Aké sú výhody analýzy výdavkov? Základná definícia analýzy výdavkov by ju charakterizovala ako využitie údajov o výdavkoch, nákupných politikách a procesoch obstarávania s cieľom nájsť spôsoby, ako znížiť náklady, vyjednať lepšie zmluvy a mať lepšie vzťahy s dodávateľmi. Správne vykonaná analýza výdavkov môže v skutočnosti znížiť náklady na proces obstarávania takmer o 50 %.
Výdavky a obstarávanie na úrovni podniku môžu byť komplikované, keďže je potrebné spravovať mnoho rôznych dodávateľov a zvažovať rôzne možnosti, pokiaľ ide o objednávky, zľavy a hromadné objednávky. Napriek tomu sa odborníci zhodujú, že výhody stoja za to, pretože prispievajú až k 20 % úsporám nákladov za každý nový dolár.
Analytici výdavkov musia pracovať s rôznymi finančnými výkazmi, objednávkami, zmluvami a inou dokumentáciou. Je zrejmé, že údaje sú základom väčšiny poznatkov v analýze výdavkov a digitalizácia je kľúčom k zefektívneniu tohto procesu.
Nový cloudový softvér, ako napríklad Spend Monitor, riešenie pre jednoduché získavanie informácií v reálnom čase, umožnil spoločnostiam rýchlo implementovať robustné analytické funkcie, ale aké sú výhody analýzy výdavkov? Čítajte ďalej a dozviete sa viac o kľúčových výhodách, ktoré môžete dosiahnuť prostredníctvom úspešného programu analýzy výdavkov.
1. Posilnenie riadenia kategórií
Počuli ste už niekedy o pojme „kocka výdavkov“? Ide o krok, ktorý sa vyskytuje takmer vo všetkých procesoch obstarávania, kde analytik rozdeľuje firemné výdavky do rôznych kategórií. Je to najlepší spôsob, ako rozložiť zodpovednosť za riadenie výdavkov.
Správa kategórií zohráva významnú úlohu v analýze výdavkov, ale jej dokončenie je veľmi časovo náročné, pretože je potrebné zhromaždiť všetky druhy údajov o výdavkoch z rôznych zdrojov a vyčistiť ich, aby bolo možné vykonať správnu analýzu.
2. Minimalizujte nákupy mimo rámec bežných postupov
Niekedy je jednoduchšie urobiť rýchly nákup, ako zistiť, ako by sa to hodilo do výdavkového plánu firmy. Neortodoxné výdavky vznikajú, keď tieto rýchle rozhodnutia vedú k unáhleným zmluvám a neefektívnym transakciám.
Analýza nákupov pomáha predchádzať týmto nákupom a získať lepšie ceny a zmluvy za to, za čo platíte. Je to tiež silný odstrašujúci prostriedok proti porušovaniu zákonov a neschváleným dodávateľom.
3. Zlepšiť kontrolu dodávateľov
Jednou z prvých optimalizácií, ktorú tím analytikov výdavkov vykonáva, je vyladenie profilu dodávateľov organizácie. Rozpoznaním neefektívnych dodávateľov a znížením celkového počtu dodávateľov môžete spravovať vedľajšie výdavky a znížiť náklady.
Predstavte si situáciu, keď dve samostatné oddelenia nakupujú približne rovnaký produkt od dvoch rôznych dodávateľov. Kontrola dodávateľov by zistila, že obe oddelenia môžu urobiť spoločnú objednávku u jedného dodávateľa, čím by sa zjednodušila transakcia.
4. Identifikujte cenové arbitráže
Zároveň má niekedy zmysel zakúpiť rovnaký tovar na rôznych trhoch, aby ste mohli využiť malé rozdiely v cene. Tieto krátkodobé výmeny sa môžu ukázať ako výhodné, ak máte k dispozícii analytické schopnosti, ktoré vám umožnia ich využiť.
5. Zaviesť externé porovnávanie
Bez ohľadu na vaše vnútorné úsilie sú ceny, ktoré platíte, nakoniec určované dynamikou trhu a udalosťami, ktoré sú mimo kontroly vašej spoločnosti. Externé porovnávanie posudzuje vaše výdavky na nákup v kontexte meniacich sa cien na trhu.
Ako si vedie vaše oddelenie nákupu v porovnaní s ostatnými na trhu? Benchmarking spolu s vývojom trhu (konkrétne trhové indexy) vám umožní správne porovnať svoje výkony v minulosti s výkonom trhu ako celku.
6. Zaviesť interný benchmarking
Benchmarking sa môže uskutočňovať aj na internej úrovni. Ako porovnávate finančné výsledky rôznych pobočiek? Je niektorá z nich menej výkonná a vyžaduje si pozornosť?
7. Získavanie prevádzkového kapitálu
Experimentovaním s rôznymi platobnými podmienkami môžu analytici výdavkov zmeniť výšku prevádzkového kapitálu, ku ktorému má podnik v priebehu času prístup. Dôležitou úlohou je zabezpečiť, aby ste mali kedykoľvek k dispozícii dostatok hotovosti.
Spoločnosti majú na tento účel zvyčajne tímy„záväzkov“a„pohľadávok“, ale analýza výdavkov stále zohráva úlohu pri spravovaní rozpočtu v reálnom čase.
8. Zosúlaďte financie a obstarávanie
Často sa stáva, že oddelenia v oblasti obchodu, financií a nákupu musia spolupracovať, aby dosiahli maximálnu hodnotu z firemných výdavkov. Konkrétne, oddelenie nákupu musí presvedčiť zainteresované strany v spoločnosti, aby akceptovali zmeny vo výdavkoch.
Väčšina manažérov sa zdráha zmeniť dodávateľov na základe odporúčania iného oddelenia, pretože tým strácajú určitú mieru kontroly nad surovinami a zdrojmi. Ak sa uistíte, že všetci súhlasia s výhodami analýzy výdavkov, môže firma spolupracovať na získaní tejto dodatočnej hodnoty.
9. Zvýšenie dodržiavania zmlúv
Aký je najlepší spôsob udržiavania vzťahov s dodávateľmi? Uistite sa, že v plnej miere dodržiavate dohodnuté podmienky. Dodávatelia si cenia dodržiavanie zmlúv zo strany svojich klientov a ak tak budete konať, pravdepodobne s vami zostanú dlhšie alebo vám dokonca ponúknu zľavy. Vždy sa uistite, že platby prichádzajú včas.
10. Sledujte a znižujte úrovne zásob
Analýza výdavkov úzko súvisí so správou zásob. Príliš malé zásoby vedú k narušeniu vašej schopnosti vyrábať produkty a ponúkať služby vašim klientom. Príliš veľké zásoby vedú k nevyužitým zdrojom. Oba prípady vedú k strate príjmov pre spoločnosť.
Analýza výdavkov môže synchronizovať vaše výdavky s výstupom, čím udrží ideálnu úroveň zásob bez ohľadu na to, ako veľmi kolíše dopyt zo strany spotrebiteľov.
Viac informácií o výhodách analýzy výdavkov nájdete v našej elektronickej knihe„Príručka k analýze výdavkov: Ako umožniť rozhodovanie na základe údajov v oblasti nákupu“. Stiahnite si ju zadarmo.
