Transaktionen machen Ihr Unternehmen lebendig. Die wesentliche Aufgabe, dafür zu sorgen, dass Sie für die von Ihnen verkauften Produkte und Dienstleistungen bezahlt werden - und natürlich den richtigen Betrag für Ihre Einkäufe zu zahlen - macht die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung zum Herzstück eines jeden Unternehmens. Wie viel sind Sie bereit zu zahlen, damit diese Prozesse reibungslos ablaufen?
Ein- und Ausgangsrechnungen sind informations- und oft auch arbeitsintensive Vorgänge. Trotz der zunehmenden Digitalisierung des Arbeitsplatzes verlassen sich die Finanzteams immer noch stark auf manuelle Berührungspunkte und kostspielige Rechnungsbearbeitungsdienste. Das wird deutlich, wenn man die wahren Kosten der Rechnungsverwaltung in Zahlen ausdrückt.
Die Kosten der Rechnungsverwaltung
In erster Linie sind die Kosten natürlich von Organisation zu Organisation unterschiedlich.
Sie hängt von quantifizierbaren Faktoren wie dem Volumen und der Anzahl der bearbeiteten Formate ab. Ein einfaches Verhältnis zwischen Papier und elektronischem Format ist einwertvoller Maßstab und gibt einen Einblick in die digitale Reife.
Die Kosten sind jedoch ebenso sehr das Ergebnis hochgradig strategischer Faktoren: des erreichten Gesamtautomatisierungsgrads, der Struktur der End-to-End-Prozesse und schließlich die Größenvorteile. Für Unternehmen und große Organisationen des öffentlichen Sektors sind dies entscheidende Faktoren.
Dies sind die sichtbaren Kosten:
Untersuchungen von Billentis auf der Grundlage von Fallstudien ergaben, dass der Preis für die Bearbeitung einer durchschnittlichen Papierrechnung bei unglaublichen 17,60 EUR liegt.
Elektronische Rechnungen, die in halbautomatischen Prozessen verwaltet werden, erreichen 6,40 EUR im Durchschnitt. Unternehmen, die Electronic Data Interchange (EDI)-Integrationen nutzen, wie z. B. den Zugang zu Geschäftsnetzwerken wie Peppol und die direkte Verbindung zwischen Käufer und Verkäufer, können die Kosten auf 1 EUR senken.
E-Rechnungen sind nicht genug
Elektronische Rechnungen anstelle von analogen Formaten erleichtern die Prozesse. Es besteht kein Zweifel daran. Die sofortige und verlustfreie Kommunikation zwischen Käufern und Verkäufern ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation der Finanzgeschäfte.
Das Volumen der elektronischen Rechnungen wächst jährlich um etwa 10-20 %. Dieses Wachstum wird durch die EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen beschleunigt.
Versteckte Kosten
Es ist jedoch noch ein langer Weg zu gehen. Billentis stellt in dem Bericht fest, dass etwa 90 % aller Rechnungen weltweit immer noch manuell bearbeitet werden. Und trotz zunehmender Automatisierungsmöglichkeiten sind 30 % aller Rechnungen abweichend und müssen manuell bearbeitet werden. Es gibt also noch Raum für Verbesserungen.
Die Verwaltung von Rechnungen verursacht auch versteckte Kosten. Überzahlungen, Doppelzahlungen, falsch verwaltete Mehrwertsteuer - die Liste der versteckten Fallstricke ist lang und in einem einfachen Kostenvoranschlag nicht sichtbar.
Manchmal werden diese Fehler entdeckt, was die Arbeitsbelastung Ihres Unternehmens erhöht, aber oft bleiben sie unbemerkt. In jedem Fall schadet das Ergebnis dem Endergebnis, da bei der Transaktion bis zu 1 % verloren gehen kann.
Die Abkehr von Papier und PDF-Dokumenten und die Einführung elektronischer Rechnungen und moderner Rechnungsverwaltungssoftware ist zweifellos die schnellste Lösung für Unternehmen, um die Effizienz zu steigern, die Kosten zu senken und letztlich ihr Automatisierungspotenzial auszuschöpfen.
Erfahren Sie mehr: Wie Sie Rechnungsfehler vermeiden und die elektronische Rechnungsstellung bei Ihren Lieferanten verbessern können.
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