De kosten van fouten in de crediteurenadministratie

Door Qvalia | Bijgewerkt in oktober 2026

Fouten in de crediteurenadministratie zijn fouten bij het vastleggen, boeken en betalen van leveranciersfacturen, zoals fouten bij de aftrek van btw, te hoge betalingen en dubbele betalingen. De kosten hiervan bestaan uit het direct verloren geld plus de tijd die medewerkers besteden aan het opsporen en verhelpen ervan, en beide nemen toe met elke factuur die handmatig wordt verwerkt.

Hoewel Scandinavische organisaties tot de technologisch meest geavanceerde behoren, blijven fouten in de crediteurenadministratie hun nettoresultaten negatief beïnvloeden. Zelfs de kleinste, onschuldigste foutjes kunnen uitgroeien tot een aanzienlijk probleem als de financiële processen en transactiegegevens niet goed worden beheerd.

B2B-transacties komen tegenwoordig vaak neer op factureringsprocedures. Hoewel de basiselementen van een factuur hetzelfde blijven, kunnen de complexiteit en de omvang enorm variëren. Het is een integraal end-to-end-proces, waarbij ten minste twee belanghebbenden betrokken zijn. En met de toenemende complexiteit – van btw, betalingsvoorwaarden en factuurregels tot crediteringen en pogingen tot fraude – zijn fouten onvermijdelijk.

Qvalia heeft de crediteurenadministratie en boekhoudprocessen van 100 grote Scandinavische organisaties geanalyseerd om te berekenen wat transactiegerelateerde fouten daadwerkelijk kosten. Het onderzoek is gebaseerd op facturen uit 2020 en werd in 2021 gepubliceerd.

Van de vier landen had Denemarken het laagste percentage betalingsfouten. Het gemiddelde verlies per factuur bedroeg daar minder dan een derde van het Scandinavische gemiddelde.

Noorwegen had een foutenpercentage dat meer dan drie keer zo hoog was als dat van Zweden, dat het laagste totale foutenpercentage had. Ook het gemiddelde verlies per factuur lag daar hoger dan het Scandinavische gemiddelde.

Zweden, de grootste economie in de regio, leverde de grootste dataset met facturen aan. Het totale foutenpercentage lag daar het laagst van alle vier de landen, terwijl het gemiddelde verlies per factuur iets boven het gemiddelde lag.

Finland viel op meer dan één manier op. Het totale foutenpercentage lag aanzienlijk hoger dan in alle andere Noordse landen, waardoor het gemiddelde flink omhoog ging. Ook het gemiddelde verlies per factuur was daar het hoogst.

De steekproef bestond uit 100 willekeurig geselecteerde bedrijven, elk 25 uit Denemarken, Noorwegen, Zweden en Finland, die allemaal een jaaromzet van 100 miljoen euro of meer hadden. De steekproef was gebaseerd op de klantprojecten van Qvalia in 2020, waarbij in totaal 20.872.182 facturen en boekingen werden geanalyseerd. De vertegenwoordigde sectoren omvatten de detailhandel, de productiesector, de financiële dienstverlening, ICT, de bouwsector, de transportsector en organisaties in de publieke sector.

Bij de analyse werd gebruikgemaakt van een algoritmisch screeningproces om 45 mogelijke foutvariabelen te identificeren in de factuurverwerking en de boekingen in het grootboek en de factuurgegevens. De analyse richtte zich op drie belangrijke soorten fouten:

Elke geconstateerde afwijking werd handmatig dubbel gecontroleerd door een deskundige en door de betrokken organisatie als fout bevestigd. Het aantal intern gecorrigeerde fouten werd afgeleid uit de boekhoudkundige correcties in het grootboek.

Er is weinig onderzoek gedaan naar de totale kosten van de factuurverwerking binnen organisaties, inclusief boekingen en de verborgen kosten van fouten. De kostenramingen in dit onderzoek zijn gebaseerd op de ‘Business Case E-invoicing/E-billing’ van Billentis (2017): 17,60 euro voor de verwerking van een papieren of PDF-inkoopfactuur en 6,40 euro voor een e-factuur, waarbij de kosten voor het boeken en verwerken werden geschat op 3,00 euro voor papieren en PDF-facturen en 0 euro voor e-facturen. Bij de berekeningen werd uitgegaan van een aandeel van 50% e-facturen, en elke intern vastgestelde correctie werd geschat op een gematigde 10 minuten.

Er zijn tal van manieren waarop boekhoudkundige fouten kunnen ontstaan, met fouten en vermijdbaar geldverlies tot gevolg. Laten we eens kijken naar de meest voorkomende oorzaken:

Verschillende van deze onderliggende oorzaken, zoals OCR-fouten en verkeerd ingevoerde bedragen, vinden hun oorsprong in de handmatige verwerking van papieren en PDF-facturen. Gestructureerde e-facturen maken die stap overbodig, omdat de factuurgegevens worden aangeleverd in een formaat dat het ontvangende systeem automatisch kan verwerken.

In vergelijking met de traditionele verwerking van papieren facturen, en zelfs PDF-facturen, liggen de totale verwerkingskosten van e-facturen aanzienlijk lager. De Europese Commissie schat het voordeel van het automatiseren van het factureringsproces op ongeveer 5,28 euro per verzonden e-factuur en 8,40 euro per ontvangen e-factuur, uitgaande van arbeidskosten van 46 euro per uur (verslag van de Commissie over Richtlijn 2014/55/EU, februari 2024).

De mate waarin dit wordt toegepast, loopt nog steeds sterk uiteen in de Scandinavische landen:

Bron: Eurostat (dataset isoc_eb_icsn2, bijgewerkt in december 2025). Aandeel van ondernemingen met 10 of meer werknemers, exclusief de financiële sector. 2023 is het meest recente enquêtejaar; het cijfer voor Zweden voor 2023 is gemarkeerd als een breuk in de tijdreeks.