Hoe elektronische bestellingen in Peppol werken

Het valt niet te ontkennen dat online bestellen de inkoop voor klanten vereenvoudigt en leveranciers helpt om hun verkoopproces gestroomlijnd te houden en de concurrentie voor te blijven. Hieronder leest u hoe online bestellingen in Peppol werken en waarom dit een win-winsituatie is.

Dat komt doordat de informatie-uitwisseling en orderprocessen die Peppol mogelijk maakt, volgens een uniforme standaard verlopen. De machinaal leesbare informatie zorgt voor een betere toegang tot realtime gegevens, een efficiënt klanten- en orderbeheer en de mogelijkheid tot verdere automatisering. Andere voordelen zijn onder meer een veilige, verliesvrije en onmiddellijke verspreiding.

Peppol ondersteunt vrijwel alle soorten transacties, omdat de deelnemers aan dit open netwerk gezamenlijk afspreken hoe het bericht eruit moet zien.

Lees verder om te ontdekken hoe Peppol BIS-bestelberichten (Business Interoperability Specifications) voor uw bedrijf kunnen werken.

Het verwerkingsproces van BIS Ordering verloopt als volgt:

1. Het proces begint met het aanmaken van een bestelling door de klant in zijn inkoop- of bestelsysteem. Vervolgens wordt de bestelling verzonden op basis van een catalogus, een inkoopsysteem of handmatige invoer.

2. De bestelling wordt via Peppol als gestructureerd bericht naar de leverancier verzonden. Het enige wat nodig is om bestellingen bij de ontvanger te laten aankomen, is een Peppol ID. In deze stap heeft de klant voldoende informatie nodig over het gevraagde product of de gevraagde dienst, die via e-mail in Excel- of PDF-formaat of via de website wordt uitgewisseld. De klant kan ook de voorraad en prijzen bekijken via Peppol in de vorm van een e-catalogus die door de leverancier wordt aangeboden. U moet echter de juiste informatie in het bestelbericht versturen, inclusief het gekozen product of de dienst, de hoeveelheid en andere identificatiegegevens.

3. Zodra de leverancier het bericht heeft ontvangen, kan hij de bestelling in zijn geheel accepteren, deze gedeeltelijk accepteren door per regel te reageren om wijzigingen aan te geven – bijvoorbeeld wat betreft de hoeveelheid – of vervangende producten op te geven, of de bestelling in zijn geheel afwijzen.

4. Dit antwoord wordt aan de klant meegedeeld via een bevestigingsbericht. In deze bevestiging kunnen onder meer de voorraadstatus en levertijden worden vermeld. Peppol ondersteunt ook orderberichten waarvoor geen orderbevestiging nodig is, de zogenaamde Peppol BIS Order only.

5. De klant kan de bestelstatus in zijn systeem bijwerken, waarna de leverancier de levering kan starten zoals overeengekomen.

Het Peppol BIS-bericht bevat voornamelijk informatie over de bestelling en de status van de gevraagde producten of diensten. Het beheer van e-bestellingen vindt achter de schermen plaats in het bestel- of inkoopsysteem van de klant en in het orderbeheersysteem van de leverancier.

Peppol BIS Ordering voor alle soorten bedrijven een snellere, flexibelere en goedkopere oplossing dan traditionele bestelmethoden. Lees hier meer over hoe e-bestellingen in Peppol werken en hoe u aan de slag kunt gaan.