Guide des documents commerciaux du réseau Peppol

Le réseau Peppol ouvre la voie à des transactions internationales plus efficaces et plus cohérentes. C'est pourquoi tant d'entreprises adoptent ce nouveau système de communication pour le commerce électronique interentreprises. 

Cela a également permis à de nombreuses entreprises d'apprendre rapidement à utiliser le réseau au maximum de son potentiel, par exemple en adoptant des plateformes financières qui prennent en charge les points d'accès Peppol et en apprenant à mieux connaître le fonctionnement du réseau. 

L'une des questions les plus fréquentes est de savoir comment les types de messages fonctionnent dans Peppol et quels types de transactions et de documents commerciaux peuvent être échangés. Bien que tous les messages transmis par le réseau Peppol utilisent un certain type de format de fichier XML signé par un Peppol IDLa structure des données varie en fonction du type de document commercial échangé : 

Tous ces types de messages permettent au réseau d'être accessible à plusieurs entreprises et régions ayant des besoins différents en matière de passation de marchés. Passons en revue ces types de messages et la manière dont ils contribuent à rendre le processus d'achat plus efficace pour toutes les parties concernées. 

BIS Billing est le format général E-facture pour les messages Peppol, et c'est naturellement le format le plus courant dans le réseau. Il peut être utilisé pour la facturation des ventes standard ainsi que pour la facturation négative si la situation l'exige. 

Comme les autres factures, les factures électroniques de Peppol contiennent les informations de vente habituelles telles que 

Ce format prend également en charge les notes de crédit, où des montants négatifs peuvent être enregistrés dans le document et notés à l'aide de signes plus et moins indiquant le crédit et le débit. 

En savoir plus sur Peppol BIS Billing.

Les transactions B2B ont toujours été une voie de communication à double sens, et ce type de réponse aux factures permet aux destinataires des factures Peppol de contacter les expéditeurs au sujet de l'état des transactions. 

Ces messages peuvent être des réponses au niveau de l'entreprise pour des problèmes tels que des litiges de livraison ou des numéros erronés sur le document, ou des accusés de réception de transport pour des mises à jour de base sur le processus de livraison.

Plus d'informations Peppol BIS Invoice Response.

Les acheteurs peuvent envoyer aux vendeurs cette simple commande électronique par l'intermédiaire du réseau Peppol. Il contiendra une structure plus basique de : 

Il s'ensuit généralement une valeur de commande attendue et un numéro de taxe au cas où les frais devraient être annulés. 

Plus d'informations Peppol BIS Order Only.

BIS Ordering 3.2, qui partage les mêmes exigences que BIS Order Only, permet une communication bidirectionnelle dans le cas où les acheteurs doivent envoyer E-commandes aux vendeurs, qui peuvent alors répondre par un message d'acceptation, de rejet ou de demande de modification. 

Plus d'informations Peppol BIS Ordering.

À l'instar d'un magasin qui peut envoyer des brochures vantant ses dernières marchandises, un vendeur peut envoyer ces catalogues structurés de produits et de services à des acheteurs potentiels et attendre des réponses directes. Le contenu de ces messages peut être le suivant 

Aucune information spécifique aux marchés publics n'est nécessaire pour ce format, qui vise principalement à orienter les acheteurs vers les catalogues et les vendeurs appropriés. 

Plus d'informations sur le catalogue BIS de Peppol with Response.

Comme son nom l'indique, ce message de catalogue est similaire au type précédent mais ne prend pas en charge les messages de réponse. Il est principalement destiné à informer les acheteurs sur les produits et services, les détails des contrats et les accords-cadres.

Plus d'informations sur le catalogue BIS de Peppol sans réponse.

Chaque fois que le vendeur doit envoyer des notifications concernant des commandes en cours d'emballage, de vérification, de livraison et d'exécution, il produit ce format de message dans le réseau Peppol avec les détails suivants : 

Les cas particuliers tels que les commandes avec des marchandises en suspens ou celles avec des points d'arrivée multiples sont également pris en charge dans le cadre du BIS Despatch Advice 3.1.

Plus d'informations Peppol BIS Despatch Advice.

Dans le contexte du commerce électronique interentreprises, on peut considérer les Punch Outs comme des paniers d'achat dynamiques. Les acheteurs peuvent consulter les catalogues en ligne de divers fournisseurs et ajouter leurs propres commandes à un panier, par exemple dans le système d'approvisionnement de l'acheteur. Un message de punch out est alors produit et envoyé au vendeur sans même consulter le site web ou la solution de paiement du vendeur (et ses éventuels frais supplémentaires). 

Il en résulte une expérience d'achat moins compliquée et plus facile à utiliser, puisque les acheteurs peuvent rapidement comparer les prix et les offres de produits. 

Plus d'informations Peppol BIS Punch Out.

Les fournisseurs et les entreprises clientes doivent souvent conclure des accords formels sur leur relation. Un accord de commande BIS constitue la base d'un tel accord, car il contient les informations relatives à la commande et la documentation produite par le vendeur au sujet de la transaction après qu'elle a été effectuée. 

Ces accords peuvent également établir un cadre dans lequel des achats multiples peuvent être effectués au fil du temps. 

Moe à propos de Peppol BIS Order Agreement.

Les transactions interentreprises comportent de nombreux détails qui doivent être confirmés et validés. Comme les écarts sont fréquents dans ce domaine, une réponse au niveau du message est destinée à permettre aux destinataires et aux clients de répondre aux expéditeurs au sujet de tout changement dans la transaction. Par exemple, une erreur ou un écart dans le processus de commande peut être traité de cette manière : 

En savoir plus sur Peppol BIS Message Level Response.

Pour plus d'informations sur Peppol, son utilisation, les messages d'infrastructure et les cas d'utilisation, téléchargez ce guide gratuit de Peppol.

Ne faites pas l'erreur de penser que le réseau Peppol est compliqué à utiliser. Les entreprises de tous les secteurs adoptent rapidement Peppol pour améliorer leurs processus financiers.

Le secret pour mettre de l'ordre dans les finances d'une entreprise est d'utiliser une gestion automatisée des données financières. Étant donné que les factures, les bons de commande et d'autres documents sont incroyablement riches en données et gérés sur la base de règles, il existe de nombreuses possibilités d'application des logiciels et de l'automatisation.

C'est là que des plateformes comme Qvalia entrent en jeu. Si vous souhaitez sérieusement vous approvisionner à l'international via Peppol et que vous avez besoin d'aide pour optimiser le commerce électronique interentreprises, réservez une démonstration ou commencez votre essai gratuit de Qvalia dès aujourd'hui.