Sådan fungerer e-ordrer i Peppol

Der er ingen tvivl om, at e-ordrer gør indkøb nemmere for kunderne, samtidig med at de hjælper leverandørerne med at opretholde en slank salgsproces og holde sig foran konkurrenterne. Her er hvordan e-ordrer fungerer i Peppol, og hvorfor det er en win-win situation.

Det skyldes, at de informationsudvekslings- og ordreprocesser, som Peppol muliggør, følger en ensartet standard. De maskinlæsbare oplysninger fører til forbedret adgang til realtidsdata, effektiv kunde- og ordrestyring og mulighed for yderligere automatisering. Andre fordele omfatter sikker, tabsfri og øjeblikkelig distribution.

Peppol understøtter stort set alle typer transaktioner, fordi folk i et åbent netværk i fællesskab er enige om, hvordan meddelelsen skal se ud.

Læs videre for at lære, hvordan Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) Bestillingsmeddelelser kan fungere for din virksomhed.

BIS Bestillingsmeddelelsesprocessen forløber på følgende måde:

1. Processen starter med, at kunden opretter en ordre i sit indkøbs- eller bestillingssystem. Derefter bliver ordren indsendt på baggrund af et katalog, indkøbssystem eller manuel indtastning.

2. Ordren sendes som en struktureret besked via Peppol til leverandøren. Det eneste krav for, at ordren kan finde vej til modtageren, er Peppol ID. I dette trin har kunden brug for tilstrækkelige oplysninger om det ønskede produkt eller den ønskede tjeneste, som udveksles via e-mail i Excel, PDF eller via hjemmesiden. Kunden kan også se lagerbeholdning og priser via Peppol i form af et e-katalog fra leverandøren. Du skal dog sende den korrekte type information i ordrebeskeden, herunder det valgte produkt eller service, mængde og andre identifikatorer.

3. Når leverandøren har modtaget meddelelsen, kan han enten acceptere ordren i sin helhed, acceptere den delvist med et linjebaseret svar for at fremhæve ændringer i f.eks. mængde eller angive erstatningsprodukter eller afvise ordren i sin helhed.

4. Dette svar kommunikeres via en bekræftelsesmeddelelse, der sendes tilbage til kunden. Denne bekræftelse kan angive lagerbeholdning, leveringstider og meget mere. Peppol understøtter også ordrebeskeder, der ikke kræver ordrebekræftelse, kaldet Peppol BIS Order only.

5. Kunden kan opdatere ordrestatusen i sit system, og leverandøren kan starte leveringen i henhold til aftalen.

Peppol BIS-meddelelsen indeholder primært oplysninger om ordren og status for de ønskede produkter eller tjenester. Håndteringen af e-ordrer foregår bag kulisserne i kundens bestillings- eller indkøbssystem og leverandørens ordrehåndteringssystem.

Peppol BIS Ordering er en hurtigere, mere fleksibel og billigere løsning end traditionelle bestillingsmetoder for alle typer virksomheder. Læs mere om, hvordan e-ordrer fungerer i Peppol, og hvordan du kommer i gang.