En vejledning om forretningsdokumenter i Peppol-netværket

Peppol-netværket åbner døren til mere effektive og konsekvente internationale transaktioner, og det er derfor, at så mange virksomheder tager dette nye system til kommunikation inden for B2B e-handel til sig. 

Det har også resulteret i, at mange virksomheder hurtigt har lært at bruge netværket fuldt ud, f.eks. ved at vælge finansielle platforme, der understøtter Peppol-adgangspunkter, og ved at lære mere om, hvordan netværket fungerer. 

Et af de mest almindelige spørgsmål er, hvordan meddelelsestyperne fungerer i Peppol, og hvilken type transaktioner og forretningsdokumenter der kan udveksles. Mens alle beskeder gennem Peppol-netværket kører på en form for XML-filformat, der er signeret med en Peppol IDvarierer datastrukturen afhængigt af den type forretningsdokument, der udveksles, hvilket kan variere fra: 

Alle disse meddelelsestyper gør det muligt for netværket at være tilgængeligt for flere virksomheder og regioner med forskellige indkøbsbehov. Lad os gennemgå disse meddelelsestyper, og hvordan de bidrager til en mere effektiv indkøbsproces for alle involverede parter. 

BIS Billing er det generelle e-fakturaformat for Peppol-meddelelser, og det er naturligvis det mest almindelige format, der ses i netværket. Det kan bruges til standard salgsfakturering og til negativ fakturering, hvis situationen kræver det. 

Ligesom andre fakturaer indeholder Peppol e-fakturaer de sædvanlige salgsoplysninger som f.eks: 

Dette format understøtter også kreditnotaer, hvor negative beløb kan registreres i dokumentet og noteres ved hjælp af plus- og minustegn, der angiver kredit og debet. 

Mere om Peppol BIS Billing.

B2B-transaktioner har altid været en tovejskommunikation, og denne fakturasvarstype gør det muligt for modtagerne af Peppol-fakturaer at kontakte afsenderen vedrørende transaktionernes status. 

Disse meddelelser kan enten være svar på forretningsniveau på problemer som f.eks. leveringstvister eller forkerte numre på dokumentet eller transportbekræftelser for grundlæggende opdateringer om leveringsprocessen.

Mere om Peppol BIS Invoice Response.

Køberne kan sende sælgerne denne enkle elektroniske ordre via Peppol-netværket. Den vil indeholde en mere grundlæggende struktur på: 

Det følgende er typisk en forventet ordreværdi og et afgiftsnummer, hvis gebyrerne skal tilbageføres. 

Mere om Peppol BIS Order Only.

BIS Ordering 3.2, som har de samme krav som BIS Order Only, giver mulighed for tovejskommunikation i tilfælde af, at købere skal sende e-ordrer til sælgere, som så kan svare med enten en acceptmeddelelse, en afvisning eller en anmodning om at foretage ændringer. 

Mere om Peppol BIS Ordering.

På samme måde som en butik kan sende brochurer ud for at reklamere for sine nyeste varer, kan en sælger sende disse strukturerede produkt- og servicekataloger ud til potentielle købere og vente på direkte svar. Indholdet af disse meddelelser kan indeholde: 

Der er ikke behov for specifikke oplysninger om indkøb i dette format, da det primært har til formål at henvise købere til relevante kataloger og sælgere. 

Mere om Peppol BIS Catalog with Response.

Som navnet antyder, ligner denne katalogmeddelelse den foregående type, men den understøtter ikke svarmeddelelser. Den er primært beregnet til at informere købere om produkter og tjenester, kontraktoplysninger og rammeaftaler.

Mere om Peppol BIS katalog uden svar.

Når sælgeren har brug for at sende meddelelser om ordrer, der er ved at blive pakket, krydstjekket, leveret og opfyldt, vil sælgeren producere dette beskedformat i Peppol-netværket med følgende oplysninger: 

Særlige tilfælde som f.eks. ordrer med udestående varer eller ordrer med flere slutpunkter understøttes også i henhold til BIS Despatch Advice 3.1.

Mere om Peppol BIS Despatch Advice.

Du kan betragte Punch Outs som dynamiske indkøbsvogne i forbindelse med B2B e-handel. Køberne kan søge i forskellige leverandørers online-kataloger og tilføje deres egne ordrer til en indkøbskurv, f.eks. i køberens eget indkøbssystem. En punch out-meddelelse produceres og sendes derefter til sælgeren uden at man behøver at konsultere sælgers eget websted eller checkout-løsning (og de potentielle ekstra gebyrer). 

Resultatet er en købsoplevelse, der er mindre kompliceret og nemmere at bruge, da køberne hurtigt kan sammenligne priser og produkttilbud. 

Mere om Peppol BIS Punch Out.

Leverandører og kundevirksomheder er ofte nødt til at indgå formelle aftaler om deres forhold. En BIS-ordreaftale er grundlaget for en sådan aftale, da den indeholder oplysninger om ordren og dokumentation, som sælgeren har udarbejdet om transaktionen, efter at den er blevet gennemført. 

Disse aftaler kan også danne en ramme, hvor der kan foretages flere køb over tid. 

Moe om Peppol BIS Order Agreement.

B2B-transaktioner har mange detaljer, der skal bekræftes og valideres. Da afvigelser er almindelige her, er et svar på meddelelsesniveau beregnet til at give modtagere og klienter mulighed for at svare afsendere om eventuelle ændringer i transaktionen. F.eks. kan en fejl eller en afvigelse i ordreprocessen adresseres på denne måde: 

Mere om Peppol BIS Message Level Response.

Du kan downloade denne gratis vejledning om Peppol for at få flere oplysninger om Peppol, brug, infrastrukturmeddelelser og anvendelsestilfælde.

Du må ikke begå den fejl at tro, at Peppol-netværket er kompliceret at arbejde med. Virksomheder i alle brancher tager hurtigt Peppol i brug for at opgradere deres finansielle processer.

Hemmeligheden bag at få styr på virksomhedens økonomi er at bruge automatiseret finansiel datastyring. Da fakturaer, indkøbsordrer og andre dokumenter er utroligt datatunge og forvaltes på regelbaseret basis, er der et stort potentiale i at anvende software og automatisering.

Det er her, at platforme som Qvalia kommer ind i billedet. Hvis du mener det alvorligt med internationale indkøb gennem Peppol og har brug for hjælp til at optimere B2B e-handel, så bestil en demo eller start din gratis prøveperiode med Qvalia i dag.