Det er transaksjoner som får virksomheten til å gå rundt. Den viktige oppgaven med å sikre at du får betalt for produktene og tjenestene du selger - og naturligvis betaler riktig beløp for kjøpene dine - gjør leverandør- og reskontroteamene til kjernen i enhver organisasjon. Hvor mye er du villig til å betale for at disse prosessene skal gå knirkefritt?
Inn- og utfakturering er informasjons- og ofte arbeidskrevende rutiner. Til tross for den stadig økende digitaliseringen av arbeidsplassen er økonomiteamene fortsatt avhengige av manuelle kontaktpunkter og kostbare fakturaoperatørtjenester. Det blir tydelig når man går inn i tallene for å finne de reelle kostnadene ved fakturahåndtering.
Kostnadene ved fakturahåndtering
Først og fremst varierer kostnadene naturligvis fra organisasjon til organisasjon.
Det avhenger av kvantifiserbare faktorer som volum og antall formater som håndteres. Et enkelt forholdstall mellom papir- og elektroniske formater gir etverdifullt mål på digital modenhet.
Men kostnadene er i like stor grad et resultat av strategiske faktorer: det generelle automatiseringsnivået, strukturen i ende-til-ende-prosessene og til slutt stordriftsfordeler. ende-til-ende-prosesser og til syvende og sist stordriftsfordeler. For bedrifter og store offentlige organisasjoner er dette avgjørende faktorer.
Dette er de synlige kostnadene:
Undersøkelser fra Billentis basert på casestudier konkluderer med at prisen for å behandle en gjennomsnittlig papirfaktura er svimlende 17,60 euro.
E-fakturaer som håndteres i halvautomatiserte prosesser, når 6,40 EURO i gjennomsnitt. Virksomheter som benytter Electronic Data Interchange (EDI), for eksempel tilgang til forretningsnettverk som Peppol og direkte kontakt mellom kjøper og selger, kan redusere kostnadene til 1 euro.
E-fakturaer er ikke nok
E-fakturaer, i stedet for analoge formater, forenkler prosessene.. Det er det ingen tvil om. Øyeblikkelig og tapsfri kommunikasjon mellom kjøpere og selgere er et viktig skritt fremover i den digitale transformasjonen av finansvirksomheten.
Volumet av e-fakturaer vokser jevnt og trutt med 10-20 % hvert år. Den akselererer som følge av EU-direktivet om elektronisk fakturering ved offentlige anskaffelser.
Skjulte kostnader
Det er imidlertid fortsatt en lang vei å gå. Billentis skriver i rapporten at rundt 90 % av alle fakturaer globalt fortsatt behandles manuelt. Og til tross for økende automatiseringsmuligheter er 30 % av alle fakturaer avvikende og må behandles manuelt. Det er rom for forbedringer.
Fakturahåndtering skaper også skjulte kostnader. Overbetalinger, dobbeltbetalinger, feilaktig håndtering av merverdiavgift - listen over skjulte fallgruver er lang - og ikke synlig i et enkelt kostnadsoverslag.
Noen ganger oppdages disse feilene, noe som øker organisasjonens arbeidsbelastning, men ofte blir de ikke oppdaget. Resultatet går uansett ut over bunnlinjen, ettersom opptil 1 % kan gå tapt i transaksjonen.
Å gå bort fra papir og PDF-filer og over til e-fakturaer og moderne programvare for fakturahåndtering er utvilsomt den raskeste løsningen for organisasjoner som vil øke effektiviteten, redusere kostnadene og til slutt nå sitt automatiseringspotensial.
Hent rapporten: Kostnadene ved feil i leverandørreskontroen.
Last ned rapporten
Få unik innsikt i de totale kostnadene ved feil i leverandørreskontroen. Vi har analysert 20 millioner fakturaer og kontoposteringer fra noen av de største selskapene og organisasjonene i Norden for å kartlegge de reelle kostnadene ved utfordringer og ineffektivitet i økonomiprosessene. Last ned rapporten.
