Transakce jsou motorem vašeho podnikání. Zásadní úkol zajistit, aby vám byly zaplaceny produkty a služby, které prodáváte – a samozřejmě zaplatit správnou částku za vaše nákupy – staví týmy zabývající se závazky a pohledávkami do centra pozornosti každé organizace. Kolik jste ochotni zaplatit za to, aby tyto procesy fungovaly hladce?
A/P a A/R jsou činnosti náročné na informace a často i na práci. Navzdory stále rostoucí digitalizaci pracovišť se finanční týmy stále ve velké míře spoléhají na manuální úkony a nákladné služby operátorů faktur. To je zřejmé, když se podíváte na čísla a zjistíte skutečné náklady na správu faktur.
Náklady na správu faktur
V první řadě se náklady samozřejmě liší mezi jednotlivými organizacemi.
Záleží to na kvantifikovatelných faktorech, jako je objem a počet zpracovávaných formátů. Jednoduchý poměr mezi papírovým a elektronickým formátem poskytujecenný měřítko a náhled na digitální vyspělost.
Náklady jsou však stejně tak výsledkem vysoce strategických faktorů: celkové úrovně dosažené automatizace, struktury komplexních procesů a v neposlední řadě úspory z rozsahu. Pro podniky a velké organizace veřejného sektoru jsou to klíčové faktory.
Toto jsou viditelné náklady:
Výzkum společnosti Billentis založený na případových studiích dospěl k závěru, že cena za zpracování průměrné papírové faktury činí neuvěřitelných 17,60 EUR.
Elektronické faktury spravované v poloautomatizovaných procesech dosahují v průměru 6,40 EUR . Podniky využívající integraci Electronic Data Interchange EDI), jako je přístup k obchodním sítím typu Peppol a přímé propojení kupujícího a prodávajícího, mohou náklady snížit na 1 EUR.
Elektronické faktury nestačí
Elektronické faktury namísto analogových formátů usnadňují procesy. O tom není pochyb. Okamžitá a bezztrátová komunikace mezi kupujícími a prodávajícími je důležitým krokem vpřed v digitální transformaci finančních operací.
Objem elektronických faktur roste každoročně stabilně o 10–20 %. Tento růst se zrychluje v důsledku směrnice EU o elektronické fakturaci ve veřejných zakázkách.
Skryté náklady
Je však ještě dlouhá cesta před námi. Billentis ve zprávě uvádí, že přibližně 90 % všech faktur na celém světě se stále zpracovává ručně. A navzdory rostoucím možnostem automatizace je 30 % všech faktur odchylných a musí se zpracovávat ručně. Je zde tedy prostor pro zlepšení.
Správa faktur také vytváří skryté náklady. Přeplatky, dvojité platby, nesprávně spravovaná DPH – seznam skrytých úskalí je dlouhý a v jednoduchém odhadu nákladů není vidět.
Tyto chyby jsou někdy odhaleny, což zvyšuje pracovní zátěž vaší organizace, ale často uniknou pozornosti. V každém případě má tento výsledek negativní dopad na konečný výsledek, protože při transakci hrozí ztráta až 1 %.
Přechod od papírových a PDF faktur k elektronickým fakturám a modernímu softwaru pro správu faktur je bezpochyby nejrychlejším řešením, jak mohou organizace zvýšit efektivitu, snížit náklady a v konečném důsledku dosáhnout svého automatizačního potenciálu.
Další informace: Jak eliminovat chyby ve fakturách a zvýšit využívání elektronické fakturace mezi vašimi dodavateli.
Získejte zprávu: Náklady spojené s chybami v účtování závazků.
Stáhnout zprávu
Získejte jedinečný přehled o celkových nákladech spojených s chybami v účtování závazků. Analyzovali jsme 20 milionů faktur a účetních zápisůodněkterých z největších společností a organizací v severských zemích, abychom zjistili skutečné náklady spojené s problémy a neefektivitou finančních procesů. Získejte zprávu.
