Uitgavenanalyse: 10 voordelen die u niet mag missen

Wat zijn de voordelen van uitgavenanalyse? Een eenvoudige definitie van uitgavenanalyse luidt als volgt: het gebruik van uitgavengegevens, inkoopbeleid en inkoopprocessen om manieren te vinden om kosten te verlagen, betere contracten te sluiten en de relaties met leveranciers te verbeteren. Een goed uitgevoerde uitgavenanalyse kan de kosten van het inkoopproces zelfs met bijna 50% verlagen.

Uitgaven en inkoop op bedrijfsniveau kunnen ingewikkeld zijn, met tal van leveranciers die moeten worden beheerd en verschillende mogelijkheden op het gebied van inkooporders, kortingen en bulkbestellingen. Desondanks zijn deskundigen het erover eens dat de voordelen de moeite meer dan waard zijn: elke nieuwe dollar levert tot wel 20% kostenbesparing op.

Analisten op het gebied van uitgaven moeten werken met diverse financiële overzichten, inkooporders, contracten en andere documentatie. Het is duidelijk dat gegevens de basis vormen voor de meeste inzichten in uitgavenanalyses, en digitalisering is de sleutel tot een efficiënter proces.

Dankzij nieuwe cloudsoftware zoals Spend Monitor, een oplossing voor moeiteloze realtime inzichten, kunnen bedrijven nu snel krachtige analysemogelijkheden implementeren, maar wat zijn de voordelen van uitgavenanalyse? Lees verder voor meer informatie over de belangrijkste voordelen die u kunt behalen met een succesvol programma voor uitgavenanalyse.

Heb je ooit gehoord van het concept ‘uitgavenkubus’? Dit is een stap die in vrijwel alle inkoopprocessen voorkomt, waarbij de analist de bedrijfsuitgaven in verschillende categorieën indeelt. Het is de beste manier om de verantwoordelijkheid voor het uitgavenbeheer toe te wijzen.

Categoriemanagement speelt een belangrijke rol bij uitgavenanalyse, maar kost ook veel tijd, omdat je allerlei uitgavengegevens uit uiteenlopende bronnen moet verzamelen en deze moet opschonen om een goede analyse te kunnen maken.

Soms is het makkelijker om snel iets aan te schaffen dan na te gaan of het wel binnen het uitgavenplan van het bedrijf past. Er is sprake van eigenmachtige uitgaven wanneer deze snelle beslissingen leiden tot overhaaste contracten en inefficiënte transacties.

Een inkoopanalyse helpt dergelijke aankopen te voorkomen en zorgt ervoor dat u betere prijzen en contractvoorwaarden krijgt voor uw geld. Het vormt bovendien een krachtig afschrikmiddel tegen het niet naleven van wet- en regelgeving en tegen niet-goedgekeurde leveranciers.

Een van de eerste optimalisaties die een team van uitgavenanalisten doorvoert, is het bijstellen van het leveranciersprofiel van de organisatie. Door inefficiënte leveranciers te identificeren en het totale aantal leveranciers te verminderen, kunt u de ‘tail spend’ beheersen en kosten besparen.

Stel je eens voor dat twee afzonderlijke afdelingen ongeveer hetzelfde product bij twee verschillende leveranciers inkopen. De leverancierscontrole zou dan vaststellen dat beide afdelingen een gezamenlijke bestelling bij één leverancier kunnen plaatsen om de transactie te vereenvoudigen.

Tegelijkertijd kan het soms zinvol zijn om hetzelfde product op verschillende markten aan te schaffen om te profiteren van kleine prijsverschillen. Deze kortetermijntransacties kunnen in uw voordeel uitpakken als u over de nodige analytische vaardigheden beschikt om hierop in te spelen.

Hoe hard u ook uw best doet, de prijzen die u betaalt worden uiteindelijk bepaald door de marktdynamiek en door factoren waar uw bedrijf geen invloed op heeft. Bij externe benchmarking worden uw inkoopuitgaven bekeken in het licht van de veranderende prijzen op de markt.

Hoe presteert uw inkoopafdeling in vergelijking met de rest van de markt? Door een benchmark te maken in combinatie met marktontwikkelingen (met name marktindexen) kunt u uw prestaties goed afzetten tegen uw eerdere resultaten en de markt in het algemeen.

Benchmarking kan ook op intern niveau plaatsvinden. Hoe vergelijkt u de financiële prestaties van verschillende vestigingen? Presteert een bepaalde vestiging ondermaats en heeft deze aandacht nodig?

Door te variëren met verschillende betalingsvoorwaarden kunnen uitgavenanalisten beïnvloeden hoeveel werkkapitaal het bedrijf in de loop van de tijd ter beschikking heeft. Ervoor zorgen dat er op elk moment voldoende liquide middelen beschikbaar zijn, is een belangrijke taak.

Bedrijven hebben hiervoor doorgaans afdelingen voor„crediteuren“en„debiteuren“, maar uitgavenanalyse blijft een belangrijke rol spelen bij het realtime beheren van het budget.

Vaak moeten verschillende afdelingen binnen een bedrijf, zoals de financiële afdeling en de inkoopafdeling, samenwerken om het maximale rendement uit de bedrijfsuitgaven te halen. De inkoopafdeling moet met name de belanghebbenden binnen het bedrijf ervan overtuigen om de voorgestelde wijzigingen in de uitgaven te accepteren.

De meeste managers staan terughoudend tegenover het wisselen van leverancier op advies van een andere afdeling, omdat ze daardoor een deel van de controle over hun grondstoffen en middelen verliezen. Door ervoor te zorgen dat iedereen overtuigd is van de voordelen van een uitgavenanalyse, kan het bedrijf gezamenlijk die extra waarde realiseren.

Wat is de beste manier om relaties met leveranciers te onderhouden? Zorg ervoor dat u zich volledig aan de overeengekomen voorwaarden houdt. Leveranciers hechten veel waarde aan contractnaleving door hun klanten en zullen waarschijnlijk langer bij u blijven of u zelfs kortingen aanbieden als u dat doet. Zorg er bijvoorbeeld altijd voor dat betalingen op tijd binnenkomen.

Voorraadanalyse hangt nauw samen met voorraadbeheer. Een te lage voorraad leidt tot verstoringen in uw vermogen om producten te vervaardigen en diensten aan uw klanten aan te bieden. Een te hoge voorraad leidt tot onbenutte middelen. Beide situaties leiden tot omzetverlies voor het bedrijf.

Met uitgavenanalyse kunt u uw uitgaven afstemmen op uw productie, waardoor de voorraadniveaus optimaal blijven, ongeacht hoe sterk de vraag van uw klanten schommelt.

Lees meer over de voordelen van uitgavenanalyse in ons e-book„Een gids voor uitgavenanalyse: hoe u datagestuurde besluitvorming in de inkoop mogelijk maakt“. Download het gratis.