تطبيق الهاتف المحمول
آيفون وأندرويد
الموافقة والتوقيع وإبداء التعليقات أينما كنت
الإجراءات
الموافقة أو الرفض
التوقيع، وإعادة التخصيص، والحجز، وإبداء التعليقات
القواعد
التسلسلات الهرمية والقيود
متعدد المستويات، حسب الدور والمبلغ
الإشعارات
الإشعارات الفورية
عندما تتطلب الفاتورة اتخاذ إجراء ما
الموافقة على الفواتير من هاتفك
يوفر تطبيق «كفاليا» (Qvalia) المخصص لأجهزة iPhone وAndroid للمسؤولين عن الموافقة على الفواتير نفس الفواتير والهيكل الهرمي وآليات الرقابة المتوفرة في التطبيق الإلكتروني. ويتم إرسال إشعار فوري عند وجود فاتورة في انتظار الموافقة، ويمكن للمسؤول عن الموافقة اتخاذ الإجراء اللازم بشأنها على الفور.
- الموافقة على الفاتورة أو التوقيع عليها أو إعادة تخصيصها أو تعليقها أو رفضها
- قم بالتعليق وتابع التسلسل الزمني الكامل للإجراءات
- افتح الفاتورة الأصلية وتفاصيل المورد
- اطلع على الفواتير التي تنتظر الموافقة أو التوقيع، ونفقات آخر 30 يومًا
الموافقة على الفواتير في تطبيق الويب
يقوم المسؤولون عن الموافقة الذين يعملون من مكاتبهم بمعالجة نفس الفواتير عبر المتصفح. ويتم تسجيل كل إجراء على الفاتورة، بحيث يمكن لقسم الشؤون المالية معرفة من وافق على ماذا ومتى.
- بنود الفاتورة وتفاصيل المورد والوثيقة الأصلية في شاشة واحدة
- أسطر العلامات المرتبطة بمركز التكلفة أو المشروع أو العقد أو الأبعاد التي تحددها بنفسك
- إعادة التخصيص إلى زميل أو تعليق الفاتورة
- جدول زمني يضم جميع التعليقات والإجراءات الخاصة بسجل التدقيق
قواعد الموافقة المعمول بها في مؤسستك
حدد من يوافق على ماذا مرة واحدة، وقم بتغيير ذلك عندما تتغير المؤسسة.
| التحكم | كيف يعمل |
| التسلسل الهرمي للموافقة | نظام موافقة متعدد المستويات حسب الدور الوظيفي، بحيث تصل كل فاتورة إلى الأشخاص المعنيين بالترتيب الصحيح. |
| حدود المبالغ | تحدد الحدود المطبقة على كل دور أو شخص متى تحتاج الفاتورة إلى موافقة أخرى. |
| الأدوار والأذونات | تحدد أدوار المستخدمين من يمكنه الموافقة أو التوقيع أو الإدارة. |
| إعادة التخصيص والانتظار | يمكن للمسؤولين عن الموافقة إحالة الفاتورة إلى زميل أو تعليقها مؤقتًا. |
| التعليقات وسجل المراجعة | يتم تسجيل كل تعليق وإجراء في الفاتورة، مع ذكر من قام بماذا ومتى. |
| الويب والهواتف المحمولة | نفس الفواتير والتسلسل الهرمي والإجراءات في تطبيق الويب وتطبيق Qvalia الخاص بأجهزة iPhone وAndroid. |
فواتير Peppol وPDF وEDI في مسار موافقة واحد
يتم التحقق من صحة الفواتير الإلكترونية عبر Peppol والفواتير بصيغة PDF ورسائل التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI)، كما يتم تنظيمها على مستوى كل سطر وتوجيهها عبر نفس التسلسل الهرمي.
- الفواتير الإلكترونية عبر Peppol
يتم استلامها كبيانات منظمة عبر نقطة وصول Peppol التابعة لشركة Qvalia. - الفواتير بصيغة PDF
يتم التقاطها باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) الخاصة بالفواتير والتحقق منها قبل وصولها إلى المسؤول عن الموافقة. - قواعد الفواتير
يتم وضع الفواتير غير المطابقة في الحجر قبل الموافقة عليها. - اقتراحات الإدراج
اقتراحات الحسابات لكل بند في الفاتورة، تمت مراجعتها وتأكيدها من قبل فريقكم. - نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الخاص بك
تُرسل الفواتير المعتمدة إلى نظام المحاسبة الخاص بك عبر واجهة برمجة التطبيقات (API) أو تطبيق موصل.
الأسئلة الشائعة حول الموافقة على الفواتير
هل يوجد تطبيق جوال للموافقة على الفواتير؟
نعم. تطبيق Qvalia متاح لأجهزة iPhone على متجر App Store ولأجهزة Android على Google Play. ويستخدم التطبيق نفس الحساب والفواتير وتسلسل الموافقة المستخدم في تطبيق الويب.
ما الذي يمكن للموافقين فعله في التطبيق؟
الموافقة على الفاتورة أو التوقيع عليها أو إعادة تخصيصها أو تعليقها أو رفضها، وإضافة تعليقات وفتح المستند الأصلي. وتُعلمهم الإشعارات الفورية بوجود فاتورة في انتظارهم.
ما هي تنسيقات الفواتير التي يمكن الموافقة عليها؟
الفواتير الإلكترونية من Peppol، والفواتير بصيغة PDF التي تم مسحها ضوئيًا باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR)، ورسائل التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI). وجميعها تتبع نفس التسلسل الهرمي للموافقة.
هل يمكن إرسال الفواتير المعتمدة إلى نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الخاص بنا؟
نعم. يمكن نقل الفواتير المعتمدة إلى نظام المحاسبة الخاص بك عبر واجهة برمجة التطبيقات (API) أو أحد تطبيقات الربط.
