Ausgabenanalyse: 10 Vorteile, die Sie sich nicht entgehen lassen dürfen

Was sind die Vorteile der Ausgabenanalyse? Eine grundlegende Definition der Ausgabenanalyse würde sie als die Verwendung von Ausgabendaten, Einkaufsrichtlinien und Beschaffungsprozessen definieren, um Wege zur Kostensenkung zu finden, bessere Verträge auszuhandeln und bessere Beziehungen zu den Anbietern zu haben. Tatsächlich kann eine richtig durchgeführte Ausgabenanalyse die Kosten des Beschaffungsprozesses um fast 50 % senken.

Ausgaben und Beschaffung auf Unternehmensebene können kompliziert sein, denn es gibt viele verschiedene Anbieter zu verwalten und Optionen für Bestellungen, Rabatte und Großaufträge zu nutzen. Trotzdem sind sich die Experten einig, dass sich die Vorteile lohnen, denn jeder neue Dollar kann bis zu 20 % der Kosten einsparen.

Ausgabenanalysten müssen mit verschiedenen Finanzberichten, Bestellungen, Verträgen und anderen Unterlagen arbeiten. Es ist klar, dass die meisten Erkenntnisse bei der Ausgabenanalyse auf Daten beruhen, und die Digitalisierung ist der Schlüssel, um diesen Prozess effizienter zu gestalten.

Neue Cloud-Software wie Spend Monitor, eine Lösung für mühelose Einblicke in Echtzeit, hat es Unternehmen ermöglicht, schnell robuste Analysefunktionen zu implementieren, aber welche Vorteile bietet die Ausgabenanalyse? Lesen Sie weiter, um mehr über die wichtigsten Vorteile zu erfahren, die Sie durch ein erfolgreiches Ausgabenanalyseprogramm erzielen können.

Haben Sie schon einmal von einem Konzept namens "Ausgabenwürfel" gehört? Es ist ein Schritt, der in fast allen Beschaffungsprozessen vorkommt und bei dem der Analyst die Unternehmensausgaben in verschiedene Kategorien unterteilt. Dies ist der beste Weg, um die Verantwortung für das Ausgabenmanagement zuzuweisen.

Das Kategorienmanagement spielt eine wichtige Rolle bei der Ausgabenanalyse, nimmt aber auch viel Zeit in Anspruch, da Sie alle Arten von Ausgabendaten aus unterschiedlichen Quellen sammeln und für eine angemessene Analyse bereinigen müssen.

Manchmal ist es einfacher, einen schnellen Kauf zu tätigen, als zu prüfen, wie er in den Ausgabenplan des Unternehmens passt. Unüberlegte Ausgaben entstehen, wenn diese schnellen Entscheidungen zu übereilten Verträgen und ineffizienten Transaktionen führen.

Die Beschaffungsanalyse trägt dazu bei, diese Einkäufe zu verhindern und bessere Preise und Verträge für das zu bekommen, wofür Sie bezahlen. Sie ist auch eine starke Abschreckung gegen Gesetzesverstöße und nicht zugelassene Lieferanten.

Eine der ersten Optimierungen, die ein Ausgabenanalyse-Team vornimmt, ist die Abstimmung des Lieferantenprofils des Unternehmens. Indem Sie ineffiziente Lieferanten erkennen und die Gesamtzahl der Lieferanten reduzieren, können Sie die Ausgaben im Hintergrund verwalten und die Kosten senken.

Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem zwei verschiedene Abteilungen ungefähr das gleiche Produkt von zwei verschiedenen Lieferanten kaufen. Die Lieferantenkontrolle würde feststellen, dass beide Abteilungen eine gemeinsame Bestellung bei einem Lieferanten aufgeben können, um die Transaktion zu vereinfachen.

Gleichzeitig ist es manchmal sinnvoll, denselben Artikel auf verschiedenen Märkten zu kaufen, um kleine Preisunterschiede auszunutzen. Diese kurzfristigen Tauschgeschäfte können sich zu Ihren Gunsten auswirken, wenn Sie über die nötigen Datenanalysefähigkeiten verfügen, um sie zu Ihrem Vorteil zu nutzen.

Unabhängig von Ihren internen Bemühungen werden die von Ihnen gezahlten Preise letztlich von der Marktdynamik und von Ereignissen bestimmt, die außerhalb der Kontrolle Ihres Unternehmens liegen. Beim externen Benchmarking werden Ihre Beschaffungsausgaben im Kontext der sich ändernden Marktpreise betrachtet.

Wie schneidet Ihre Beschaffung im Vergleich zum übrigen Markt ab? Durch ein Benchmarking, das mit der Marktentwicklung (insbesondere Marktindizes) einhergeht, können Sie sich mit Ihren Leistungen in der Vergangenheit und dem Markt im Allgemeinen vergleichen.

Benchmarking kann auch auf interner Ebene stattfinden. Wie lässt sich die finanzielle Leistung verschiedener Standorte vergleichen? Ist ein Standort nicht leistungsfähig genug und bedarf der Aufmerksamkeit?

Durch das Experimentieren mit verschiedenen Zahlungsbedingungen können Ausgabenanalysten den Umfang des Betriebskapitals, das dem Unternehmen im Laufe der Zeit zur Verfügung steht, verändern. Es ist eine wichtige Aufgabe, dafür zu sorgen, dass Sie zu jedem Zeitpunkt über genügend Barmittel verfügen.

In der Regel haben die Unternehmen zu diesem Zweck "Kreditoren-" und "Debitorenbuchhaltung", aber die Ausgabenanalyse spielt immer noch eine Rolle bei der Verwaltung des Budgets auf Echtzeitbasis.

Die oft getrennten Abteilungen eines Unternehmens, die Finanzabteilung und die Beschaffung, müssen zusammenarbeiten, um den größtmöglichen Nutzen aus den Unternehmensausgaben zu ziehen. Insbesondere muss die Beschaffung die Stakeholder des Unternehmens davon überzeugen, die Ausgabenänderungen zu akzeptieren.

Die meisten Manager zögern, den Lieferanten auf Anraten einer anderen Abteilung zu wechseln, da sie dadurch ein gewisses Maß an Kontrolle über ihre Rohstoffe und Ressourcen verlieren. Indem man sicherstellt, dass alle Beteiligten die Vorteile der Ausgabenanalyse verstehen, kann das Unternehmen gemeinsam daran arbeiten, diesen zusätzlichen Nutzen zu erzielen.

Wie lassen sich Lieferantenbeziehungen am besten pflegen? Stellen Sie sicher, dass Sie die vereinbarten Bedingungen in vollem Umfang einhalten. Lieferanten legen Wert darauf, dass ihre Kunden die Verträge einhalten, und werden wahrscheinlich länger bei Ihnen bleiben oder sogar Rabatte anbieten, wenn Sie dies tun. Achten Sie zum Beispiel immer darauf, dass die Zahlungen pünktlich eingehen.

Die Ausgabenanalyse ist eng mit der Verwaltung der Lagerbestände verknüpft. Ein zu geringer Lagerbestand führt dazu, dass Sie nicht in der Lage sind, Produkte herzustellen und Ihren Kunden Dienstleistungen anzubieten. Ein zu großer Bestand führt zu ungenutzten Ressourcen. Beide Fälle führen zu Umsatzeinbußen für das Unternehmen.

Mit der Ausgabenanalyse können Sie Ihre Ausgaben mit Ihrer Produktion synchronisieren und so die Lagerbestände optimal halten, unabhängig davon, wie stark die Nachfrage Ihrer Kunden schwankt.

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