ما هي التغييرات التي تطرأ على حسابات الدائنين؟
غالبًا ما تصل فواتير الموردين عبر عدة قنوات، وتحتاج إلى عمليات تدقيق يدوية وترميز وإرسال تذكيرات. تعمل Qvalia على دمج هذه المهام في مسار عمل واحد، بحيث يتمكن فريقك من التركيز على الحالات الاستثنائية بدلاً من متابعة الفواتير يدويًّا.
الاستلام
جميع فواتير الموردين في صندوق بريد وارد واحد
تصل الفواتير الإلكترونية عبر Peppol ورسائل EDI والفواتير بصيغة PDF إلى نفس المكان. ويتم استخلاص الفواتير بصيغة PDF مع بيانات الرأس وبيانات بنود الفاتورة.
التدقيق والترميز
تم تسجيل الانحرافات، وفقًا لما أشارت إليه الحسابات
تقوم قواعد الفواتير الخاصة بك بفحص كل فاتورة ووضع أي انحرافات في الحجر الصحي مع إظهار السبب. ويتم اقتراح حساب لكل سطر بناءً على سجل عمليات التسجيل الخاصة بك.
الموافقة
الموافقة عبر التطبيق الإلكتروني أو عبر الهاتف
يتلقى المسؤولون عن الموافقة إشعارًا عند وجود فاتورة في انتظار الموافقة. يتم تسجيل كل إجراء على الفاتورة، بحيث يمكنك معرفة من وافق على ماذا ومتى.
كيف تمر فاتورة المورد عبر نظام Qvalia
- الاستلام. تصل الفواتير الإلكترونية عبر Peppol ورسائل EDI والفواتير بصيغة PDF إلى صندوق الوارد نفسه. ويتم مسح الفواتير بصيغة PDF ضوئيًا باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR).
- تحقق. تقوم قواعد الفواتير بفحص كل فاتورة على حدة. أما الفواتير التي لا تستوفي هذه القواعد، فتُوضع في الحجر مع إظهار السبب.
- Code. تقدم Qvalia اقتراحات للتسجيل لكل سطر، استنادًا إلى الطريقة التي سجل بها فريقك فواتير مشابهة.
- الموافقة. يقوم مسار عمل الموافقة بإرسال الفاتورة إلى المسؤولين المناسبين عن الموافقة وفقًا للدور والمبلغ.
- النشر. تُرسل الفواتير المعتمدة إلى نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الخاص بك عبر تطبيق موصل أو واجهة برمجة التطبيقات (API) أو بروتوكول نقل الملفات الآمن (SFTP).
يمكن للمسؤولين عن الموافقة إعطاء الموافقة من هواتفهم
يحتوي تطبيق «كفاليا» المخصص لأجهزة آيفون وأندرويد على نفس الفواتير وتسلسل الموافقة والضوابط الموجودة في تطبيق الويب. ويتلقى المسؤولون عن الموافقة إشعارًا فوريًّا عندما تكون هناك فاتورة في انتظارهم.
- الموافقة على الفاتورة أو التوقيع عليها أو إعادة تخصيصها أو تعليقها أو رفضها
- قم بالتعليق وتابع التسلسل الزمني الكامل للإجراءات
- افتح الفاتورة الأصلية وتفاصيل المورد
تتبع الإنفاق حتى بند الفاتورة
يتم تنظيم كل فاتورة على مستوى كل سطر، مما يتيح لقسمي الشؤون المالية والمشتريات متابعة النفقات في نظام «Qvalia» دون الحاجة إلى إعداد تقارير خاصة بهما.
- الإنفاق حسب المورد والفئة والمنتج
- الاتجاهات والتقلبات السعرية بمرور الوقت
- بيانات البنود الفردية إلى أداة ذكاء الأعمال الخاصة بك عبر واجهة برمجة التطبيقات (API) أو ملف CSV
يتكامل مع نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الخاص بك ومع مورديك
يتكامل نظام «كفاليا» مع نظام المحاسبة الذي تستخدمه حاليًا. يستمر موردوك في إرسال الفواتير الإلكترونية عبر Peppol أو فواتير EDI أو فواتير PDF، وتُدمج جميعها في نفس مسار المعالجة.
- تطبيقات التوصيل الخاصة بـ Fortnox و Microsoft Dynamics 365 Business Central و Xero و Procountor وأنظمة أخرى
- واجهة برمجة التطبيقات REST وSFTP لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الأخرى
- الفواتير الإلكترونية عبر Peppol المستلمة من خلال نقطة الوصول المعتمدة لـ Peppol التابعة لشركة Qvalia
- تم ملء سجلات الموردين من سجلات الشركة باستخدام البيانات الأساسية
الفاتورة نفسها لفريقك وأنظمتك
تتحول كل فاتورة مورد إلى بيانات منظمة في Qvalia. كما يتم استيراد الفواتير بصيغة PDF مع بيانات الرأس وبنود الفاتورة. ويمكن لفريقك الاطلاع على التفاصيل وحالة الفاتورة في التطبيق الإلكتروني، على سبيل المثال عندما تؤدي إحدى قواعد الفواتير إلى تعليق الفاتورة.
يمكن لنظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو منصتك استرداد الفواتير الواردة بتنسيق JSON أو UBL XML من خلال واجهة برمجة تطبيقات الفواتير (Invoicing API).
البدء
تعد أتمتة حسابات الدفع، بما في ذلك ميزات التقاط البيانات والموافقة واقتراحات التسجيل، جزءًا من باقة «Enterprise». ونقوم بإعدادها معكم.
- نقوم معكم بمراجعة تدفقات الفواتير، والمسؤولين عن الموافقة، ونظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP).
- سنقوم معًا بإعداد قواعد الفواتير الخاصة بك، وتسلسل الموافقة، والربط بنظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP).
- تم تسجيل حسابك على Peppol ID ، وبدأت فواتير الموردين في الوصول إلى Qvalia.
إذا كنت تحتاج فقط إلى استلام الفواتير الإلكترونية ومراجعتها، فإن خدمة «Connect» Large توفر لك هذه الميزة.
الأسئلة الشائعة حول أتمتة حسابات الدفع
هل يتعين على موردينا تغيير الطريقة التي يصدرون بها الفواتير لنا؟
لا. الموردون الذين يرسلون فواتير إلكترونية عبر Peppol يتواصلون معك عبر عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك Peppol ID. أما الموردون الذين يرسلون فواتير بصيغة PDF فيمكنهم الاستمرار في ذلك، حيث يتم تسجيل فواتير PDF هذه في نظام Qvalia.
هل تقوم «كفاليا» بإصدار الفواتير تلقائيًّا؟
لا. تقترح «كفاليا» إنشاء حساب لكل بند في الفاتورة، ويقوم فريقكم بالموافقة عليه. ثم يتم تحويل الفواتير المعتمدة إلى نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الخاص بكم.
ماذا يحدث للفاتورة التي لا تستوفي شروطنا؟
تظل الطلبية قيد الحجر مع توضيح السبب. يقوم فريقك بتصحيحها وإصدارها، أو الاعتراض عليها مع المورد.
هل يمكن للموافقين استخدام هواتفهم؟
نعم. يحتوي تطبيق «كفاليا» المخصص لأجهزة آيفون وأندرويد على نفس الفواتير ونفس التسلسل الهرمي للموافقة الموجود في تطبيق الويب.
ما هي أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) التي تعمل معها Qvalia؟
تغطي تطبيقات الموصل أنظمة مثل Fortnox وMicrosoft Dynamics 365 Business Central وXero وProcountor. أما أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الأخرى، فتتصل عبر واجهة برمجة التطبيقات REST أو بروتوكول SFTP.
ما هي الخطة التي تتضمن أتمتة حسابات الدفع؟
تعد عمليات التسجيل وقواعد الفواتير والموافقة واقتراحات الترحيل جزءًا من باقة «Enterprise». أما باقة «Connect» Large فتشمل استلام الفواتير الإلكترونية ومراجعتها للمؤسسات التي لا تحتاج سوى إلى ذلك.