Opas Peppol-verkoston hankintasanomiin

Peppol-verkko avaa oven tehokkaampaan ja johdonmukaisempaan kansainväliseen kaupankäyntiin, minkä vuoksi niin monet yritykset ovat ottaneet käyttöön tämän uuden B2B-verkkokaupan viestintäjärjestelmän. 

Se on myös johtanut siihen, että monet yritykset ovat nopeasti oppineet hyödyntämään verkkoa täysimääräisesti, kuten hankkimaan Peppol-yhteyspisteitä tukevia rahoitusalustoja ja oppimaan lisää verkon toiminnasta. 

Yksi yleisimmistä kysymyksistä on se, miten viestityypit toimivat Peppolissa ja millaisia liiketoimia ja liikeasiakirjoja voidaan vaihtaa. Vaikka kaikki Peppol-verkon kautta kulkevat viestit toimivat jonkinlaisessa XML-tiedostomuodossa, joka on allekirjoitettu allekirjoituksella Peppol IDallekirjoituksella, tietojen rakenne vaihtelee vaihdettavan liiketoiminta-asiakirjan tyypin mukaan, joka voi vaihdella seuraavista: 

Kaikkien näiden viestitystyyppien ansiosta verkko on useiden yritysten ja alueiden käytettävissä, joilla on erilaiset hankintatarpeet. Käydäänpä läpi nämä viestityypit ja se, miten ne tehostavat hankintaprosessia kaikkien osapuolten kannalta. 

BIS Billing on Peppol-sanomien yleinen verkkolaskuformaatti, ja se on luonnollisesti yleisin verkossa käytetty formaatti. Sitä voidaan käyttää tavalliseen myyntilaskutukseen sekä negatiiviseen laskutukseen, jos tilanne sitä vaatii. 

Muiden laskujen tavoin Peppolin verkkolaskut sisältävät tavanomaiset myyntitiedot, kuten: 

Tämä muoto tukee myös hyvityslaskuja, joissa negatiiviset summat voidaan kirjata asiakirjaan ja merkitä plus- ja miinusmerkeillä, jotka ilmaisevat hyvityksen ja veloituksen. 

Lisätietoja Peppol BIS Billingistä.

B2B-tapahtumat ovat aina olleet kaksisuuntaista viestintää, ja tämän laskuvastaustyypin avulla Peppol-laskujen vastaanottajat voivat ottaa yhteyttä lähettäjiin tapahtumien tilaa koskevissa asioissa. 

Nämä viestit voivat olla joko liiketoimintatason vastauksia, jotka koskevat esimerkiksi toimitusriitoja tai asiakirjan virheellisiä numeroita, tai kuljetuskuittauksia, jotka koskevat peruspäivityksiä toimitusprosessista.

Lisätietoja Peppol BIS Invoice Response.

Ostajat voivat lähettää myyjille tämän yksinkertaisen sähköisen tilauksen Peppol-verkon kautta. Se sisältää perusrakenteeltaan enemmän: 

Seuraavaksi ilmoitetaan yleensä tilauksen odotettu arvo ja veronumero, jos maksuja on peruutettava. 

Lisätietoja Peppol BIS Order Only.

BIS Ordering 3.2, jolla on samat vaatimukset kuin BIS Order Only -järjestelmällä, mahdollistaa kaksisuuntaisen viestinnän siinä tapauksessa, että ostajien on lähetettävä sähköisiä tilauksia myyjille, jotka voivat vastata joko hyväksymisviestillä, hylkäämisviestillä tai muutospyynnöllä. 

Lisätietoja Peppol BIS Ordering.

Aivan kuten kauppa voi lähettää esitteitä, joissa mainostetaan sen uusimpia tuotteita, myyjä voi lähettää näitä jäsenneltyjä tuote- ja palveluluetteloita potentiaalisille ostajille ja odottaa suoria vastauksia. Näiden viestien sisältö voi sisältää: 

Tässä muodossa ei tarvita hankintakohtaisia tietoja, koska sen tarkoituksena on lähinnä ohjata ostajat asiaankuuluviin luetteloihin ja myyjiin. 

Lisätietoja Peppol BIS -luettelosta with Response.

Nimensä mukaisesti tämä luettelosanoma on samantyyppinen kuin edellinen, mutta se ei tue vastausviestejä. Se on tarkoitettu ensisijaisesti tiedottamaan ostajille tuotteista ja palveluista, sopimustiedoista ja puitesopimuksista.

Lisätietoja Peppol BIS -luettelosta ilman vastausta.

Aina kun myyjän on lähetettävä ilmoituksia tilausten pakkaamisesta, ristiintarkastuksesta, toimittamisesta ja täyttämisestä, se tuottaa Peppol-verkkoon tämän sanomamuodon seuraavilla tiedoilla: 

BIS Despatch Advice 3.1 tukee myös erityistapauksia, kuten tilauksia, joissa on maksamattomia tavaroita tai tilauksia, joissa on useita päätepisteitä.

Lisätietoja Peppol BIS Despatch Advice.

Voit ajatella Punch Outsia dynaamisena ostoskärrynä B2B-verkkokaupan yhteydessä. Ostajat voivat tehdä hakuja eri toimittajien verkkoluetteloista ja lisätä omia tilauksiaan ostoskoriin esimerkiksi ostajan omassa hankintajärjestelmässä. Tämän jälkeen tuotetaan punch out -viesti, joka lähetetään myyjälle ilman, että myyjän omaa verkkosivustoa tai kassaratkaisua (ja sen mahdollisia lisämaksuja) tarvitsee edes konsultoida. 

Tuloksena on vähemmän monimutkainen ja helppokäyttöinen ostokokemus, sillä ostajat voivat nopeasti vertailla hintoja ja tuotetarjouksia. 

Lisätietoja Peppol BIS Punch Out.

Toimittajien ja asiakasyritysten on usein tehtävä virallisia sopimuksia suhteestaan. BIS-tilaussopimus on tällaisen sopimuksen perusta, sillä se sisältää tilaustiedot ja myyjän tuottamat asiakirjat kaupasta sen jälkeen, kun se on tehty. 

Näillä sopimuksilla voidaan myös luoda puitteet, joissa voidaan tehdä useita hankintoja ajan mittaan. 

Moe noin Peppol BIS Order Agreement.

B2B-tapahtumissa on monia yksityiskohtia, jotka on vahvistettava ja validoitava. Koska poikkeamat ovat tässä yhteydessä yleisiä, Message Level Response -vastauksen tarkoituksena on antaa vastaanottajille ja asiakkaille mahdollisuus vastata lähettäjille kaikista tapahtumassa tapahtuneista muutoksista. Esimerkiksi virhe tai poikkeama tilausprosessissa voidaan käsitellä tällä tavoin: 

Lisätietoja Peppol BIS Message Level Response.

Jos haluat lisätietoja Peppolista, käytöstä, infrastruktuuriviesteistä ja käyttötapauksista, lataa tämä ilmainen Peppolin opas.

Älä tee sitä virhettä, että luulet Peppol-verkon olevan monimutkainen käyttää. Kaikkien toimialojen yritykset ottavat Peppolin nopeasti käyttöön talousprosessiensa päivittämiseksi.

Salaisuus yrityksen talouden järjestykseen saamiseksi on automatisoitu taloushallinto. Koska laskut, ostotilaukset ja muut asiakirjat ovat uskomattoman tietopainotteisia ja niitä hallinnoidaan sääntöpohjaisesti, ohjelmistojen ja automaation soveltamisessa on paljon mahdollisuuksia.

Tässä kohtaa Qvalian kaltaiset alustat astuvat kuvaan. Jos suhtaudut vakavasti kansainvälisiin hankintoihin Peppolin kautta ja tarvitset apua B2B-verkkokaupan optimoinnissa, varaa demo tai aloita ilmainen Qvalian kokeilujakso jo tänään.