Quels sont les avantages de l'analyse des dépenses ? Une définition de base de l'analyse des dépenses consisterait à utiliser les données relatives aux dépenses, les politiques d'achat et les processus d'approvisionnement pour trouver des moyens de réduire les coûts, de négocier de meilleurs contrats et d'entretenir de meilleures relations avec les fournisseurs. En fait, une analyse des dépenses bien menée peut réduire le coût du processus d'approvisionnement de près de 50 %.
Les dépenses et l'approvisionnement au niveau de l'entreprise peuvent être compliqués, avec de nombreux fournisseurs différents à gérer et des options à poursuivre en matière de bons de commande, de remises et de commandes groupées. Malgré cela, les experts s'accordent à dire que les avantages en valent la peine, puisqu'ils permettent de réaliser jusqu'à 20 % d'économies pour chaque nouveau dollar.
Les analystes des dépenses doivent travailler avec divers états financiers, bons de commande, contrats et autres documents. Il est clair que les données sont à l'origine de la plupart des informations relatives à l'analyse des dépenses et que la numérisation est la clé pour rendre ce processus plus efficace.
De nouveaux logiciels en nuage tels que Spend MonitorLes nouveaux logiciels en nuage, tels que le logiciel d'analyse des dépenses, une solution permettant d'obtenir des informations en temps réel et sans effort, ont permis aux entreprises de mettre rapidement en œuvre des capacités d'analyse solides, mais quels sont les avantages de l'analyse des dépenses ? Lisez la suite pour en savoir plus sur les principaux avantages que vous pouvez tirer d'un programme d'analyse des dépenses réussi.
1. Renforcer la gestion des catégories
Avez-vous déjà entendu parler d'un concept appelé "cube des dépenses" ? Il s'agit d'une étape présente dans presque tous les processus d'achat, au cours de laquelle l'analyste divise les dépenses de l'entreprise en différentes catégories. C'est la meilleure façon de répartir les responsabilités en matière de gestion des dépenses.
La gestion par catégorie joue un rôle important dans l'analyse des dépenses, mais elle prend également beaucoup de temps, car il faut collecter toutes sortes de données sur les dépenses à partir de sources disparates et les nettoyer pour les analyser correctement.
2. Réduire au minimum les achats irréguliers
Parfois, il est plus facile de faire un achat rapide que d'examiner comment il s'intègre dans le plan de dépenses de l'entreprise. On parle de dépenses inconsidérées lorsque ces décisions rapides se traduisent par des contrats hâtifs et des transactions inefficaces.
L'analyse des marchés publics permet d'éviter ces achats et d'obtenir de meilleurs prix et contrats pour ce que vous payez. Elle constitue également un moyen de dissuasion efficace contre le non-respect de la législation et les fournisseurs non agréés.
3. Améliorer le contrôle des fournisseurs
L'une des premières optimisations réalisées par une équipe d'analystes des dépenses consiste à ajuster le profil des fournisseurs de l'organisation. En identifiant les fournisseurs inefficaces et en réduisant le nombre total de fournisseurs, il est possible de gérer les dépenses en aval et de réduire les coûts.
Imaginez un scénario dans lequel deux départements distincts achètent approximativement le même produit auprès de deux fournisseurs différents. Le contrôle des fournisseurs découvrirait que les deux départements peuvent passer une commande commune auprès d'un seul fournisseur afin de simplifier la transaction.
4. Identifier les arbitrages de prix
Parallèlement, il est parfois judicieux d'acheter le même article sur différents marchés afin d'exploiter des différences de prix mineures. Ces échanges à court terme peuvent tourner à votre avantage si vous disposez des capacités d'analyse de données nécessaires pour en tirer parti.
5. Introduire l'étalonnage externe
Quels que soient vos efforts internes, les prix que vous payez sont en fin de compte déterminés par la dynamique du marché et par ce qui se passe en dehors du contrôle de votre entreprise. L'analyse comparative externe examine vos dépenses d'approvisionnement dans le contexte de l'évolution des prix sur le marché.
Comment vos achats se situent-ils par rapport au reste du marché ? L'évaluation comparative, parallèlement à l'évolution du marché (en particulier les indices de marché), vous permettra de vous comparer correctement à vos performances passées et à celles du marché en général.
6. Introduire l'étalonnage interne
L'évaluation comparative peut également se faire au niveau interne. Comment comparez-vous les performances financières entre les différents sites de l'entreprise ? L'un d'entre eux est-il moins performant et doit-il faire l'objet d'une attention particulière ?
7. Mobilisation du fonds de roulement
En expérimentant différentes modalités de paiement, les analystes des dépenses peuvent modifier le montant du fonds de roulement auquel l'entreprise a accès au fil du temps. Il est important de s'assurer que l'on dispose de suffisamment de liquidités à tout moment.
Les entreprises disposent généralement d'équipes chargées des "comptes fournisseurs" et des "comptes clients" à cette fin, mais l'analyse des dépenses joue toujours un rôle dans la gestion du budget en temps réel.
8. Aligner les finances et les achats
Souvent séparés au sein d'une entreprise, les services financiers et d'approvisionnement doivent travailler ensemble pour tirer le meilleur parti des dépenses de l'entreprise. Plus précisément, les achats doivent convaincre les parties prenantes de l'entreprise d'accepter les changements apportés à leurs dépenses.
La plupart des responsables sont réticents à changer de fournisseur sur les conseils d'un autre service, car ils perdent un certain degré de contrôle sur leurs matières premières et leurs ressources. En s'assurant que tout le monde est d'accord avec les avantages de l'analyse des dépenses, l'entreprise peut collaborer afin d'obtenir une valeur ajoutée.
9. Améliorer le respect des contrats
Quelle est la meilleure façon d'entretenir les relations avec les fournisseurs ? Veillez à respecter scrupuleusement les conditions convenues. Les fournisseurs accordent de l'importance au respect des contrats dans leurs entreprises clientes et sont susceptibles de rester plus longtemps avec vous, voire de vous offrir des remises si vous le faites. Veillez toujours à ce que les paiements soient effectués à temps, par exemple.
10. Suivre et réduire les niveaux de stocks
L'analyse des dépenses est étroitement liée à la gestion des stocks. Un stock insuffisant perturbe votre capacité à fabriquer des produits et à offrir des services à vos clients. Un stock trop important se traduit par des ressources inutilisées. Dans les deux cas, l'entreprise perd des revenus.
L'analyse des dépenses peut synchroniser vos dépenses avec votre production, ce qui permet de maintenir des niveaux de stocks idéaux, quelles que soient les fluctuations de la demande de vos consommateurs.
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