Hoe e-orders werken in Peppol

Het valt niet te ontkennen dat e-ordering het inkoopproces voor klanten vereenvoudigt en leveranciers helpt om een gestroomlijnd verkoopproces te handhaven en de concurrentie voor te blijven. Hieronder leest u hoe e-orders werken in Peppol en waarom dit een win-winsituatie is.

Dat komt omdat de informatie-uitwisseling en orderprocessen die Peppol mogelijk maakt, volgens een uniforme standaard verlopen. De machinaal leesbare informatie leidt tot een betere toegang tot realtime gegevens, een efficiënt klanten- en orderbeheer en de mogelijkheid tot verdere automatisering. Andere voordelen zijn onder meer een veilige, verliesvrije en onmiddellijke distributie.

Peppol ondersteunt vrijwel alle soorten transacties, omdat bij een open netwerk de betrokkenen gezamenlijk overeenkomen hoe het bericht eruit moet zien.

Lees verder om te ontdekken hoe Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) Ordering-berichten voor uw bedrijf kunnen werken.

Het BIS Ordering verloopt als volgt:

1. Het proces begint wanneer de klant een bestelling aanmaakt in zijn aankoop- of bestelsysteem. Vervolgens wordt de bestelling ingediend op basis van een catalogus, aankoopsysteem of handmatige invoer.

2. De bestelling wordt als een gestructureerd bericht via Peppol naar de leverancier verzonden. Het enige wat nodig is om bestellingen bij de ontvanger te laten aankomen, is een Peppol ID. In deze stap heeft de klant voldoende informatie nodig over het gevraagde product of de gevraagde dienst, die via e-mail in Excel, PDF of via de website wordt uitgewisseld. De klant kan ook de voorraad en prijzen bekijken via Peppol in de vorm van een e-catalogus die door de leverancier wordt verstrekt. U moet echter het juiste type informatie in het bestelbericht versturen, inclusief het gekozen product of de gekozen dienst, de hoeveelheid en andere identificatiegegevens.

3. Zodra de leverancier het bericht heeft ontvangen, kan hij de bestelling in zijn geheel accepteren, gedeeltelijk accepteren met een reactie per regel om wijzigingen in bijvoorbeeld de hoeveelheid aan te geven of vervangende producten te specificeren, of de bestelling in zijn geheel weigeren.

4. Dit antwoord wordt gecommuniceerd via een bevestigingsbericht dat naar de klant wordt teruggestuurd. Deze bevestiging kan informatie bevatten over de voorraad, levertijden en meer. Peppol ondersteunt ook bestelberichten waarvoor geen orderbevestiging nodig is, zogenaamde Peppol BIS Order only.

5. De klant kan de orderstatus in zijn systeem bijwerken en de leverancier kan de levering volgens de overeenkomst starten.

Het Peppol BIS-bericht bevat voornamelijk informatie over de bestelling en de status van de gevraagde producten of diensten. Het beheer van e-bestellingen vindt plaats achter de schermen in het bestel- of inkoopsysteem van de klant en het orderbeheersysteem van de leverancier.

Peppol BIS Ordering een snellere, flexibelere en goedkopere oplossing dan traditionele bestelmethoden voor alle soorten bedrijven. Lees meer over hoe e-bestellingen werken in Peppol en hoe u aan de slag kunt gaan.