Mitä hyötyä kulutusanalyysistä on? Perusmääritelmän mukaan kulutusanalyysi on kulutustietojen, ostokäytäntöjen ja hankintaprosessien käyttöä, jotta voidaan löytää keinoja alentaa kustannuksia, neuvotella parempia sopimuksia ja parantaa suhteita myyjiin. Oikein tehty kulutusanalyysi voi itse asiassa vähentää hankintaprosessin kustannuksia lähes 50 prosenttia.
Menot ja hankinnat yritystasolla voivat olla monimutkaisia, kun on hallinnoitava monia eri toimittajia ja otettava käyttöön ostotilauksia, alennuksia ja irtotilauksia koskevia vaihtoehtoja. Tästä huolimatta asiantuntijat ovat yhtä mieltä siitä, että hyödyt ovat sen arvoisia, sillä ne tuovat jopa 20 prosentin kustannussäästöt jokaista uutta dollaria kohden.
Kuluanalyytikkojen on työskenneltävä erilaisten tilinpäätösten, ostotilausten, sopimusten ja muiden asiakirjojen parissa. On selvää, että suurin osa menoanalyysin oivalluksista saadaan tiedon avulla, ja digitalisointi on avain prosessin tehostamiseen.
Uudet pilviohjelmistot, kuten Spend Monitor, ratkaisu reaaliaikaiseen vaivattomaan näkemykseen, on antanut yrityksille mahdollisuuden ottaa nopeasti käyttöön vankat analytiikkaominaisuudet, mutta mitkä ovat menoanalyysin hyödyt? Lue lisää ja tutustu tärkeimpiin hyötyihin, joita voit saavuttaa onnistuneen kulujen analysointiohjelman avulla.
1. Luokkien hallinnan vahvistaminen
Oletko koskaan kuullut käsitteestä nimeltä "spend cube"? Se on lähes kaikissa hankintaprosesseissa käytetty vaihe, jossa analyytikko jakaa yrityksen menot eri luokkiin. Se on paras tapa jakaa vastuu menojen hallinnasta.
Kategorianhallinnalla on merkittävä rooli menoanalytiikassa, mutta sen toteuttaminen vie myös paljon aikaa, koska kaikenlaiset menotiedot on kerättävä eri lähteistä ja puhdistettava asianmukaista analyysia varten.
2. Minimoidaan poikkeavien hankintojen tekeminen
Joskus on helpompaa tehdä nopea ostos sen sijaan, että tutkisi, miten se sopisi yrityksen käyttösuunnitelmaan. Maverick-menoja syntyy, kun nämä nopeat päätökset johtavat hätäisiin sopimuksiin ja tehottomiin liiketoimiin.
Hankinta-analyysi auttaa ehkäisemään näitä hankintoja ja saamaan paremmat hinnat ja sopimukset siitä, mistä maksat. Se on myös vahva pelote lainvastaisuuksia ja hyväksymättömiä toimittajia vastaan.
3. Toimittajien valvonnan parantaminen
Yksi ensimmäisistä optimoinneista, jotka kulutuksen analysointitiimi tekee, on organisaation toimittajaprofiilin virittäminen. Tunnistamalla tehottomat toimittajat ja vähentämällä toimittajien kokonaismäärää voidaan hallita häntäkuluja ja leikata kustannuksia.
Kuvittele skenaario, jossa kaksi eri osastoa ostaa suunnilleen samaa tuotetta kahdelta eri toimittajalta. Toimittajavalvonnassa havaittaisiin, että molemmat osastot voivat tehdä yhteisen tilauksen yhdeltä toimittajalta liiketoimen yksinkertaistamiseksi.
4. Tunnistetaan hintaarbitraatit
Samaan aikaan on joskus järkevää ostaa sama tuote eri markkinoilta pienten hintaerojen hyödyntämiseksi. Nämä lyhytaikaiset vaihtokaupat saattavat kääntyä eduksesi, jos sinulla on data-analytiikkaan tarvittavat valmiudet niiden hyödyntämiseen.
5. Otetaan käyttöön ulkoinen vertailuanalyysi
Sisäisistä ponnisteluistasi huolimatta maksamasi hinnat määräytyvät viime kädessä markkinadynamiikan ja yrityksestäsi riippumattomien tapahtumien mukaan. Ulkoisessa vertailuanalyysissä tarkastellaan hankintakustannuksiasi suhteessa markkinoiden muuttuviin hintoihin.
Miten hankintanne on vertailussa muiden markkinoiden kanssa? Markkinoiden kehityksen (erityisesti markkinaindeksien) rinnalla tehtävä vertailuanalyysi antaa sinulle mahdollisuuden verrata itseäsi asianmukaisesti aiempaan suorituskykyyn ja markkinoihin yleensä.
6. Sisäisen vertailuanalyysin käyttöönotto
Vertailuanalyysi voi tapahtua myös sisäisellä tasolla. Miten voit vertailla taloudellista suorituskykyä eri toimipaikoissa? Onko jokin toimipiste alisuoriutunut ja kaipaako se huomiota?
7. Käyttöpääoman hankkiminen
Kokeilemalla erilaisia maksuehtoja kulutuksen analysoijat voivat muuttaa sitä, kuinka paljon käyttöpääomaa yrityksellä on ajan mittaan käytettävissään. Sen varmistaminen, että käteisvaroja on aina riittävästi, on tärkeä tehtävä.
Yrityksillä on yleensä tätä tarkoitusta varten "ostoreskontra"- ja "myyntireskontra"-tiimit, mutta menoanalyysillä on silti tärkeä rooli talousarvion reaaliaikaisessa hallinnassa.
8. Rahoituksen ja hankintojen yhteensovittaminen
Usein yrityksen erilliset osastot, taloushallinto ja hankinta, joutuvat työskentelemään yhdessä saadakseen parhaan mahdollisen hyödyn irti yrityksen menoista. Hankintojen on erityisesti vakuutettava liiketoiminnan sidosryhmät hyväksymään sen menomuutokset.
Useimmat johtajat ovat haluttomia vaihtamaan tavarantoimittajaa toisen osaston neuvojen mukaan, koska he menettävät jonkin verran määräysvaltaa raaka-aineisiinsa ja resursseihinsa. Kun varmistetaan, että kaikki ovat mukana menoanalyysin hyödyissä, liiketoiminta voi tehdä yhteistyötä lisäarvon saamiseksi.
9. Sopimuksen noudattamisen lisääminen
Mikä on paras tapa ylläpitää toimittajasuhteita? Varmista, että noudatat täysin sovittuja ehtoja. Toimittajat arvostavat sopimusten noudattamista asiakasyrityksissään ja todennäköisesti pysyvät kanssasi pidempään tai jopa tarjoavat alennuksia, jos noudatat niitä. Varmista esimerkiksi, että maksut tulevat aina ajallaan.
10. Seuraa ja vähennä varastotasoja
Menoanalyysi liittyy läheisesti varastonhallintaan. Liian pieni varasto aiheuttaa häiriöitä kyvyssäsi valmistaa tuotteita ja tarjota palveluja asiakkaillesi. Liian suuri varasto johtaa käyttämättömiin resursseihin. Molemmissa tapauksissa yritys menettää tuloja.
Kulujen analysointi voi synkronoida kulutuksesi ja tuotoksesi, jolloin varastotasot pysyvät ihanteellisina riippumatta siitä, kuinka paljon kuluttajien kysyntä vaihtelee.
Lue lisää kulutusanalyysin hyödyistä e-kirjastamme "A guide to spend analysis: How to enable data-driven decision-making in procurement". Lataa se ilmaiseksi.
