Udgiftsanalyse: 10 fordele, du ikke må gå glip af

Hvad er fordelene ved forbrugsanalyse? En grundlæggende definition af udgiftsanalyse er brugen af udgiftsdata, indkøbspolitikker og indkøbsprocesser for at finde måder at sænke omkostningerne, forhandle bedre kontrakter og få bedre forhold til leverandører på. Faktisk kan udgiftsanalyse udført korrekt reduceres omkostningerne ved indkøbsprocessen med næsten 50 %.

Udgifter og indkøb på virksomhedsniveau kan være kompliceret med mange forskellige leverandører, der skal administreres, og muligheder, der skal udnyttes, når det gælder indkøbsordrer, rabatter og bulkordrer. På trods af dette er eksperter enige om, at fordelene er det hele værd, idet de bidrager med op til 20 % omkostningsbesparelser for hver ny dollar.

Udgiftsanalytikere skal arbejde med forskellige regnskaber, indkøbsordrer, kontrakter og anden dokumentation. Det er klart, at data driver størstedelen af indsigten i udgiftsanalysen, og digitalisering er nøglen til at gøre processen mere effektiv.

Ny cloud-software som f.eks. Spend Monitoren løsning til ubesværet indsigt i realtid, har gjort det muligt for virksomheder hurtigt at implementere robuste analysefunktioner, men hvad er fordelene ved spendanalyse? Læs videre for at lære mere om de vigtigste fordele, du kan opnå gennem et vellykket spend analysis-program.

Har du nogensinde hørt om et koncept, der kaldes "spend cube"? Det er et trin i næsten alle indkøbsprocesser, hvor analytikeren opdeler virksomhedens udgifter i forskellige kategorier. Det er den bedste måde at fordele ansvaret for udgiftsstyring på.

Kategoristyring spiller en vigtig rolle i udgiftsanalyser, men det tager også lang tid at gennemføre, da du skal indsamle alle former for udgiftsdata fra forskellige kilder og rense dem for at kunne foretage en korrekt analyse.

Nogle gange er det lettere at foretage et hurtigt køb end at undersøge, hvordan det passer ind i virksomhedens udgiftsplan. Der er tale om "maverick spending", når disse hurtige beslutninger resulterer i forhastede kontrakter og ineffektive transaktioner.

Indkøbsanalyser hjælper med at forebygge disse indkøb og giver dig bedre priser og kontrakter for det, du betaler for. Det er også et stærkt afskrækkende middel mod manglende overholdelse af lovgivningen og ikke-godkendte leverandører.

En af de første optimeringer, som et spend analyst team foretager, er at justere organisationens leverandørprofil. Ved at genkende ineffektive leverandører og reducere det samlede antal leverandører kan du administrere udgifter på halen og skære ned på omkostningerne.

Forestil dig et scenario, hvor to forskellige afdelinger køber omtrent det samme produkt fra to forskellige leverandører. Leverandørkontrollen vil opdage, at begge afdelinger kan lave en fælles ordre fra én leverandør for at forenkle transaktionen.

Samtidig er det nogle gange fornuftigt at købe den samme vare på forskellige markeder for at udnytte mindre prisforskelle. Disse kortvarige udvekslinger kan falde ud til din fordel, hvis du har de dataanalytiske evner til at udnytte dem.

Uanset din interne indsats afgøres de priser, du betaler, i sidste ende af markedsdynamikken og af det, der sker uden for din virksomheds kontrol. Ekstern benchmarking ser på dine indkøbsudgifter i sammenhæng med ændrede priser på markedet.

Hvordan klarer dit indkøb sig i forhold til resten af markedet? Benchmarking sammen med markedsudviklingen (specifikt markedsindekser) vil give dig mulighed for at sammenligne dig selv med dine tidligere resultater og markedet generelt.

Benchmarking kan også finde sted på internt plan. Hvordan sammenligner du finansielle resultater på tværs af forskellige forretningssteder? Er der et sted, der ikke klarer sig godt nok og har brug for opmærksomhed?

Ved at eksperimentere med forskellige betalingsbetingelser kan udgiftsanalytikere ændre, hvor meget arbejdskapital virksomheden har adgang til over tid. Det er en vigtig opgave at sikre, at du til enhver tid har nok penge på hånden.

Virksomhederne har normalt "kreditor-" og "debitor-" teams til dette formål, men udgiftsanalyse spiller stadig en rolle i forvaltningen af budgettet på realtidsbasis.

Ofte skal forskellige afdelinger i en virksomhed, finans og indkøb arbejde sammen for at få mest muligt ud af virksomhedens udgifter. Indkøb skal især overbevise interessenterne i virksomheden om, at de skal acceptere ændringerne i deres udgifter.

De fleste ledere er tilbageholdende med at skifte leverandør efter råd fra en anden afdeling, da de mister en vis grad af kontrol over deres råmaterialer og ressourcer. Ved at sikre, at alle er med på fordelene ved udgiftsanalyser, kan virksomheden samarbejde om at få den ekstra værdi ud af det.

Hvad er den bedste måde at vedligeholde leverandørforbindelser på? Sørg for, at du overholder de aftalte betingelser fuldt ud. Leverandørerne lægger vægt på, at deres kunder overholder kontrakterne, og de vil sandsynligvis holde længere tid med dig eller endda tilbyde rabatter, hvis du gør det. Sørg f.eks. altid for at sikre, at betalingerne kommer til tiden.

Udgiftsanalyse hænger tæt sammen med lagerstyring. Hvis du har for få lagre, medfører det forstyrrelser i din evne til at fremstille produkter og tilbyde tjenester til dine kunder. Et for stort lager medfører uudnyttede ressourcer. Begge tilfælde resulterer i tabte indtægter for virksomheden.

Udgiftsanalyse kan synkronisere dine udgifter med dit output og holde lagerniveauet optimalt, uanset hvor meget efterspørgslen fra dine forbrugere svinger.

Få mere at vide om fordelene ved udgiftsanalyse i vores e-bog "A guide to spend analysis: How to enable data-driven decision-making in procurement" (En guide til udgiftsanalyse: Hvordan man muliggør datadrevet beslutningstagning i indkøb). Download den gratis.