En veiledning til forretningsdokumenter i Peppol-nettverket

Peppol-nettverket åpner døren til mer effektive og konsekvente internasjonale transaksjoner, og det er derfor så mange bedrifter omfavner dette nye systemet for B2B e-handelskommunikasjon. 

Det har også ført til at mange bedrifter raskt har lært seg å bruke nettverket fullt ut, for eksempel ved å ta i bruk finansielle plattformer som støtter Peppol-tilgangspunkter og lære mer om hvordan nettverket fungerer. 

Et av de vanligste spørsmålene er hvordan meldingstypene fungerer i Peppol, og hvilke typer transaksjoner og forretningsdokumenter som kan utveksles. Selv om alle meldinger gjennom Peppol-nettverket kjører på en eller annen form for XML-filformat som er signert med et Peppol IDvarierer datastrukturen avhengig av hvilken type forretningsdokument som utveksles, som kan variere fra: 

Alle disse meldingstypene gjør nettverket tilgjengelig for flere selskaper og regioner med ulike anskaffelsesbehov. La oss gå gjennom disse meldingstypene og hvordan de bidrar til en mer effektiv anskaffelsesprosess for alle involverte. 

BIS Billing er det generelle e-fakturaformatet for Peppol-meldinger, og det er naturlig nok det vanligste formatet i nettverket. Det kan brukes til standard salgsfakturering så vel som negativ fakturering hvis situasjonen krever det. 

Som andre fakturaer inneholder Peppol e-fakturaer den vanlige salgsinformasjonen som: 

Dette formatet støtter også kreditnotaer, der negative beløp kan registreres i dokumentet og noteres med pluss- og minustegn for å angi kreditt og debet. 

Mer om Peppol BIS Billing.

B2B-transaksjoner har alltid vært en toveiskommunikasjon, og denne fakturasvartypen gjør det mulig for mottakere av Peppol-fakturaer å kontakte avsendere angående status for transaksjonene. 

Disse meldingene kan enten være svar på virksomhetsnivå for problemer som leveringstvister eller feil nummer på dokumentet eller transportkvitteringer for grunnleggende oppdateringer om leveringsprosessen.

Mer om Peppol BIS Invoice Response.

Kjøpere kan sende selgere denne enkle elektroniske bestillingen gjennom Peppol-nettverket. Den vil inneholde en mer grunnleggende struktur av: 

Det som følger er vanligvis en forventet ordreverdi og et avgiftsnummer i tilfelle avgiftene må reverseres. 

Mer om Peppol BIS Order Only.

BIS Ordering 3.2, som har de samme kravene som BIS Order Only, tillater toveiskommunikasjon i tilfelle kjøpere trenger å sende e-ordrer til selgere, som deretter kan svare med enten en akseptmelding, en avvisning eller en forespørsel om å gjøre endringer. 

Mer om Peppol BIS Ordering.

På samme måte som en butikk kan sende ut brosjyrer med reklame for sine nyeste varer, kan en selger sende ut disse strukturerte produkt- og tjenestekatalogene til potensielle kjøpere og vente på direkte svar. Innholdet i disse meldingene kan inneholde: 

Ingen informasjon som er spesifikk for anskaffelser er nødvendig for dette formatet, ettersom det hovedsakelig tar sikte på å henvise kjøpere til relevante kataloger og selgere. 

Mer om Peppol BIS-katalogen with Response.

Som navnet antyder, ligner denne katalogmeldingen på den forrige typen, men støtter ikke svarmeldinger. Den er først og fremst ment å informere innkjøpere om produkter og tjenester, kontraktsdetaljer og rammeavtaler.

Mer om Peppol BIS-katalogen uten svar.

Når selgeren har behov for å sende ut meldinger om bestillinger som er pakket, kryssjekket, levert og oppfylt, vil den produsere dette meldingsformatet i Peppol-nettverket med følgende detaljer: 

Spesielle tilfeller som bestillinger med utestående varer eller bestillinger med flere endepunkter støttes også under BIS Despatch Advice 3.1.

Mer om Peppol BIS Despatch Advice.

Du kan tenke på Punch Outs som dynamiske handlekurver i forbindelse med B2B e-handel. Kjøpere kan søke gjennom nettkatalogene til ulike leverandører og legge sine egne bestillinger i en handlekurv, for eksempel i kjøperens eget innkjøpssystem. En punch out-melding blir deretter produsert og sendt til selgeren uten å gå inn på selgerens eget nettsted eller kasseløsning (og eventuelle tilleggsgebyrer). 

Resultatet er en kjøpsopplevelse som er mindre komplisert og enklere å bruke, siden kjøperne raskt kan sammenligne priser og produkttilbud. 

Mer om Peppol BIS Punch Out.

Leverandører og kundebedrifter må ofte inngå formelle avtaler om sitt forhold. En BIS-ordreavtale er grunnlaget for en slik avtale, ettersom den inneholder ordreinformasjon og dokumentasjon som selgeren produserer om transaksjonen etter at den er gjennomført. 

Disse avtalene kan også sette opp et rammeverk der flere innkjøp kan gjøres over tid. 

Moe om Peppol BIS Order Agreement.

B2B-transaksjoner har mange detaljer som må bekreftes og valideres. Fordi avvik er vanlige her, er et svar på meldingsnivå ment å gjøre det mulig for mottakere og kunder å svare avsendere om eventuelle endringer i transaksjonen. For eksempel kan en feil eller et avvik i bestillingsprosessen håndteres på denne måten: 

Mer om Peppol BIS Response på meldingsnivå.

For mer informasjon om Peppol, bruk, infrastrukturmeldinger og brukstilfeller, last ned denne gratis veiledningen til Peppol.

Ikke gjør den feilen å tro at Peppol-nettverket er komplisert å jobbe med. Bedrifter i alle bransjer tar raskt i bruk Peppol for å oppgradere finansprosessene sine.

Hemmeligheten bak å få orden på bedriftens økonomi er å bruke automatisert økonomistyring. Gitt at fakturaer, innkjøpsordrer og andre dokumenter er utrolig datatunge og administreres på regelbasert basis, er det mye potensiale for å bruke programvare og automatisering.

Det er her plattformer som Qvalia kommer inn i bildet. Hvis du er seriøs med internasjonale anskaffelser gjennom Peppol og trenger hjelp til å optimalisere B2B e-handel, kan du bestille en demo eller starte din gratis Qvalia-prøveperiode i dag.