المعاملات هي المحرك الأساسي لأعمالك. إن المهمة الأساسية المتمثلة في ضمان حصولك على مستحقاتك مقابل المنتجات والخدمات التي تبيعها – ودفع المبلغ الصحيح مقابل مشترياتك بطبيعة الحال – تضع فرق حسابات الدفع وحسابات القبض في صميم أي مؤسسة. ما مقدار ما أنت مستعد لدفعه لضمان سير هذه العمليات بسلاسة؟
تعد عمليات حسابات الدفع وحسابات القبض من العمليات التي تتطلب قدرًا كبيرًا من المعلومات، وغالبًا ما تكون شاقة من الناحية العملية. وعلى الرغم من الرقمنة المتزايدة باستمرار في بيئة العمل، لا تزال الفرق المالية تعتمد بشكل كبير على العمليات اليدوية وخدمات معالجة الفواتير المكلفة. ويتضح ذلك جليًّا عند تحليل الأرقام لمعرفة التكلفة الحقيقية لإدارة الفواتير.
تكلفة إدارة الفواتير
أولاً وقبل كل شيء، من الواضح أن التكلفة تختلف من مؤسسة إلى أخرى.
يعتمد ذلك على عوامل قابلة للقياس الكمي مثل الحجم وعدد التنسيقات التي يتم التعامل معها. وتُعد النسبة البسيطة بين التنسيق الورقي والإلكترونيمقياسًا قيّمًا وتُعطي فكرة عن مدى النضج الرقمي.
ولكن التكلفة ترجع بنفس القدر إلى عوامل استراتيجية للغاية: المستوى الإجمالي للأتمتة التي تم تحقيقها، وهيكل العمليات الشاملة، وفي النهاية، وفورات الحجم. بالنسبة للمؤسسات والشركات الكبيرة في القطاع العام، تعد هذه عوامل حاسمة.
هذه هي التكاليف الظاهرة:
خلصت دراسة أجرتها شركة «بيلنتيس» استنادًا إلى دراسات حالة إلى أن تكلفة معالجة الفاتورة الورقية العادية تبلغ مبلغًا مذهلاً قدره 17.60 يورو.
تبلغ قيمة الفواتير الإلكترونية التي تتم إدارتها عبر عمليات شبه آلية 6.40 يورو في المتوسط. يمكن للشركات التي تستخدم تكاملات Electronic Data Interchange EDI)، مثل الوصول إلى شبكات الأعمال مثل Peppol وربط المشتري والبائع مباشرة، خفض التكلفة إلى 1 يورو.
الفواتير الإلكترونية ليست كافية
تُسهِّل الفواتير الإلكترونية، مقارنةً بالصيغ التقليدية، سير العمليات. ولا شك في ذلك. فالتواصل الفوري والخالي من الخسائر بين المشترين والبائعين يمثل خطوة مهمة إلى الأمام في التحول الرقمي للعمليات المالية.
يتزايد حجم الفواتير الإلكترونية بشكل مطرد بنسبة تتراوح بين 10 و20٪ سنويًا. ويتسارع هذا النمو نتيجة لتوجيهات الاتحاد الأوروبي بشأن الفواتير الإلكترونية في مجال المشتريات العامة.
التكاليف الخفية
ومع ذلك، لا يزال الطريق طويلاً. يذكر بيلنتيس في التقرير أن حوالي 90% من الفواتير على مستوى العالم لا تزال تُعالج يدويًّا. وعلى الرغم من تزايد قدرات الأتمتة، فإن 30% من الفواتير تعاني من حالات شاذة ويجب معالجتها يدويًّا. وهناك مجال للتحسين.
تؤدي إدارة الفواتير أيضًا إلى تكاليف خفية. فالمبالغ الزائدة المدفوعة، والمدفوعات المزدوجة، وسوء إدارة ضريبة القيمة المضافة — قائمة المخاطر الخفية طويلة، ولا تظهر في التقديرات الأولية للتكاليف.
يتم اكتشاف هذه الأخطاء أحيانًا، مما يزيد من عبء العمل على مؤسستك، لكنها غالبًا ما تمر دون أن يلاحظها أحد. وفي كل الأحوال، فإن النتيجة تضر بالأرباح، حيث قد يصل معدل الخسارة في المعاملة إلى 1٪.
إن التخلي عن الورق وملفات PDF والتحول إلى الفواتير الإلكترونية وبرامج إدارة الفواتير الحديثة هو بلا شك الحل الأسرع للمؤسسات لزيادة الكفاءة وخفض التكاليف، والوصول في نهاية المطاف إلى تحقيق إمكاناتها في مجال الأتمتة.
لمزيد من المعلومات: كيفية تجنب أخطاء الفواتير وزيادة استخدام الفواتير الإلكترونية بين الموردين.
احصل على التقرير: تكلفة الأخطاء في حسابات الدائنين.
تنزيل التقرير
احصل على رؤى فريدة حول التكلفة الإجمالية للأخطاء في حسابات الدائنين. لقد قمنا بتحليل 20 مليون فاتورة وقيد محاسبيمنبعض أكبر الشركات والمؤسسات في دول الشمال الأوروبي لتحديد التكلفة الحقيقية للتحديات وأوجه القصور في العمليات المالية. احصل على التقرير.
