Ein Leitfaden für Geschäftsdokumente im Peppol-Netzwerk

Das Peppol-Netz ermöglicht effizientere und kohärentere internationale Transaktionen, weshalb so viele Unternehmen dieses neue System der B2B-E-Commerce-Kommunikation nutzen. 

Das hat auch dazu geführt, dass viele Unternehmen schnell gelernt haben, wie sie das Netz optimal nutzen können, z. B. indem sie Finanzplattformen nutzen , die Peppol-Zugangspunkte unterstützen, und mehr über die Funktionsweise des Netzes erfahren. 

Eine der häufigsten Fragen ist, wie die Arten von Nachrichten in Peppol funktionieren und welche Arten von Transaktionen und Geschäftsdokumenten ausgetauscht werden können. Während alle Nachrichten über das Peppol-Netz auf einer Art XML-Dateiformat laufen, das mit einer Peppol IDsigniert sind, variiert die Struktur der Daten je nach Art des ausgetauschten Geschäftsdokuments, die von: 

Dank all dieser Nachrichtenarten kann das Netz von mehreren Unternehmen und Regionen mit unterschiedlichen Beschaffungsanforderungen genutzt werden. Sehen wir uns diese Nachrichtentypen an und wie sie zu einem effizienteren Beschaffungsprozess für alle Beteiligten beitragen. 

BIS Billing ist das allgemeine e-Rechnungsformat für Peppol-Nachrichten, und es ist natürlich das häufigste Format im Netz. Es kann sowohl für Standard-Verkaufsrechnungen als auch für negative Rechnungen verwendet werden, wenn die Situation dies erfordert. 

Wie andere Rechnungen enthalten die elektronischen Peppol-Rechnungen die üblichen Verkaufsinformationen wie: 

Dieses Format unterstützt auch Gutschriften, bei denen negative Beträge in das Dokument aufgenommen und mit Plus- und Minuszeichen für Gutschrift und Belastung vermerkt werden können. 

Mehr über Peppol BIS Billing.

B2B-Transaktionen sind seit jeher eine Kommunikation in beide Richtungen, und diese Art der Rechnungsantwort ermöglicht es den Empfängern von Peppol-Rechnungen, den Absender bezüglich des Transaktionsstatus zu kontaktieren. 

Bei diesen Nachrichten kann es sich entweder um Antworten auf Geschäftsebene für Probleme wie Zustellungsstreitigkeiten oder falsche Nummern auf dem Dokument oder um Transportbestätigungen für grundlegende Aktualisierungen des Zustellungsprozesses handeln.

Mehr über Peppol BIS Invoice Response.

Käufer können Verkäufern diese einfache elektronische Bestellung über das Peppol-Netz übermitteln. Sie enthält eine grundlegende Struktur von: 

Es folgt in der Regel ein voraussichtlicher Auftragswert und eine Steuernummer für den Fall, dass die Gebühren storniert werden müssen. 

Mehr über Peppol BIS Order Only.

BIS Ordering 3.2, das die gleichen Anforderungen wie BIS Order Only erfüllt, ermöglicht eine zweiseitige Kommunikation für den Fall, dass Käufer elektronische Bestellungen an Verkäufer senden müssen, die dann entweder mit einer Annahme, einer Ablehnung oder einer Aufforderung zur Änderung antworten können. 

Mehr über Peppol BIS Ordering.

Ähnlich wie ein Geschäft Broschüren verschicken kann, um für seine neuesten Produkte zu werben, kann ein Verkäufer diese strukturierten Produkt- und Dienstleistungskataloge an potenzielle Käufer verschicken und auf direkte Reaktionen warten. Der Inhalt dieser Nachrichten kann Folgendes enthalten: 

Für dieses Format sind keine beschaffungsspezifischen Informationen erforderlich, da es in erster Linie darauf abzielt, Käufer auf einschlägige Kataloge und Anbieter zu verweisen. 

Mehr über Peppol BIS Catalog with Response.

Wie der Name schon sagt, ähnelt diese Katalognachricht dem vorherigen Typ, unterstützt aber keine Antwortnachrichten. Sie ist in erster Linie dazu gedacht, Käufer über Produkte und Dienstleistungen, Vertragsdetails und Rahmenverträge zu informieren.

Mehr über Peppol BIS Katalog ohne Antwort.

Wann immer der Verkäufer Benachrichtigungen über verpackte, geprüfte, gelieferte und ausgeführte Bestellungen verschicken muss, erzeugt er dieses Nachrichtenformat im Peppol-Netz mit den folgenden Angaben: 

Sonderfälle wie Aufträge mit ausstehenden Waren oder solche mit mehreren Endpunkten werden auch unter dem BIS Despatch Advice 3.1 unterstützt.

Mehr über Peppol BIS Despatch Advice.

Man kann sich Punch Outs als dynamische Warenkörbe im Kontext des B2B-E-Commerce vorstellen. Käufer können die Online-Kataloge verschiedener Lieferanten durchsuchen und ihre eigenen Bestellungen in einen Einkaufswagen legen, zum Beispiel innerhalb des eigenen Beschaffungssystems des Käufers. Anschließend wird eine Punch-Out-Nachricht erstellt und an den Verkäufer gesendet, ohne dass dieser seine eigene Website oder Kassenlösung (und deren mögliche zusätzliche Gebühren) zu Rate ziehen muss. 

Das Ergebnis ist ein unkomplizierteres und benutzerfreundlicheres Einkaufserlebnis, da die Käufer Preise und Produktangebote schnell vergleichen können. 

Mehr über Peppol BIS Punch Out.

Lieferanten und Kundenunternehmen müssen oft formelle Vereinbarungen über ihre Beziehung treffen. Ein BIS-Auftragsvertrag ist die Grundlage für eine solche Vereinbarung, da er Auftragsinformationen und Unterlagen enthält, die der Verkäufer nach Abschluss der Transaktion erstellt. 

Mit diesen Vereinbarungen kann auch ein Rahmen geschaffen werden, in dem im Laufe der Zeit mehrere Käufe getätigt werden können. 

Moe über Peppol BIS Order Agreement.

B2B-Transaktionen enthalten viele Details, die bestätigt und validiert werden müssen. Da es hier häufig zu Abweichungen kommt, soll eine Antwort auf Nachrichtenebene den Empfängern und Kunden die Möglichkeit geben, dem Absender auf Änderungen in der Transaktion zu antworten. So kann zum Beispiel ein Fehler oder eine Abweichung im Bestellprozess auf diese Weise angesprochen werden: 

Mehr über Peppol BIS Message Level Response.

Weitere Informationen über Peppol, Nutzung, Infrastrukturmeldungen und Anwendungsfälle finden Sie in diesem kostenlosen Leitfaden zu Peppol.

Machen Sie nicht den Fehler zu denken, dass die Arbeit mit dem Peppol-Netzwerk kompliziert ist. Unternehmen aller Branchen setzen Peppol schnell ein, um ihre Finanzprozesse zu verbessern.

Das Geheimnis, um die Unternehmensfinanzen in Ordnung zu bringen, liegt im automatisierten Finanzdatenmanagement. Da Rechnungen, Bestellungen und andere Dokumente unglaublich datenintensiv sind und regelbasiert verwaltet werden, gibt es ein großes Potenzial für den Einsatz von Software und Automatisierung.

Genau hier kommen Plattformen wie Qvalia ins Spiel. Wenn Sie es mit der internationalen Beschaffung über Peppol ernst meinen und Hilfe bei der Optimierung des B2B-E-Commerce benötigen, buchen Sie eine Demo oder starten Sie noch heute Ihren kostenlosen Qvalia-Test.