskontroen automatisk oppdatert og reduser risikoen for utdatert informasjon eller for å gjøre forretninger med insolvente eller svartelistede selskaper. leverandørstyring overvåker og oppdaterer leverandørdataene dine.