قم بتسليم كل فاتورة عبر القناة المناسبة
يتوقع المشترون في القطاع العام استلام الفواتير الإلكترونية عبر Peppol، بينما يطلب بعض العملاء استخدام نظام التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI)، في حين لا يزال آخرون يفضلون ملفات PDF. وإذا تمت معالجة هذه الفواتير يدويًّا، فسيؤدي ذلك إلى رفض الفواتير وإعادة إرسالها. تقوم Qvalia بإرسال كل فاتورة بالصيغة التي يمكن للعميل استلامها، ويتتبع فريقك كل عملية تسليم من مكان واحد.
| العميل | كيفية تسليم الفاتورة | مضمن في |
| مسجلة على منصة Peppol، بما في ذلك الجهات المشترية من القطاع العام | الفاتورة الإلكترونية Peppol BIS Billing 3.0 عبر نقطة وصول Peppol التابعة لشركة Qvalia | جميع باقات «كونكت» |
| لا يمكن استلام الفواتير الإلكترونية حتى الآن | فاتورة بصيغة PDF | جميع باقات «كونكت» |
| يتم الدفع عبر صندوق بريد رقمي أو عبر الخدمات المصرفية عبر الإنترنت | صندوق البريد الرقمي أو الخدمات المصرفية عبر الإنترنت | اتفاقية المؤسسة |
| يلزم تقديم فاتورة ورقية | فاتورة مطبوعة تُرسل بالبريد | اتفاقية المؤسسة |
| يتطلب استخدام EDI أو تنسيقًا آخر | يتم الاتفاق مع كل عميل على حدة | اتفاقية المؤسسة |
بموجب اتفاقية المؤسسة، تطبق «كفاليا» قناة التسليم المتفق عليها لكل مستلم، بحيث يقوم فريقك بإرسال دفعة واحدة من الفواتير. اقرأ المزيد عن قنوات التسليم
اختر الطريقة التي يتم بها إدخال الفواتير إلى Qvalia
يمكنك إنشاء الفواتير في تطبيق الويب Qvalia، أو ربط نظام محاسبة، أو إرسالها من نظام الفوترة الخاص بك. وتتوفر حالة التسليم نفسها بغض النظر عن الطريقة التي تستخدمها.
تطبيق الويب «Qvalia»
يمكنك إنشاء الفواتير ومذكرات الائتمان، وحفظ بيانات العملاء والمنتجات، ونسخ الفواتير السابقة أو إعادة إرسالها. ولا حاجة إلى أي تكامل.
نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو نظام المحاسبة الخاص بكم
تقوم تطبيقات التوصيل الخاصة بـ Fortnox و Microsoft Dynamics 365 Business Central و Xero و Procountor و Netvisor وأنظمة أخرى بإرسال الفواتير دون الحاجة إلى أعمال تطوير.
واجهة برمجة التطبيقات (API) أو SFTP
أرسل الفواتير ومذكرات الائتمان من نظام أو منصة إصدار الفواتير عبر واجهة برمجة تطبيقات إصدار الفواتير (Invoicing API)، واختبرها في بيئة الاختبار قبل بدء التشغيل الفعلي.
يتم فحصها قبل وصولها إلى العميل
يتم فحص الفواتير المنظمة للتأكد من مطابقتها لقواعد التنسيق المعمول بها قبل تسليمها. أما فواتير Peppol، فيتم التحقق من صحتها وفقًا للمعيار EN 16931 وقواعد Peppol ذات الصلة. ويمكنك متابعة حالة كل فاتورة في Qvalia.
- سجلات العملاء والمنتجات التي تعيد استخدامها في الفاتورة التالية
- الحالة والإشعارات الخاصة بكل فاتورة
- سجل المعاملات وسجل المستخدمين الذي يوثق ما حدث ومن قام به
عندما يبدأ البيع بطلب شراء
طلبات «بيبول» الواردة من المشترين
عندما يقدم المشتري طلبًا عبر Peppol، يجب أن تتضمن الفاتورة رقم مرجع طلب المشتري. تعمل ميزة «من الطلب إلى الفاتورة» على إنشاء الفاتورة استنادًا إلى بيانات الطلب، بحيث لا يتم إدخال أي بيانات مرتين.
العملاء من الشركات في متجرك الإلكتروني
مع عملية الدفع الخاصة بـ B2B، يختار العملاء من الشركات الدفع عن طريق الفاتورة. تقوم Qvalia بالبحث عن الشركة، والتحقق مما إذا كانت مسجلة في Peppol، ثم ترسل الفاتورة بتنسيق يمكنها استلامه.
ما هي الخطة التي تناسب احتياجاتك في إصدار الفواتير؟
Connect
خطط الخدمة الذاتية التي تُفوتر شهريًّا. يمكنك إرسال الفواتير الإلكترونية وفواتير PDF من خلال التطبيق الويب في جميع الخطط. يضيف « Medium » واجهة برمجة التطبيقات (API) وخدمة «من الطلب إلى الفاتورة»، بينما يضيف « Large » تطبيقات التوصيل وخدمة الأرشفة.
المؤسسات
التوجيه الديناميكي، والطباعة، وصندوق البريد الرقمي، والخدمات المصرفية عبر الإنترنت، والتبادل الإلكتروني للبيانات (EDI)، وعمليات الدفع بين الشركات (B2B)، وحجم المعاملات الكبير — نعمل معكم على إعداد كل ذلك.
الأسئلة الشائعة حول أتمتة حسابات القبض
ماذا يحدث إذا لم يكن العميل مسجلاً في Peppol؟
يمكن إرسال الفاتورة بصيغة PDF. وفي حالة وجود اتفاقية مؤسسية، يقوم نظام التوجيه الديناميكي باختيار قناة أخرى لهذا العميل، مثل صندوق البريد الرقمي أو الخدمات المصرفية عبر الإنترنت أو البريد الإلكتروني أو الطباعة.
هل نحتاج إلى عملية تكامل لبدء العمل؟
لا. يمكنك إرسال الفواتير من تطبيق الويب وإضافة تطبيق موصل أو واجهة برمجة التطبيقات (API) لاحقًا.
هل يمكننا إرسال الفواتير من نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الخاص بنا؟
نعم. تغطي تطبيقات «كونكتور» أنظمة مثل Fortnox وMicrosoft Dynamics 365 Business Central وXero وProcountor. أما الأنظمة الأخرى، فتقوم بالإرسال عبر واجهة برمجة تطبيقات الفواتير (Invoicing API) أو بروتوكول SFTP.
هل يتم التحقق من صحة كل فاتورة قبل إرسالها؟
نعم. يتم فحص الفواتير المنظمة للتأكد من مطابقتها لقواعد التنسيق المعمول بها قبل تسليمها، كما يتم فحص فواتير Peppol للتأكد من مطابقتها للمعيار EN 16931 وقواعد Peppol، بحيث يتم اكتشاف الأخطاء قبل أن يرفض نظام المستلم الفاتورة.
هل تتولى «كفاليا» معالجة المدفوعات؟
لا. تحتوي الفاتورة على تفاصيل الدفع الخاصة بك، ويقوم العملاء بالدفع إلى حسابك المصرفي أو نظام الدفع الخاص بك. ويتم تتبع المدفوعات في نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الخاص بك.
ما هي الخطة التي نحتاجها؟
تغطي باقات «Connect» إرسال الفواتير الإلكترونية وفواتير PDF، وذلك باستخدام واجهة برمجة التطبيقات (API) المتوفرة على Medium وتطبيقات التوصيل المتوفرة على Large. ويشمل عرض «Enterprise» ميزات التوجيه الديناميكي، والطباعة، وصندوق البريد الرقمي، وتبادل البيانات الإلكتروني (EDI)، وعملية الدفع بين الشركات (B2B).