Príručka k obchodným dokumentom v sieti Peppol

Sieť Peppol otvára dvere k efektívnejším a konzistentnejším medzinárodným transakciám, čo je dôvodom, prečo toľko podnikov prijalo tento nový systém komunikácie v oblasti elektronického obchodu B2B. 

Vďaka tomu sa mnohé spoločnosti rýchlo naučili využívať potenciál siete na maximum, napríklad tým, že začali používať finančné platformy, ktoré podporujú prístupové body Peppol, a dozvedeli sa viac o fungovaní siete. 

Jednou z najčastejších otázok je, ako fungujú typy správ v Peppol a aké typy transakcií a obchodných dokumentov je možné vymieňať. Hoci všetky správy prostredníctvom siete Peppol bežia na nejakom type formátu súboru XML podpísanom Peppol ID, štruktúra údajov sa líši v závislosti od typu obchodného dokumentu, ktorý sa vymieňa, a môže zahŕňať: 

Všetky tieto typy správ umožňujú prístup k sieti viacerým spoločnostiam a regiónom s rôznymi potrebami v oblasti obstarávania. Pozrime sa na tieto typy správ a na to, ako prispievajú k efektívnejšiemu procesu obstarávania pre všetkých zúčastnených. 

BIS Billing všeobecný formát elektronických faktúr pre správy Peppol a je prirodzene najbežnejším formátom používaným v sieti. Môže sa používať na štandardné faktúry za predaj, ako aj na záporné faktúry, ak to situácia vyžaduje. 

Rovnako ako ostatné faktúry, elektronické faktúry Peppol obsahujú bežné informácie o predaji, ako napríklad: 

Tento formát podporuje aj dobropisy, kde je možné v dokumente zaznamenať záporné sumy a označiť ich znamienkami plus a mínus, ktoré označujú dobropis a debet. 

Viac informácií o BIS Billing Peppol BIS Billing.

Transakcie B2B boli vždy obojsmernou komunikáciou a tento typ odpovede na faktúru umožňuje príjemcom faktúr Peppol kontaktovať odosielateľov ohľadom stavu transakcií. 

Tieto správy môžu byť buď odpovede na úrovni podniku týkajúce sa problémov, ako sú spory o doručení alebo nesprávne čísla na dokumente, alebo potvrdenia o preprave s základnými informáciami o procese doručenia.

Viac informácií o BIS Invoice Response Peppol BIS Invoice Response.

Kupujúci môžu predajcom zaslať túto jednoduchú elektronickú objednávku prostredníctvom siete Peppol. Bude obsahovať základnú štruktúru: 

Nasleduje typicky očakávaná hodnota objednávky a daňové číslo pre prípad, že bude potrebné poplatky stornovať. 

Viac informácií o Peppol BIS Order Only.

BIS Ordering .2, ktorý má rovnaké požiadavky ako BIS Order Only, umožňuje obojsmernú komunikáciu v prípade, že kupujúci potrebujú poslať elektronické objednávky predajcom, ktorí môžu následne odpovedať buď správou o prijatí, zamietnutí alebo požiadavkou o vykonanie zmien. 

Viac informácií o BIS Ordering Peppol BIS Ordering.

Podobne ako obchod, ktorý môže rozosielať brožúry propagujúce svoje najnovšie výrobky, môže predajca rozosielať tieto štruktúrované katalógy produktov a služieb potenciálnym kupujúcim a čakať na priame odpovede. Obsah týchto správ môže obsahovať: 

Pre tento formát nie sú potrebné žiadne informácie týkajúce sa obstarávania, pretože jeho hlavným cieľom je odkázať kupujúcich na príslušné katalógy a predajcov. 

Viac informácií o katalógu Peppol BIS with Response.

Ako naznačuje jeho názov, táto katalógová správa je podobná predchádzajúcemu typu, ale nepodporuje odpovede. Je určená predovšetkým na informovanie kupujúcich o produktoch a službách, podrobnostiach zmlúv a rámcových dohodách.

Viac informácií o katalógu Peppol BIS bez odpovede.

Vždy, keď predajca potrebuje zaslať oznámenia o balení, kontrole, doručení a vybavení objednávok, vytvorí v sieti Peppol túto správu s nasledujúcimi údajmi: 

Špeciálne prípady, ako sú objednávky s nevybaveným tovarom alebo objednávky s viacerými koncovými bodmi, sú tiež podporované v rámci BIS Despatch Advice .1.

Viac informácií o Peppol BIS Despatch Advice.

Punch Outs si môžete predstaviť ako dynamické nákupné košíky v kontexte B2B e-commerce. Kupujúci môžu vyhľadávať v online katalógoch rôznych dodávateľov a pridávať svoje objednávky do nákupného košíka, napríklad v rámci vlastného obstarávacieho systému kupujúceho. Následne sa vygeneruje správa punch out, ktorá sa odošle predajcovi bez toho, aby bolo potrebné navštíviť jeho webovú stránku alebo využiť jeho platobné riešenie (a prípadne znášať dodatočné poplatky). 

Výsledkom je menej komplikovaný a jednoduchší nákupný zážitok, pretože kupujúci môžu rýchlo porovnať ceny a ponuku produktov. 

Viac informácií o Peppol BIS Punch Out.

Dodávatelia a klientske firmy často musia uzatvárať formálne dohody o svojom vzťahu. Základom takejto dohody BIS Order Agreement , ktorá obsahuje informácie o objednávke a dokumentáciu vyhotovenú predajcom o transakcii po jej uskutočnení. 

Tieto dohody môžu tiež vytvoriť rámec, v ktorom je možné v priebehu času realizovať viacero nákupov. 

Viac informácií o BIS Order Agreement Peppol BIS Order Agreement.

Transakcie B2B obsahujú mnoho detailov, ktoré je potrebné potvrdiť a overiť. Keďže odchýlky sú tu bežné, odpoveď na úrovni správy má umožniť príjemcom a klientom odpovedať odosielateľom na akékoľvek zmeny v transakcii. Napríklad chybu alebo odchýlku v procese objednávky je možné riešiť takto: 

Viac informácií o BIS Message Level Response Peppol BIS Message Level Response.

Pre viac informácií o Peppol, jeho používaní, infraštruktúrnych správach a príkladoch použitia si stiahnite túto bezplatnú príručku k Peppol.

Nerobte chybu a nemyslite si, že práca so sieťou Peppol je zložitá. Spoločnosti vo všetkých odvetviach rýchlo prechádzajú na Peppol, aby modernizovali svoje finančné procesy.

Tajomstvom poriadku vo firemných financiách je automatizovaná správa finančných údajov. Vzhľadom na to, že faktúry, objednávky a iné dokumenty obsahujú obrovské množstvo údajov a spravujú sa na základe pravidiel, existuje veľký potenciál pre využitie softvéru a automatizácie.

Tu prichádzajú na rad platformy ako Qvalia. Ak to s medzinárodným obstarávaním prostredníctvom Peppol myslíte vážne a potrebujete pomoc s optimalizáciou B2B e-commerce, objednajte si ukážku alebo začnite ešte dnes bezplatnú skúšobnú verziu Qvalia.