Een gids voor zakelijke documenten in het Peppol-netwerk

Het Peppol-netwerk maakt efficiëntere en consistentere internationale transacties mogelijk, en daarom kiezen zoveel bedrijven voor dit nieuwe systeem voor B2B-communicatie via e-commerce. 

Dit heeft er ook toe geleid dat veel bedrijven al snel hebben geleerd hoe ze het netwerk optimaal kunnen benutten, bijvoorbeeld door financiële platforms in te zetten die Peppol-toegangspunten ondersteunen en door zich te verdiepen in de werking van het netwerk. 

Een van de meest gestelde vragen is hoe de verschillende soorten berichten in Peppol werken en welke soorten transacties en bedrijfsdocumenten kunnen worden uitgewisseld. Alle berichten die via het Peppol-netwerk worden verzonden, zijn opgebouwd uit een XML-bestandsformaat dat is ondertekend met een Peppol ID, varieert de structuur van de gegevens afhankelijk van het type bedrijfsdocument dat wordt uitgewisseld, variërend van: 

Dankzij al deze berichttypes is het netwerk toegankelijk voor diverse bedrijven en regio’s met uiteenlopende inkoopbehoeften. Laten we deze berichttypes eens nader bekijken en zien hoe ze bijdragen aan een efficiënter inkoopproces voor alle betrokkenen. 

BIS Billing het algemene formaat voor elektronische facturen in Peppol-berichten en is dan ook het meest gangbare formaat binnen het netwerk. Het kan worden gebruikt voor zowel standaardverkoopfacturen als voor creditnota’s, indien de situatie dat vereist. 

Net als andere facturen bevatten Peppol-e-facturen de gebruikelijke verkoopgegevens, zoals: 

Dit formaat ondersteunt ook creditnota’s, waarbij negatieve bedragen in het document kunnen worden vastgelegd en worden aangegeven met plus- en mintekens die respectievelijk een bijschrijving en een afschrijving aangeven. 

Meer informatie over Peppol BIS Billing.

B2B-transacties zijn altijd al een tweerichtingsverkeer geweest, en dankzij dit type factuurreactie kunnen ontvangers van Peppol-facturen contact opnemen met de afzenders over de status van de transacties. 

Deze berichten kunnen zowel reacties op zakelijk niveau zijn, bijvoorbeeld bij geschillen over leveringen of onjuiste gegevens op het document, als transportbevestigingen met basisinformatie over het leveringsproces.

Meer informatie over Peppol BIS Invoice Response.

Kopers kunnen verkopers deze eenvoudige elektronische bestelling via het Peppol-netwerk sturen. Deze heeft de volgende basisstructuur: 

Hieronder volgen doorgaans het verwachte orderbedrag en een belastingnummer voor het geval de kosten moeten worden teruggedraaid. 

Meer informatie over Peppol BIS Order Only.

BIS Ordering .2, dat dezelfde vereisten hanteert als BIS Order Only, maakt tweerichtingscommunicatie mogelijk voor het geval kopers elektronische bestellingen naar verkopers moeten sturen, die vervolgens kunnen reageren met een bevestiging, een afwijzing of een verzoek om wijzigingen aan te brengen. 

Meer informatie over Peppol BIS Ordering.

Net zoals een winkel brochures kan versturen om reclame te maken voor zijn nieuwste producten, kan een verkoper deze gestructureerde product- en dienstencatalogi naar potentiële kopers sturen en wachten op directe reacties. De inhoud van deze berichten kan het volgende omvatten: 

Voor dit formaat is geen specifieke informatie over inkoop nodig, aangezien het vooral bedoeld is om kopers door te verwijzen naar relevante catalogi en verkopers. 

Meer informatie over de Peppol BIS-catalogus with Response.

Zoals de naam al aangeeft, lijkt dit catalogusbericht op het vorige type, maar biedt het geen ondersteuning voor antwoordberichten. Het is in de eerste plaats bedoeld om kopers te informeren over producten en diensten, contractdetails en raamovereenkomsten.

Meer informatie over de Peppol BIS-catalogus zonder reactie.

Telkens wanneer de verkoper meldingen moet versturen over het verpakken, controleren, bezorgen en afhandelen van bestellingen, genereert hij dit berichtformaat in het Peppol-netwerk met de volgende gegevens: 

Ook speciale gevallen, zoals bestellingen met nog uitstaande goederen of bestellingen met meerdere afleveradressen, worden ondersteund in BIS Despatch Advice .1.

Meer informatie over Peppol BIS Despatch Advice.

Je kunt Punch Outs zien als dynamische winkelwagentjes in de context van B2B-e-commerce. Inkopers kunnen de online catalogi van verschillende leveranciers doorzoeken en hun bestellingen toevoegen aan een winkelwagentje, bijvoorbeeld binnen het eigen inkoopsysteem van de inkoper. Vervolgens wordt er een punch-outbericht gegenereerd en naar de verkoper verzonden, zonder dat de website of het afrekenproces van de verkoper (en de mogelijke extra kosten daarvan) worden geraadpleegd. 

Het resultaat is een aankoopervaring die minder ingewikkeld en gebruiksvriendelijker is, omdat kopers snel prijzen en productaanbiedingen kunnen vergelijken. 

Meer informatie over Peppol BIS Punch Out.

Leveranciers en afnemers moeten vaak formele afspraken maken over hun zakelijke relatie. Een BIS Order Agreement de basis voor een dergelijke regeling, aangezien deze ordergegevens bevat en documentatie die door de verkoper is opgesteld over de transactie nadat deze is gesloten. 

Deze overeenkomsten kunnen ook een kader bieden waarbinnen in de loop van de tijd meerdere aankopen kunnen worden gedaan. 

Meer informatie over BIS Order Agreement Peppol BIS Order Agreement.

Bij B2B-transacties moeten talrijke details worden bevestigd en gevalideerd. Aangezien afwijkingen hier vaak voorkomen, is een reactie op berichtniveau bedoeld om ontvangers en klanten in staat te stellen afzenders te informeren over eventuele wijzigingen in de transactie. Zo kan bijvoorbeeld een fout of afwijking in het bestelproces op deze manier worden aangepakt: 

Meer informatie over Peppol BIS Message Level Response.

Download deze gratis gids over Peppol voor meer informatie over Peppol, het gebruik ervan, infrastructuurberichten en toepassingsvoorbeelden.

Maak niet de fout te denken dat het Peppol-netwerk ingewikkeld is om mee te werken. Bedrijven in alle sectoren schakelen in hoog tempo over op Peppol om hun financiële processen te moderniseren.

Het geheim van een goed georganiseerde bedrijfsfinanciën is het gebruik van geautomatiseerd financieel gegevensbeheer. Aangezien facturen, inkooporders en andere documenten enorm veel gegevens bevatten en op basis van regels worden beheerd, zijn er volop mogelijkheden om software en automatisering toe te passen.

Daar komen platforms als Qvalia om de hoek kijken. Als u serieus bezig bent met internationale inkoop via Peppol en hulp nodig hebt bij het optimaliseren van B2B-e-commerce, boek dan vandaag nog een demo of start uw gratis proefperiode bij Qvalia.