Hva er fordelene med utgiftsanalyse? En grunnleggende definisjon av utgiftsanalyse er bruk av utgiftsdata, innkjøpsretningslinjer og anskaffelsesprosesser for å finne måter å redusere kostnader på, forhandle frem bedre kontrakter og få bedre relasjoner med leverandører. En riktig utført utgiftsanalyse kan faktisk redusere kostnadene ved anskaffelsesprosessen med nesten 50 %.
Utgifter og innkjøp på virksomhetsnivå kan være komplisert, med mange forskjellige leverandører å administrere og alternativer å forfølge når det gjelder innkjøpsordrer, rabatter og bulkbestillinger. Til tross for dette er ekspertene enige om at fordelene er vel verdt det, med opptil 20 % kostnadsbesparelser for hver nye krone.
Utgiftsanalytikere må jobbe med ulike regnskaper, innkjøpsordrer, kontrakter og annen dokumentasjon. Det er klart at data driver det meste av innsikten i utgiftsanalyse, og digitalisering er nøkkelen til å gjøre denne prosessen mer effektiv.
Ny skybasert programvare som f.eks. Spend Monitorhar gjort det mulig for bedrifter å raskt implementere robuste analysefunksjoner, men hva er fordelene med spendanalyse? Les videre for å lære mer om de viktigste fordelene du kan oppnå med et vellykket program for spendanalyse.
1. Styrke kategoristyringen
Har du noen gang hørt om et konsept som kalles "utgiftskuben"? Det er et trinn som finnes i nesten alle anskaffelsesprosesser, der analytikeren deler bedriftens utgifter inn i ulike kategorier. Det er den beste måten å fordele ansvaret for utgiftsstyring på.
Kategoristyring spiller en viktig rolle i utgiftsanalyse, men tar også mye tid å fullføre, siden du må samle inn alle typer utgiftsdata fra ulike kilder og rydde opp i dem for riktig analyse.
2. Minimere avvikende innkjøp
Noen ganger er det lettere å gjøre et raskt innkjøp enn å undersøke hvordan det passer inn i virksomhetens utgiftsplan. Uoverveide utgifter oppstår når disse raske beslutningene resulterer i forhastede kontrakter og ineffektive transaksjoner.
Innkjøpsanalyser bidrar til å forhindre slike innkjøp og gir deg bedre priser og kontrakter for det du betaler for. Det er også et sterkt avskrekkende middel mot manglende overholdelse av regelverket og ikke-godkjente leverandører.
3. Forbedre leverandørkontrollen
En av de første optimaliseringene et team med utgiftsanalytikere gjør, er å justere organisasjonens leverandørprofil. Ved å gjenkjenne ineffektive leverandører og redusere det totale antallet leverandører, kan du styre haleutgiftene og kutte ned på kostnadene.
Se for deg et scenario der to separate avdelinger kjøper omtrent det samme produktet fra to forskjellige leverandører. Leverandørkontrollen vil oppdage at begge avdelingene kan gjøre en felles bestilling fra én leverandør for å forenkle transaksjonen.
4. Identifisere prisarbitrasjer
Samtidig er det noen ganger fornuftig å kjøpe den samme varen i forskjellige markeder for å utnytte mindre prisforskjeller. Disse kortsiktige utvekslingene kan vise seg å være til din fordel hvis du har dataanalytiske evner til å dra nytte av dem.
5. Innføre ekstern benchmarking
Uansett hva du gjør internt, avgjøres prisene du betaler til syvende og sist av markedsdynamikken og det som skjer utenfor bedriftens kontroll. Ekstern benchmarking ser på anskaffelsesutgiftene dine i sammenheng med endrede priser i markedet.
Hvordan ligger anskaffelsene dine an i forhold til resten av markedet? Benchmarking sammen med markedsutvikling (spesielt markedsindekser) vil gjøre det mulig å sammenligne dere med tidligere resultater og markedet generelt.
6. Innføre intern benchmarking
Benchmarking kan også forekomme på internt nivå. Hvordan sammenligner du økonomiske resultater på tvers av ulike forretningssteder? Er det ett sted som underpresterer og trenger oppmerksomhet?
7. Innhenting av arbeidskapital
Ved å eksperimentere med ulike betalingsbetingelser kan utgiftsanalytikere endre hvor mye arbeidskapital virksomheten har tilgang til over tid. Det er en viktig jobb å sørge for at du har nok kontanter tilgjengelig til enhver tid.
Bedrifter har vanligvis "leverandørgjeld" og "kundefordringer" for dette formålet, men utgiftsanalyse spiller fortsatt en rolle i forvaltningen av budsjettet i sanntid.
8. Samkjøre finansiering og innkjøp
Ofte må ulike avdelinger i en virksomhet, økonomi og innkjøp, samarbeide for å få mest mulig ut av bedriftens utgifter. Innkjøpsavdelingen må spesielt overbevise interessentene i virksomheten om å godta endringene i utgiftene.
De fleste ledere er motvillige til å bytte leverandør etter råd fra en annen avdeling, siden de mister en viss grad av kontroll over råvarene og ressursene sine. Ved å sørge for at alle er med på fordelene med utgiftsanalyse, kan virksomheten samarbeide om å hente ut den ekstra verdien.
9. Øke overholdelse av kontrakter
Hva er den beste måten å opprettholde leverandørrelasjoner på? Sørg for at du overholder avtalte vilkår fullt ut. Leverandører setter pris på at kundebedriftene deres overholder kontraktene, og vil sannsynligvis holde seg til deg lenger eller til og med tilby rabatter hvis du gjør det. Sørg for eksempel alltid for at betalinger kommer inn i tide.
10. Spore og redusere lagernivåer
Forbruksanalyse er sterkt knyttet til lagerstyring. For lite lager fører til forstyrrelser i din evne til å produsere produkter og tilby tjenester til kundene dine. Å ha for mye på lager resulterer i ubrukte ressurser. Begge tilfeller fører til tapte inntekter for selskapet.
Utgiftsanalyse kan synkronisere utgiftene dine med produksjonen din, slik at lagernivåene holdes ideelle uansett hvor mye etterspørselen fra forbrukerne dine svinger.
Les mer om fordelene med utgiftsanalyse i vår e-bok "A guide to spend analysis: How to enable data-driven decision-making in procurement". Last den ned gratis.
