Miten sähköiset tilaukset toimivat Peppolissa

On kiistatonta, että sähköiset tilaukset helpottavat asiakkaiden hankintoja ja auttavat toimittajia pitämään myyntiprosessin kevyenä ja pysymään kilpailijoiden edellä. Tässä kerrotaan, miten sähköiset tilaukset toimivat Peppolissa, ja miksi se on win-win.

Tämä johtuu siitä, että Peppolin mahdollistamat tiedonvaihto- ja tilausprosessit noudattavat yhtenäistä standardia. Koneellisesti luettavan tiedon ansiosta reaaliaikaisen tiedon saatavuus paranee, asiakas- ja tilaushallinta tehostuu ja automatisointia voidaan jatkaa. Muita etuja ovat turvallinen, häviötön ja välitön jakelu.

Peppol tukee käytännössä kaikenlaisia transaktioita, koska avoimessa verkossa ihmiset sopivat yhdessä siitä, miltä viestin pitäisi näyttää.

Lue, miten Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) -tilausviestit voivat toimia yrityksesi hyväksi.

BIS:n tilausviestiprosessi etenee seuraavasti:

1. Prosessi alkaa, kun asiakas luo tilauksen osto- tai tilausjärjestelmäänsä. Sitten tilaus lähetetään luettelon, ostojärjestelmän tai manuaalisen syötön perusteella.

2. Tilaus lähetetään jäsenneltynä viestinä Peppolin kautta toimittajalle. Ainoa edellytys sille, että tilaukset löytävät tiensä vastaanottajalle, on Peppol ID. Tässä vaiheessa asiakas tarvitsee riittävät tiedot pyydetystä tuotteesta tai palvelusta, jotka vaihdetaan sähköpostitse Excel- tai PDF-tiedostona tai verkkosivuston kautta. Asiakas voi myös tarkastella varastoa ja hintoja Peppolin kautta toimittajan toimittaman e-katalogin muodossa. Tilausviestissä on kuitenkin lähetettävä oikeanlaiset tiedot, kuten valittu tuote tai palvelu, määrä ja muut tunnisteet.

3. Kun toimittaja on vastaanottanut viestin, hän voi joko hyväksyä tilauksen kokonaisuudessaan, hyväksyä sen osittain ja antaa rivipohjaisen vastauksen, jossa korostetaan esimerkiksi määrällisiä muutoksia tai määritetään korvaavat tuotteet, tai hylätä tilauksen kokonaisuudessaan.

4. Vastaus ilmoitetaan asiakkaalle lähetettävällä vahvistusviestillä. Vahvistuksessa voidaan ilmoittaa muun muassa varastotarjonta ja toimitusajat. Peppol tukee myös tilausviestejä, jotka eivät vaadi tilausvahvistusta. Peppol BIS Order only.

5. Asiakas voi päivittää tilauksen tilan järjestelmäänsä, ja toimittaja voi aloittaa toimituksen sopimuksen mukaisesti.

Peppolin BIS-sanoma sisältää ensisijaisesti tietoja tilauksesta ja pyydettyjen tuotteiden tai palvelujen tilasta. Sähköisten tilausten hallinta tapahtuu kulissien takana asiakkaan tilaus- tai ostojärjestelmässä ja toimittajan tilaushallintajärjestelmässä.

Peppol BIS Ordering on perinteisiä tilausmenetelmiä nopeampi, joustavampi ja edullisempi ratkaisu kaikentyyppisille yrityksille. Lue lisää siitä, miten sähköiset tilaukset toimivat Peppolissa ja miten pääset alkuun.