Tapahtumat saavat yrityksesi toimimaan. Sen varmistaminen, että myytyjen tuotteiden ja palveluiden maksut maksetaan - ja luonnollisesti myös ostoista maksetaan oikea summa - on olennainen tehtävä, jonka vuoksi ostoreskontra- ja myyntireskontratyöryhmät ovat jokaisen organisaation ytimessä. Kuinka paljon olet valmis maksamaan siitä, että nämä prosessit toimivat sujuvasti?
Maksu- ja myyntireskontrat ovat tieto- ja usein myös työläitä käytäntöjä. Huolimatta työpaikan jatkuvasti lisääntyvästä digitalisoitumisesta taloushallinnon tiimit luottavat edelleen paljon manuaalisiin kosketuspisteisiin ja kalliisiin laskuoperaattoripalveluihin. Tämä käy selväksi, kun kaivaa numeroita selvittääkseen laskujen hallinnan todelliset kustannukset.
Laskujen hallinnan kustannukset
Ensinnäkin kustannukset vaihtelevat luonnollisesti organisaatioiden välillä.
Se riippuu mitattavissa olevista tekijöistä, kuten volyymista ja käsiteltävien formaattien määrästä. Paperisen ja sähköisen muodon välinen yksinkertainen suhde onarvokas mittari, joka antaa kuvan digitaalisesta kypsyydestä.
Kustannukset johtuvat kuitenkin yhtä lailla strategisesti erittäin tärkeistä tekijöistä: saavutetusta automaation yleisestä tasosta, prosessien rakenne ja viime kädessä mittakaavaedut. Yrityksille ja suurille julkisen sektorin organisaatioille nämä tekijät ovat ratkaisevia.
Nämä ovat näkyviä kustannuksia:
Billentisin tapaustutkimuksiin perustuvassa tutkimuksessa todettiin, että keskimääräisen paperilaskun käsittely maksaa huikeat 17,60 euroa.
Sähköisten laskujen hallinnointi puoliautomaattisissa prosesseissa saavuttaa seuraavat tavoitteet 6,40 EUROA keskimäärin. Yritykset, jotka hyödyntävät Electronic Data Interchange (EDI) -integraatioita, kuten pääsyä Peppolin kaltaisiin liiketoimintaverkostoihin ja ostajan ja myyjän suoraa yhdistämistä, voivat alentaa kustannukset 1 euroon.
Sähköiset laskut eivät riitä
Sähköiset laskut analogisten formaattien sijasta helpottavat prosesseja.. Siitä ei ole epäilystäkään. Välitön ja häviötön viestintä ostajien ja myyjien välillä on tärkeä edistysaskel rahoitustoiminnan digitaalisessa muutoksessa.
Sähköisten laskujen määrä kasvaa tasaisesti noin 10-20 prosenttia vuosittain. Kasvua kiihdyttää EU:n direktiivi sähköisestä laskutuksesta julkisissa hankinnoissa.
Piilotetut kustannukset
Matkaa on kuitenkin vielä paljon jäljellä. Billentis toteaa raportissa, että noin 90 prosenttia kaikista laskuista käsitellään edelleen manuaalisesti. Ja huolimatta lisääntyvistä automaatiomahdollisuuksista 30 prosenttia kaikista laskuista on poikkeavia ja ne on käsiteltävä manuaalisesti. Parantamisen varaa on.
Laskujen hallinta aiheuttaa myös piilokustannuksia. Ylisuuret maksut, kaksinkertaiset maksut, väärin hoidettu arvonlisävero - piilotettujen sudenkuoppien luettelo on pitkä, eikä se näy yksinkertaisessa kustannusarviossa.
Joskus nämä virheet havaitaan, mikä lisää organisaatiosi työtaakkaa, mutta usein ne jäävät huomaamatta. Joka tapauksessa lopputulos vahingoittaa tulosta, sillä jopa 1 % on vaarassa hävitä tapahtumassa.
Siirtyminen pois paperista ja PDF-tiedostoista ja sähköisten laskujen ja nykyaikaisten laskujenhallintaohjelmistojen käyttöönotto on epäilemättä nopein ratkaisu, jolla organisaatiot voivat lisätä tehokkuutta, vähentää kustannuksia ja lopulta saavuttaa automaatiopotentiaalinsa.
Hanki raportti: The cost of accounts payable errors.
Lataa raportti
Saat ainutlaatuista tietoa maksuvelvollisten virheiden kokonaiskustannuksista. Olemme analysoineet 20 miljoonaa laskua ja tiliöintiä joistakin Pohjoismaiden suurimmista yrityksistä ja organisaatioista määrittääksemme talousprosessin haasteiden ja tehottomuuden todelliset kustannukset. Hanki raportti.
