كيف تعمل الطلبات الإلكترونية في Peppol

لا شك في أن الطلبات الإلكترونية تسهل عملية الشراء على العملاء، وتساعد الموردين في الوقت نفسه على تبسيط إجراءات المبيعات والحفاظ على تفوقهم على المنافسين. وفيما يلي شرح لكيفية عمل الطلبات الإلكترونية في Peppol، ولماذا تعتبر هذه الطريقة مفيدة للجميع.

وذلك لأن عمليات تبادل المعلومات وإدارة الطلبات التي تتيحها Peppol تتبع معيارًا موحدًا. وتؤدي المعلومات القابلة للقراءة آليًّا إلى تحسين الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي، وإدارة فعالة للعملاء والطلبات، وإتاحة إمكانية المزيد من الأتمتة. ومن المزايا الأخرى التوزيع الآمن والفوري دون أي فقدان للبيانات.

تدعم Peppol جميع أنواع المعاملات تقريبًا؛ ذلك لأن الشبكة مفتوحة، ويتفق المستخدمون بشكل مشترك على الشكل الذي يجب أن تتخذه الرسالة.

تابع القراءة لتتعرف على كيفية استفادة شركتك من رسائل الطلبات وفقًا لمواصفات Peppol BIS (مواصفات التوافق بين الأنظمة التجارية).

تتم عملية معالجة BIS Ordering في نظام BIS Ordering على النحو التالي:

1. تبدأ العملية بقيام العميل بإنشاء طلب شراء في نظام المشتريات أو الطلبات الخاص به. بعد ذلك، يتم إرسال الطلب استنادًا إلى الكتالوج أو نظام المشتريات أو الإدخال اليدوي.

2. يتم إرسال الطلب كرسالة منظمة عبر Peppol إلى المورد. الشرط الوحيد لوصول الطلبات إلى المستلم هو وجود Peppol ID. في هذه الخطوة، يحتاج العميل إلى معلومات كافية عن المنتج أو الخدمة المطلوبة، والتي يتم تبادلها عبر البريد الإلكتروني بصيغة Excel أو PDF أو من خلال الموقع الإلكتروني. يمكن للعميل أيضًا الاطلاع على المخزون والأسعار عبر Peppol في شكل كتالوج إلكتروني يقدمه المورد. ومع ذلك، يجب إرسال النوع الصحيح من المعلومات في رسالة الطلب، بما في ذلك المنتج أو الخدمة المختارة والكمية والمعرفات الأخرى.

3. بمجرد استلام المورد للرسالة، يمكنه إما قبول الطلب بالكامل، أو قبوله جزئيًا مع تقديم رد على كل بند على حدة لتوضيح التغييرات المتعلقة بأمور مثل الكمية أو تحديد المنتجات البديلة، أو رفض الطلب بالكامل.

4. يتم إرسال هذا الرد من خلال رسالة تأكيد تُرسل إلى العميل. ويمكن أن تتضمن رسالة التأكيد هذه معلومات عن توفر المخزون ومواعيد التسليم وغيرها. كما يدعم Peppol رسائل الطلبات التي لا تتطلب تأكيدًا، والتي تُعرف باسم Peppol BIS Order only.

5. يمكن للعميل تحديث حالة الطلب في نظامه، ويمكن للمورد البدء في التسليم وفقًا للاتفاق.

تتضمن رسالة Peppol BIS في المقام الأول معلومات عن الطلب وحالة المنتجات أو الخدمات المطلوبة. وتتم إدارة الطلبات الإلكترونية خلف الكواليس من خلال نظام الطلبات أو المشتريات لدى العميل ونظام إدارة الطلبات لدى المورد.

BIS Ordering نظام "Peppol BIS Ordering حلاً أسرع وأكثر مرونة وأقل تكلفة مقارنة بطرق الطلب التقليدية، وهو مناسب لجميع أنواع الشركات. تعرف على المزيد حول كيفية عمل الطلبات الإلكترونية في Peppol وكيفية البدء في استخدامها.