تحليل النفقات: 10 مزايا لا يمكنك أن تفوتها

ما هي فوائد تحليل الإنفاق؟ يُعرَّف تحليل الإنفاق بشكل أساسي بأنه استخدام بيانات الإنفاق وسياسات الشراء وعمليات الشراء لإيجاد سبل لخفض التكاليف والتفاوض على عقود أفضل، فضلاً عن إقامة علاقات أفضل مع الموردين. وفي الواقع، يمكن لتحليل الإنفاق، إذا أُجري بشكل صحيح، أن يقلل تكلفة عملية الشراء بنسبة تقارب 50%.

قد يكون الإنفاق والمشتريات على مستوى الشركات أمراً معقداً، حيث يتعين إدارة العديد من الموردين المختلفين واختيار الخيارات المناسبة فيما يتعلق بأوامر الشراء والخصومات والطلبات بالجملة. ورغم ذلك، يتفق الخبراء على أن الفوائد التي تعود من ذلك تستحق العناء، حيث تساهم في توفير ما يصل إلى 20% من التكاليف مقابل كل دولار جديد يتم إنفاقه.

يتعين على محللي الإنفاق التعامل مع مختلف البيانات المالية وأوامر الشراء والعقود والوثائق الأخرى. ومن الواضح أن البيانات هي المحرك الرئيسي لمعظم الرؤى المستخلصة من تحليل الإنفاق، وأن الرقمنة هي المفتاح لجعل هذه العملية أكثر كفاءة.

لقد مكنت البرامج السحابية الجديدة، مثل " Spend Monitor" — وهو حل يوفر رؤى فورية دون عناء — الشركات من تطبيق قدرات تحليلية قوية بسرعة، ولكن ما هي فوائد تحليل الإنفاق؟ تابع القراءة لمعرفة المزيد عن الفوائد الرئيسية التي يمكنك تحقيقها من خلال برنامج ناجح لتحليل الإنفاق.

هل سمعت من قبل بمفهوم يُسمى «مكعب الإنفاق»؟ إنه خطوة موجودة في معظم عمليات الشراء، حيث يقوم المحلل بتقسيم إنفاق الشركة إلى فئات مختلفة. وهي أفضل طريقة لتوزيع المسؤولية عن إدارة الإنفاق.

تلعب إدارة الفئات دورًا مهمًا في تحليل الإنفاق، لكنها تستغرق أيضًا وقتًا طويلاً، حيث يتعين عليك جمع جميع أنواع بيانات الإنفاق من مصادر متنوعة وتنقيحها لإجراء تحليل دقيق.

في بعض الأحيان، يكون من الأسهل إجراء عملية شراء سريعة بدلاً من النظر في كيفية انسجامها مع خطة الإنفاق الخاصة بالشركة. ويحدث الإنفاق غير المنضبط عندما تؤدي هذه القرارات السريعة إلى إبرام عقود متسرعة وإجراء معاملات غير فعالة.

يساعد تحليل المشتريات على تجنب هذه المشتريات، كما يتيح لك الحصول على أسعار وعقود أفضل مقابل ما تدفعه. كما أنه يمثل رادعًا قويًا ضد المخالفات القانونية والتعامل مع الموردين غير المعتمدين.

من بين أولى عمليات التحسين التي يقوم بها فريق محللي الإنفاق هي تحسين ملف تعريف الموردين في المؤسسة. ومن خلال تحديد الموردين غير الفعالين وتقليل العدد الإجمالي للموردين، يمكنك إدارة الإنفاق الثانوي وخفض التكاليف.

تخيل سيناريو يقوم فيه قسمان منفصلان بشراء منتج متشابه تقريبًا من موردين مختلفين. ومن خلال مراقبة الموردين، سيتبين أن بإمكان القسمين تقديم طلب مشترك إلى مورد واحد لتبسيط المعاملة.

وفي الوقت نفسه، قد يكون من المنطقي أحيانًا شراء نفس السلعة من أسواق مختلفة للاستفادة من الفروق الطفيفة في الأسعار. وقد تكون هذه المعاملات قصيرة الأجل في صالحك إذا كانت لديك القدرات التحليلية اللازمة للاستفادة منها.

بغض النظر عن الجهود الداخلية التي تبذلها، فإن الأسعار التي تدفعها تتحدد في نهاية المطاف وفقًا لديناميات السوق وما يحدث خارج نطاق سيطرة شركتك. ويقوم المقارنة المعيارية الخارجية بتقييم نفقات المشتريات الخاصة بك في سياق الأسعار المتغيرة في السوق.

كيف يقارن أداء قسم المشتريات لديكم بأداء بقية الشركات في السوق؟ إن إجراء مقارنة مرجعية مع تطورات السوق (وخاصة مؤشرات السوق) سيتيح لكم مقارنة أدائكم الحالي بأدائكم السابق وبأداء السوق بشكل عام.

يمكن أن تتم المقارنة المعيارية أيضًا على المستوى الداخلي. كيف تقارن الأداء المالي بين مختلف مواقع العمل؟ هل هناك موقع ما يعاني من ضعف الأداء ويحتاج إلى اهتمام؟

من خلال تجربة شروط سداد مختلفة، يمكن لمحللي الإنفاق تغيير حجم رأس المال العامل المتاح للشركة بمرور الوقت. ويُعد التأكد من توفر سيولة نقدية كافية في أي وقت مهمة بالغة الأهمية.

عادةً ما يكون لدى الشركات فرق معنيةبـ«الحسابات الدائنة»و«الحسابات المدينة»لهذا الغرض، لكن تحليل النفقات لا يزال يلعب دورًا في إدارة الميزانية في الوقت الفعلي.

غالبًا ما يتعين على الأقسام المختلفة في الشركة، مثل قسم الشؤون المالية وقسم المشتريات، أن تعمل معًا لتحقيق أقصى استفادة من الإنفاق المؤسسي. وعلى وجه التحديد، يتعين على قسم المشتريات إقناع الأطراف المعنية في الشركة بقبول التغييرات التي يقترحها في مجال الإنفاق.

يتردد معظم المديرين في تغيير الموردين بناءً على نصيحة قسم آخر، لأنهم بذلك يفقدون قدرًا من السيطرة على المواد الخام والموارد الخاصة بهم. ومن خلال التأكد من إقناع الجميع بفوائد تحليل الإنفاق، يمكن للشركة أن تتعاون بشكل جماعي لاستخلاص تلك القيمة المضافة.

ما هي أفضل طريقة للحفاظ على العلاقات مع الموردين؟ تأكد من الالتزام التام بالشروط المتفق عليها. يقدّر الموردون التزام العملاء بشروط العقود، ومن المرجح أن يواصلوا التعامل معك لفترة أطول أو حتى يقدموا لك خصومات إذا التزمت بذلك. احرص دائمًا على سداد المدفوعات في موعدها، على سبيل المثال.

يرتبط تحليل الإنفاق ارتباطًا وثيقًا بإدارة المخزون. فوجود مخزون قليل جدًّا يؤدي إلى تعطيل قدرتك على تصنيع المنتجات وتقديم الخدمات لعملائك، بينما يؤدي وجود مخزون زائد عن الحاجة إلى إهدار الموارد. وتؤدي كلتا الحالتين إلى خسارة في إيرادات الشركة.

يمكن لتحليل الإنفاق أن يربط بين نفقاتك ومخرجاتك، مما يحافظ على مستويات المخزون في حالة مثالية بغض النظر عن مدى تقلب الطلب من جانب المستهلكين.

تعرف على المزيد حول فوائد تحليل الإنفاق في كتابنا الإلكتروني "دليل تحليل الإنفاق: كيفية تمكين اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات في مجال المشتريات". قم بتنزيله مجانًا.